Depuis 1979, nous aidons les personnes aux prises avec les difficultés les plus difficiles à survivre – puis à prospérer. C’est le cœur de notre approche : nous aidons les communautés à transformer la crise en opportunité. Tout au long de son histoire, Mercy Corps a fait preuve d’innovation, d’opportunité et de capacité à s’adapter rapidement aux réalités changeantes.
Résumé du programme / département
- Le département Performance et qualité des programmes (PaQ) de Mercy Corps prend en charge la contextualisation, la mise en œuvre et la vérification des normes, processus et pratiques mondiaux de gestion des programmes de Mercy Corps grâce à l’excellence technique et aux preuves basées sur les données.
- Ses principales fonctions comprennent la promotion de la conformité à toutes les normes du programme dans un processus collaboratif et adaptable pour une gestion de programme efficace et efficiente qui répond aux aspirations pour lesquelles ils ont été conçus, le renforcement de la capacité des membres de l’équipe et la promotion de l’apprentissage par les pairs pour garantir que les programmes ont un impact positif sur les participants. et attirer davantage d’opportunités de financement et favoriser une programmation innovante, durable, axée sur le contexte, fondée sur des preuves et transformatrice GESI grâce à la collaboration, l’adaptation et l’apprentissage croisé.
- Il couvre la conformité à PM@MC ; soutien technique; apprentissage stratégique; rapports ; le système de responsabilisation du bureau de pays ; suivi, évaluation et apprentissage ; égalité femmes-hommes, handicap et inclusion sociale (GEDSI) ; la gestion des connaissances et la conservation des dossiers.
- Mercy Corps conserve des dossiers pour garantir le fonctionnement efficace et efficient de l’agence. La plupart des dossiers créés par les employés, les consultants, les stagiaires et les bénévoles, que ce soit sous forme électronique ou papier, sont des dossiers d’agence qui sont organisés, classés et conservés.
Sommaire général du poste
- Le département Performance et qualité des programmes (PaQ) de Mercy Corps recherche un stagiaire qui soutiendra ses activités de conservation des dossiers dans l’organisation et la maintenance du disque partagé. Le stagiaire en matière d’enregistrement et de conservation doit s’aligner sur l’engagement de Mercy Corps à garantir un système de conservation des enregistrements qui fonctionne bien.
Gestion du programme des responsabilités essentielles du poste :
- Comprendre les politiques, les procédures et la politique de conservation des dossiers de Mercy Corps.
- Créez des sous-dossiers dans le lecteur partagé conformément à l’arborescence de classement révisée.
- Examinez les dossiers du lecteur partagé pour déterminer les fichiers manquants et partagez ensuite les commentaires avec les responsables du programme pour action.
- Soutenir la mise en œuvre de la campagne de conservation des dossiers de Mercy Corps.
Sécurité:
- Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées par la direction du pays.
- Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et sont au courant des politiques.
L’apprentissage organisationnel:
- Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et à l’appui de notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps en tant que ainsi qu’eux-mêmes.
Responsabilité envers les bénéficiaires :
- Les membres de l’équipe de Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de redevabilité, en particulier envers nos bénéficiaires et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets de terrain.
- Les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle et respecter les lois locales, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.
Connaissance et expérience
- Un diplôme en administration de bureau ou tout autre cours pertinent.
- Une première expérience dans ce domaine est souhaitable.
- Solides compétences informatiques dans les programmes MS Office, en particulier Excel et Word.
- Excellent anglais oral et écrit.
Facteurs de succès:
- Une compréhension claire de la conservation des dossiers, de bonnes compétences en coordination et en communication, ainsi que la volonté et la capacité de donner des commentaires à d’autres collègues et de s’assurer que des mesures sont prises.
- Un niveau élevé d’intégrité personnelle, d’honnêteté et de confidentialité dans le traitement des documents. La capacité d’interagir efficacement avec les membres du personnel international et national est requise.
- Une capacité démontrée à travailler rapidement et avec précision, à respecter les délais et à traiter les informations à l’appui de l’évolution des activités du programme est nécessaire.
Diversité, équité et inclusion :
- La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, d’horizons et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti de la puissance collective de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde.
- Nous nous efforçons d’instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte ses points de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu’individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.
- Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un voyage, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs que nous ne le sommes aujourd’hui.
Egalité des chances pour l’emploi
- Mercy Corps est un employeur garantissant l’égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination.
- Nous recherchons activement divers horizons, perspectives et compétences afin d’être collectivement plus forts et d’avoir un impact mondial durable.
- Nous nous engageons à fournir un environnement de respect et de sécurité psychologique où des opportunités d’emploi égales sont disponibles pour tous.
- Nous ne pratiquons ni ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH/sida), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique :
- Mercy Corps s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants au programme ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux concernant la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC.
- Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe.
- dans le cadre de notre engagement envers un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et aux valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre les cours obligatoires d’apprentissage en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.
