Depuis 1993, l’ONG Acted répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. Acted s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org
TERMES DE RÉFÉRENCE
Stagiaire – Administration et Conformité
I. Contexte du poste
Afin de renforcer les départements Administration & Ressources Humaines ainsi que Transparence et Conformité, Acted recrute un(e) Stagiaire en Administration et Conformité. Sous la supervision des équipes concernées, le/la stagiaire apportera un appui aux activités quotidiennes liées à la gestion administrative du personnel, au suivi des processus RH, à la conformité et à la coordination avec les partenaires externes.
À ce titre, il/elle participera notamment à la gestion et à l’archivage des dossiers du personnel, à la préparation des documents administratifs et contractuels, à la mise à jour des bases de données RH, ainsi qu’au suivi des activités de redevabilité, de conformité et des audits, dans le respect des procédures internes, des exigences des bailleurs de fonds et du cadre légal en vigueur.
Le poste implique également une collaboration régulière avec divers acteurs externes, tels que les ONG partenaires, les institutions publiques et les prestataires de services. Il requiert ainsi un bon sens de l’organisation, une grande rigueur administrative et d’excellentes capacités de communication avec des interlocuteurs variés.
Ce stage constitue une opportunité de formation pratique au sein d’un environnement professionnel dynamique et exigeant, offrant une exposition concrète aux enjeux de l’administration, des ressources humaines, de la conformité et de la transparence dans le secteur humanitaire.
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II. Objectifs
Objectif général :
– Apporter un appui aux départements Administration & Ressources Humaines ainsi que Transparence et Conformité dans la mise en œuvre de leurs activités administratives, RH et de conformité, afin de contribuer à l’efficacité opérationnelle et au respect des normes organisationnelles de l’ONG.
Objectifs spécifiques :
– Appuyer la gestion administrative des dossiers du personnel national et international, en veillant à leur mise à jour et à leur conformité.
– Participer à la bonne tenue et à l’archivage des documents administratifs et RH, conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs de fonds.
– Soutenir les principaux processus de gestion des ressources humaines, notamment le recrutement, l’intégration du personnel, le suivi des congés et les évaluations de performance.
– Contribuer à l’organisation logistique et documentaire des formations, ateliers et autres activités réalisées par les départements Administration & Ressources Humaines et Transparence & Conformité.
– Favoriser les activités de conformité, de redevabilité et de suivi des audits, en assurant la collecte, le classement et le suivi des documents requis.
– Participer à la coordination administrative avec les partenaires externes, les institutions publiques et les prestataires de services lorsque nécessaire.
III. Tâches principales
1. Administration générale :
– Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents administratifs et RH, tant en format physique qu’électronique.
– Veiller à la mise à jour régulière des dossiers du personnel (contrats de travail, avenants, pièces administratives, évaluations, formations et autres documents pertinents).
– Appuyer la préparation et la rédaction des documents administratifs courants tels que les courriers, attestations, notes de service, convocations et certificats.
– Participer à la tenue et à la mise à jour des outils de suivi administratif et RH (congés, absences, contrats, formations, mouvements du personnel, etc.).
– Assurer la collecte, la vérification et le classement des documents requis conformément aux procédures internes et aux exigences des bailleurs de fonds.
– Contribuer à l’amélioration de l’organisation documentaire et à la fiabilité des bases de données administratives et RH.
2. Gestion des ressources humaines :
– Participer au processus de recrutement en appuyant sur la diffusion des offres d’emploi, le tri des candidatures, la présélection des profils et l’organisation des entretiens.
– Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs à travers la préparation des dossiers d’embauche, des kits d’intégration et la réalisation des briefings administratifs.
– Assurer un suivi administratif des contrats de travail, des avenants, des renouvellements, des prolongations et des fins de contrat, conformément aux procédures en vigueur.
– Appuyer la mise à jour des bases de données RH et des outils de suivi du personnel.
– Participer à la collecte, à la consolidation et à la vérification des données RH nécessaires à l’élaboration des rapports internes et externes.
– Contribuer au suivi des congés, des absences et des mouvements du personnel afin de garantir la fiabilité des informations RH.
– Assister l’équipe RH dans toute autre activité administrative liée à la gestion du personnel et au respect des procédures internes.
3. Appui logistique RH :
– Participer à la planification et à l’organisation logistique des formations, ateliers, réunions du personnel, sessions d’intégration et activités d’évaluation.
– Appuyer sur la préparation des supports administratifs et documentaires nécessaires aux activités RH (listes de présence, convocations, ordres du jour, comptes rendus, etc.).
– Assurer le suivi logistique des événements internes en coordination avec les départements concernés et les prestataires de services, lorsque requis.
– Contribuer à la collecte, au classement et à l’archivage des documents relatifs aux formations et activités RH.
– Participer à la diffusion des communications internes relatives aux ressources humaines, aux procédures, aux politiques internes et aux événements du personnel.
– Veiller à la bonne circulation de l’information entre le département RH et les collaborateurs afin de favoriser une communication interne efficace.
4. Autres :
– Apporter un appui à toute activité administrative, RH, de conformité ou de redevabilité pertinente des besoins opérationnels des départements concernés.
IV. Profil recherché
v Formation :
Étudiant(e) ou jeune diplômé(e) en gestion des ressources humaines, administration, droit social, gestion ou domaine équivalent.
v Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, etc.).
Connaissances de base en droit du travail/local ou en gestion RH humanitaire est un atout.
Bonne capacité de rédaction et d’organisation.
Sens de la confidentialité, rigueur et discrétion.
v Qualités personnelles :
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et sous pression.
Sens de l’initiative, esprit d’équipe et engagement personnel.
Adhésion aux principes humanitaires et aux valeurs de l’ONG.
v Langues :
Français et bambara courant obligatoire.
La maîtrise de l’anglais est un plus, notamment dans les contextes de coordination avec des équipes expatriées ou internationales.
Conditions et avantages
Lieu de travail :
Ce poste est basé à Bamako ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’Acted.
Pour postuler
Les candidatures doivent être soumises en langue française via le formulaire ci-dessous. Elles devront être accompagnées d’un curriculum vitae mentionnant au moins trois références professionnelles (si disponibles), d’une lettre de motivation, ainsi que d’une copie du dernier diplôme obtenu.
HR-N3 Formulaire de candidature
Les candidatures seront envoyées au plus tard le08 juin 2026 à 17h00, avec en référence :STAGIIAIRE – ADMINISTRATION ET CONFORMITE_06-2026 dans l’objet à l’adresse suivante : [email protected]
