Résumé du poste : Le/La réceptionniste-secrétaire sera le premier point de contact pour Dangote Cement Limited, Tanzanie. Il/Elle assurera la gestion quotidienne de l’accueil et fournira un soutien administratif et de secrétariat de qualité à l’ensemble de l’entreprise. Doté(e) d’un excellent relationnel, il/elle aura pour mission d’accueillir chaleureusement les visiteurs, de fournir des informations générales sur l’entreprise et de répondre aux questions relatives à ses activités. Il/Elle devra également être capable de gérer les situations d’urgence rapidement et efficacement.

Principales fonctions et responsabilités

• Accueillez les invités dès leur arrivée dans l’espace de réception de l’organisation.
• Après avoir effectué les vérifications nécessaires, orientez les visiteurs vers les personnes et les bureaux appropriés.
• Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier.
• Veillez à ce que l’espace d’accueil soit propre et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires, brochures de l’entreprise et magazines/journaux).
• Fournir des informations de base et exactes en personne et par téléphone/courriel.
• Assurer la sécurité des bureaux en respectant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via la réception (tenue du registre des visiteurs, délivrance des badges visiteurs).
• Commander les fournitures de bureau et tenir l’inventaire des stocks.
• Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions.
• Aider à l’organisation des déplacements et des hébergements et préparer les bons de réservation si nécessaire.
• Tenez à jour les registres des dépenses et des coûts de bureau.
• Effectuer d’autres tâches administratives de réceptionniste telles que le classement, la photocopie, la transcription et la numérisation.

Exigences en matière d’éducation et de qualification

• Licence ou équivalent en sciences sociales ou dans une discipline connexe.
• Minimum de trois (3) ans d’expérience professionnelle pertinente.

Compétences et aptitudes

• Expérience professionnelle confirmée en tant que réceptionniste, agent d’accueil ou poste similaire.
• Expérience pratique avec le matériel de bureau (par exemple, ordinateur et imprimantes).
• Attitude et apparence professionnelles.
• Solides compétences en communication écrite et orale (de préférence en anglais et en swahili).
• Capacité à faire preuve de débrouillardise et de proactivité face aux problèmes.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Compétences en matière de multitâches et de gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches.
• Attitude du service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.

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