L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale mondiale d’aide humanitaire, de secours et de développement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide d’urgence et une assistance à long terme aux réfugiés et aux personnes déplacées par la guerre, les persécutions ou les catastrophes naturelles.
Étendue des travaux:
Le stagiaire soutiendra le département RH/Admin dans la gestion quotidienne du bureau Mubi. Dans ce poste, le stagiaire doit apprendre et soutenir les routines et procédures administratives quotidiennes du département tout en se concentrant également sur la mission globale de l’IRC.
Responsabilités:
Gestion des bureaux et des chambres d’hôtes :
- Soutien au maintien et à la gestion des bureaux et des maisons d’hôtes de l’IRC, en garantissant un environnement de travail propre, organisé et propice, et conformément aux SOP pertinentes.
- Faire rapport à l’équipe de maintenance ou au responsable administratif de toute réparation ou entretien de l’équipement.
- Soutien à la gestion et à la supervision des femmes de ménage et des cuisiniers.
Gestion de la documentation et des dossiers :
- Aider et maintenir des systèmes de classement efficaces pour les dossiers physiques et électroniques sur les questions administratives.
- Aide à garantir une documentation appropriée des communications officielles, des rapports et d’autres documents pertinents.
- Soutenir les processus d’archivage et faciliter la récupération des enregistrements si nécessaire.
Administration financière, paiements et rapprochement :
- Soutenir l’agent administratif dans les tâches de gestion financière, telles que la gestion de la petite caisse et le suivi des dépenses.
- Aider à la coordination avec l’équipe financière pour garantir des transactions financières précises et en temps opportun pour les paiements des fournisseurs.
- Préparer les paiements pour l’hébergement du personnel et suivre le rapprochement entre les finances et les fournisseurs concernés.
Administration
- Numérisation des documents approuvés pour la documentation pertinente et classement dans le fichier logiciel/disque respectif.
- Aider à l’organisation et à la coordination de réunions, d’ateliers et d’autres événements.
- Gérer les préparatifs de voyage pour le personnel et les visiteurs de l’IRC selon les besoins du site.
- Le poste relève de : Agent administratif
- Autres contacts internes et/ou externes. Interne : membres du personnel ; Externe : visiteurs IRC, clients et partenaires
Qualifications
Éducation:
- B.Sc./BA ou HND en administration publique/relations, sciences humaines ou domaines connexes.
- Bonnes connaissances informatiques (Excel et Word).
- Anglais courant écrit et parlé.
- Expérience professionnelle : environ 0 à 1 an d’expérience pertinente
Aptitudes et compétences démontrées :
- Fort sentiment d’intégrité personnelle.
- Forte capacité à travailler en équipe.
- Motivé et proactif
- Minutieux et organisé.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
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