MAG (Mines Advisory Group) est une organisation humanitaire internationale basée à Manchester, au Royaume-Uni, et opérant dans 32 pays......
MAG (Mines Advisory Group) est une organisation humanitaire internationale basée à Manchester, au Royaume-Uni, et opérant dans 32 pays.
POSTE : Stagiaire Assistant(e) Administration & Finance / Dakar
Objectif du poste
Sous la supervision directe de l’Administrateur/rice National(e), le/la Stagiaire Assistant(e) Administration & Finance apporte un appui aux activités administratives, financières et RH du programme MAG Sénégal. Il/Elle contribue à la bonne tenue des dossiers administratifs, comptables et RH, à la gestion documentaire ainsi qu’au respect des procédures internes de MAG.
Principales responsabilités
- Assurer un appui administratif au département Support ;
- Participer à la gestion documentaire et à l’archivage ;
- Appuyer les activités RH ;
- Appuyer les activités comptables et financières ;
- Participer à la préparation des audits.
Description du poste
1. Appui comptabilité et finance
- Préparer les dossiers de paiement du bureau de Dakar, conformément aux procédures de MAG ;
- Effectuer le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations financières du bureau de Dakar selon les dispositions internes ;
- Vérifier la présence et l’exhaustivité des justificatifs relatifs aux avances du personnel conformément aux procédures de MAG ;
- Effectuer l’enregistrement des opérations comptables dans le cash book ;
- Participer à la préparation documentaire des audits internes et externes ;
- Appuyer la préparation des rapprochements bancaires tous les mois.
2. Appui ressources humaines
- Assurer la mise à jour et le classement physique et numérique des dossiers du personnel du Sénégal ;
- Effectuer le suivi documentaire des congés de l’ensemble du personnel du Sénégal ;
- Assurer le classement des timesheets de tout le personnel du Sénégal conformément aux dispositions internes ;
- Assurer la distribution mensuelle des bulletins de paie au personnel et veiller à leur bonne réception conformément aux procédures internes et aux exigences de confidentialité ;
- Participer à l’intégration des nouveaux employés.
3. Appui administratif
- Effectuer l’enregistrement, le suivi et l’archivage des courriers entrants et sortants ;
- Organiser et archiver physiquement et numériquement les documents administratifs, RH et financiers du programme Sénégal selon les dispositions internes ;
- Assurer la mise à jour des dossiers administratifs du personnel ;
- Participer au suivi administratif des contrats du personnel et à leur classement conformément aux procédures internes ;
- Appuyer la préparation des documents administratifs requis pour les organismes sociaux et administratifs (IPRES, CSS, Inspection du Travail, etc.) ;
- Effectuer la mise à jour et le classement des contrats, accords et autres documents institutionnels ;
- Participer à la préparation des réunions, ateliers et activités du bureau Sénégal ;
- Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation de tous les documents administratifs ;
- Effectuer toute autre tâche administrative confiée par son superviseur dans le cadre de ses fonctions.
Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du stage ; il ne s’agit pas d’une liste complète et exhaustive des tâches.
Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :
- Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG ;
- Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme ;
- S’assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures de MAG et se tenir informé des activités de MAG ;
- Exercer son rôle d’une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local ;
- Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l’attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel.
Spécification de la personne / Profil du candidat
- Diplôme universitaire ou niveau universitaire équivalent à la Licence ou au Master en Finance, Comptabilité et Gestion Administrative/Financière ;
- Connaissance en gestion des projets ;
- Avoir une expérience dans la comptabilité d’une institution internationale ou d’une ONG ;
- Connaissance des procédures administratives et financières des bailleurs, est un atout ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Access, PowerPoint, etc.) ;
- Capacité à utiliser Outlook ;
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais.
Aptitudes essentielles
- Sens de l’organisation, de l’initiative, de la planification et de l’anticipation ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
- Ouverture au changement et capacité à gérer des situations complexes ;
- Disponibilité et flexibilité sur les horaires de travail.
Modalités de candidature
Les personnes intéressées sont invitées à envoyer leur candidature comprenant un CV à jour et une lettre de motivation à l’adresse suivante :
[email protected]
Date limite : 16 août 2026 à 00h00
Merci d’indiquer obligatoirement en objet de votre email :
« STAGIAIRE ASSISTANT(E) ADMINISTRATION & FINANCE »
MAG est un employeur garantissant l’égalité des chances et la diversité au sein de ses équipes.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
