À propos de l’IRC
Le Comité international de secours (IRC) a débuté ses opérations au Burundi en 1996, en pleine guerre civile et instabilité généralisée. Dès le départ, l’organisation s’est engagée dans des interventions d’urgence vitales, apportant une aide immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. La crise sociopolitique et sécuritaire a entraîné d’importants mouvements de population.
Aujourd’hui, le Burundi accueille plus de 130 000 réfugiés, principalement originaires de la République démocratique du Congo (RDC). Parallèlement, plus de 250 000 Burundais ont été contraints de fuir leur pays et vivent actuellement en exil, surtout en Tanzanie, au Rwanda et en RDC. À l’intérieur même du Burundi, on estime à 100 000 le nombre de personnes déplacées, principalement en raison des effets du changement climatique, tels que les inondations.
Pour relever ces défis, l’IRC a progressivement étendu et adapté ses programmes afin de répondre aux besoins croissants des populations touchées. L’organisation met en œuvre des interventions intégrées axées sur la réponse humanitaire d’urgence, tout en renforçant la résilience des communautés par le biais d’initiatives de protection, de santé, de bien-être économique et d’éducation. Le programme de pays au Burundi met actuellement en œuvre 9 projets, avec un budget de fonctionnement annuel d’environ 10 millions de dollars américains.
Pour soutenir la gestion et la croissance de son portefeuille de subventions multidonateurs, l’IRC Burundi recherche un coordinateur des subventions et des partenariats pour assurer une gestion efficace et opportune des subventions, de l’élaboration des propositions jusqu’au respect des exigences des donateurs et à l’établissement des rapports.
L’IRC recrute un Coordonnateur des subventions et des partenariats
Lieu : Bujumbura, Burundi
Aperçu du poste :
Le/La coordinateur/trice des subventions et des partenariats est responsable de la mobilisation des ressources, de l’élaboration des propositions et de la gestion du portefeuille de subventions de l’IRC Burundi.
Il/Elle supervise l’ensemble des activités de l’unité Subventions et Partenariats.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le département des programmes : le/la coordinateur/trice MEAL, les coordinateurs/trices techniques, les coordinateurs/trices et les gestionnaires/trices de projets, le/la coordinateur/trice principal/e des opérations et le/la directeur/trice adjoint/e des finances, et rend compte au/à la directeur/trice adjoint/e des programmes.
Principales responsabilités
Développement commercial et élaboration de propositions (30%)
En collaboration avec le DDP et les collègues du siège, identifier de manière proactive de nouvelles opportunités de financement en suivant et en analysant les stratégies des donateurs et les tendances en matière de financement.
Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information afin de garantir que les parties prenantes concernées au sein de l’organisation puissent accéder aux informations sur le développement commercial et les utiliser, notamment en maintenant une matrice des opportunités à jour.
Diriger le suivi et l’analyse des opportunités offertes par le programme national.
Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques nationaux et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de propositions, en assurant un positionnement compétitif pour l’IRC Burundi qui respecte les principes de partenariat et l’orientation stratégique de l’organisation.
Appuyer le personnel de l’équipe de pays dans le développement et le maintien de relations clés avec les donateurs, les organisations partenaires et les acteurs du secteur privé, en vue d’identifier les opportunités, de créer de la valeur partagée et de former des alliances stratégiques.
Autres tâches
Appuyer le DDP et les responsables techniques dans l’élaboration de nouveaux programmes.
Préparer et animer les réunions de décision (Go/No Go) relatives aux opportunités de financement, selon les besoins.
S’assurer que les discussions sur la décision de mise en œuvre et la conception du programme soient conformes à l’ambition de partenariat du Plan d’action stratégique du pays (PAS) et à l’approche programmatique de l’IRC Burundi, ainsi qu’aux directives de l’IRC en matière de développement des affaires (Manuel de développement des affaires).
Promouvoir et coordonner l’engagement des partenaires dans les efforts de développement des programmes.
Garantir une représentation et une budgétisation solides et efficaces de la stratégie, de l’approche et de la gestion des partenariats de l’IRC dans les propositions et les rapports soumis aux donateurs.
Superviser l’élaboration de toutes les notes conceptuelles et propositions, en assumant ou en déléguant le rôle de rédacteur principal ou de réviseur. Développer des outils de gestion de processus efficaces pour l’élaboration des propositions.
Définir et communiquer clairement les rôles, les responsabilités et les échéanciers de chaque service. Faciliter une coordination interdépartementale efficace.
Examiner minutieusement tous les documents de proposition afin d’assurer la cohérence entre les descriptions, les cadres logiques et les budgets.
Assurer la liaison avec le siège social lors de l’examen, de la révision et de la soumission des propositions.
Veillez à ce que tous les éléments livrables de la proposition soient exacts, complets, de haute qualité et soumis dans les délais impartis.
Gestion des subventions et de l’information (15%)
Coordonner la gestion du portefeuille de subventions de l’IRC Burundi.
Assurer la coordination des communications avec le siège social pour toutes les fonctions liées à l’administration des subventions et des partenariats.
Examiner les conventions de dons et coordonner leur examen et leur signature avec les services concernés. Coordonner les approbations de dépenses préalables à l’attribution, le cas échéant.
Diriger et/ou soutenir toutes les révisions, modifications et réalignements budgétaires des projets.
Coordonner le suivi et la facilitation des revues Budget vs Réalisé (BvA) afin de rassembler les équipes et d’assurer une saine gestion financière.
Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre du programme par le biais des réunions de cycle de projet (RCP).
Superviser la préparation, l’examen et le suivi des accords de sous-subvention avec les partenaires, en coordination avec les départements des finances et de la chaîne d’approvisionnement.
Assurer une clôture de subvention appropriée, y compris la production de rapports finaux, le rapprochement budgétaire et la disposition des actifs, conformément aux règles du donateur et de l’IRC.
Tenir à jour et diffuser un tableau de suivi des subventions régulièrement mis à jour.
Veillez à ce que toutes les communications du département avec les collègues et les donateurs de l’IRC soient constructives, claires et bien organisées.
Maintenir un système de gestion et de classement de l’information bien organisé et complet pour les subventions et les sous-subventions.
S’assurer que le système interne de suivi des opportunités (OTIS) de l’IRC est tenu à jour et maintenu tout au long du cycle de vie de la subvention.
Assurer la liaison avec le département des finances pour surveiller les dépenses par donateur et signaler rapidement tout risque de sous-dépense ou de surdépense budgétaire.
Renforcer les capacités du personnel de l’IRC et de ses partenaires en matière de gestion des subventions en facilitant les formations et en fournissant un soutien ciblé selon les besoins.
Gestion des partenariats (15%)
Contribuer activement aux sections pertinentes de l’analyse des capacités des partenaires (ACP) et à l’élaboration des plans de soutien aux partenaires qui en découlent.
Coordonner la mise en œuvre de la stratégie de partenariat et des ambitions de partenariat de l’IRC Burundi, conformément au manuel PEERS (Système d’excellence en matière de partenariat pour l’égalité et les résultats) et au plan d’action stratégique.
Appuyer le responsable des partenariats dans l’animation du groupe de travail sur les partenariats de l’IRC Burundi.
Promouvoir une approche partenariale conforme aux principes de PEERS.
Participer aux processus de vérification préalable et à la gestion des risques liés aux partenariats collaboratifs, selon les besoins.
Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre du programme par le biais des réunions de cycle de projet (RCP).
Conformité des donateurs (15%)
Fournir aux équipes des programmes et des opérations un encadrement technique quotidien afin de garantir que toutes les subventions soient mises en œuvre conformément aux réglementations de l’IRC et des donateurs.
Assurer la coordination avec le siège social sur les questions de conformité spécifiques, selon les besoins.
Signaler proactivement les problèmes de conformité potentiels à la direction générale ; collaborer étroitement avec les collègues du siège social chargés de la conformité afin de résoudre tout problème connexe.
Diffuser les ressources existantes des donateurs en matière de conformité et collaborer avec les homologues régionaux pour élaborer et mettre à jour des fiches de référence rapide sur la conformité pour chaque subvention.
En coordination avec le DDP et l’équipe de communication, contribuer à assurer une visibilité appropriée et efficace de l’IRC et des donateurs sur les sites des programmes et dans les supports de programmes.
Rapport (10%)
Superviser l’élaboration et la soumission de tous les rapports internes et externes, en collaboration avec les départements des programmes, des finances et du suivi-évaluation.
Tenir un registre complet des rapports et communiquer régulièrement avec les membres concernés de l’équipe au sujet des échéances à venir et des exigences spécifiques de chaque rapport.
Diriger la production de rapports de haute qualité et bien rédigés qui répondent aux exigences des donateurs et de l’IRC.
Examiner minutieusement et confirmer que tous les rapports et documents justificatifs sont complets et exacts.
Coordonner les examens et les approbations du siège et des unités techniques avant la soumission aux donateurs.
Veiller au strict respect des délais internes et des échéances fixées par les donateurs.
Direction du département et gestion du personnel (15%)
Diriger les unités des subventions et des partenariats et offrir au personnel des opportunités de perfectionnement professionnel selon les besoins.
Veillez à définir clairement les rôles et les responsabilités et à répartir logiquement le portefeuille entre les membres de l’équipe.
Coordonner la gestion des performances au sein du département et promouvoir une culture de haute performance grâce à l’engagement et à la responsabilisation du personnel.
Identifier et soutenir le renforcement des capacités de l’équipe Subventions et Partenariats et, sur demande, d’autres membres du personnel, afin de garantir une compréhension claire des processus d’octroi de subventions de l’IRC.
Superviser le recrutement du nouveau personnel selon les besoins. Assurer une intégration et une formation complètes pour les nouvelles recrues.
Autre
Toute autre tâche pertinente assignée par le superviseur pour faire progresser les programmes de l’IRC.
Exigences du poste
Expérience significative en matière de gestion de subventions humanitaires dans un environnement multi-donateurs et multisectoriel, y compris la supervision de portefeuilles de subventions à grande échelle.
Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale, avec la capacité de communiquer avec un large éventail de parties prenantes et d’équilibrer leurs priorités.
Vaste expérience dans la direction de l’élaboration de propositions de financement multisectorielles à grande échelle.
Compétences avancées en matière de rédaction et de compilation de rapports aux donateurs, y compris la coordination des contributions et l’élaboration de documents complexes entre les différents départements.
Une connaissance approfondie des exigences des bailleurs de fonds institutionnels est requise. La familiarité avec les exigences de la DG INTPA, d’ECHO, de SV, du HCR, de l’UNICEF, d’Irish Aid et de l’UNFPA constitue un atout majeur.
Excellentes compétences en communication orale et écrite, ainsi qu’en révision, requises en anglais et en français. Capacité à rédiger et à réviser des documents détaillés destinés aux donateurs avec un minimum de supervision.
Une expérience préalable dans un contexte de conflit ou de crise prolongée est souhaitée.
Excellentes aptitudes en planification et en organisation. Capacité à prioriser et à suivre simultanément plusieurs activités et échéances.
Excellentes aptitudes relationnelles et attitude positive avérée, permettant une collaboration constructive avec les services de programmes et de soutien.
Excellente maîtrise de la suite MS Office et des outils d’intelligence artificielle couramment utilisés.
Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’au sein d’une équipe dynamique et pluridisciplinaire.
Environnement de travail
Sécurité et logement : Le/la coordinateur/trice des subventions et des partenariats sera basé(e) à Bujumbura et effectuera des déplacements occasionnels sur le terrain, dans les zones où l’IRC met en œuvre ses projets.
La situation sécuritaire au Burundi est stable, malgré quelques alertes mineures ponctuelles liées au conflit en cours en RDC. Les modalités de logement seront définies par le bureau de pays conformément à sa politique en vigueur.
