Appel d’offres du PNUD pour la gestion d’événements

Le périmètre de cette prestation couvre toutes les activités de gestion d’événements, de la contractualisation au bilan post-événement, y compris, mais sans s’y limiter :

•       Planification préalable de l’événement, recherche de fournisseurs et coordination des parties prenantes

•       Montage de deux chapiteaux, aménagement de la salle, mise en scène et configuration des zones au sein du complexe SMEDAN, Idu

•       Production technique : systèmes audiovisuels, sonorisation, éclairage, régie, infrastructure de chapiteau, systèmes de climatisation, distribution électrique, générateurs de secours, dispositifs de redondance électrique, commandement et contrôle techniques, et toute l’infrastructure du site nécessaire au bon déroulement de l’événement.

•       Production cérémonielle : préparation du point de pose de la première pierre ; acquisition et mise en place des éléments cérémoniels (pelles de marque, casques de sécurité, gilets de chantier, ruban de satin, ciseaux cérémoniels, gants blancs, plaque commémorative) ; installation et déploiement des tentures pour le dévoilement du panneau.

•       Dispositions relatives à l’accessibilité : accès et circulation sans marche, rampe d’accès à la scène, places assises et parking réservés aux personnes à mobilité réduite, toilettes accessibles et emplacement prévu pour l’interprétation en langue des signes sur scène

•       Gestion des invités et des VIP : inscription et accréditation, accueil, coordination du protocole pour les ministres, les ambassadeurs, les responsables des partenaires au développement et autres dignitaires de haut niveau ; liaison et coordination avec l’UNDSS, la sécurité de SMEDAN, les équipes de protocole officielles des dignitaires et le personnel de sécurité gouvernemental désigné concernant les arrivées, les départs, le contrôle d’accès et la gestion des déplacements .

•       Service traiteur et accueil pour 70 à 80 personnes, en tenant compte des régimes alimentaires et des particularités culturelles.

•       Coordination des médias et de la photographie, y compris la couverture par drone

•       Bilan post-événement, démontage, restitution du site et compte rendu