Contexte/Résumé IRC :
L’International Rescue Committee, l’une des plus grandes agences humanitaires au monde, fournit des secours, des services de réhabilitation et de reconstruction post-conflit aux victimes de catastrophes naturelles, d’oppression et de conflits violents dans plus de 40 pays. L’IRC s’engage à faire preuve d’audace, d’innovation et de partenariats créatifs. Active dans les domaines de la santé publique, de l’éducation, des moyens de subsistance, de l’autonomisation des femmes, du développement de la jeunesse et de la protection et de la promotion des droits, l’IRC aide les personnes en difficulté à retrouver leur foyer.
Intitulé du poste : Stagiaire administratif
Secteur : Administratif/Bureau général
Catégorie d’emploi : Stagiaire
Type d’emploi : Temps partiel
Ouvert aux expatriés : Non
Localisation : Mubi, Nigéria
Modalités de travail : En personne
Description de l’emploi
L’IRC est arrivé au Nigéria en octobre 2012 en réponse à une catastrophe provoquée par des inondations généralisées. Depuis lors, l’IRC a élargi la portée et la taille de ses programmes à mesure que de nouvelles zones sont devenues accessibles après un conflit et une insécurité prolongés, dans les États d’Adamawa, de Borno et de Yobe. La réponse de l’IRC à la situation humanitaire comprend des services intégrés de santé et de nutrition, des soins de santé reproductive et des services de protection des femmes, la santé environnementale, la protection de l’enfance, le redressement et le développement économiques, l’éducation et la protection générale. Le programme de pays dispose d’un plan d’action stratégique quinquennal, 2015 à 2020, qui est révisé chaque année. La programmation de l’IRC dans le nord-est du Nigéria est soutenue par une équipe de plus de 650 employés
Portée du travail : Le stagiaire assistera le département RH/Administration dans la gestion quotidienne du bureau de Mubi. Dans ce poste, le stagiaire devra apprendre et soutenir les routines et procédures administratives quotidiennes du département tout en se concentrant sur la mission globale de l’IRC.
Responsabilités:
Gestion du bureau et de la maison d’hôtes :
- Soutenir l’entretien et la gestion des bureaux et des maisons d’hôtes de l’IRC, en garantissant un environnement de travail propre, organisé et propice, et conformément aux SOP pertinentes.
- Signaler à l’équipe de maintenance ou à l’agent administratif toute réparation ou entretien de l’équipement.
- Soutien à la gestion et à la supervision des nettoyeurs et des cuisiniers.
Gestion de la documentation et des dossiers :
- Aider et maintenir des systèmes de classement efficaces pour les dossiers physiques et électroniques sur les questions administratives.
- Soutien pour assurer la documentation appropriée des communications officielles, des rapports et autres documents pertinents.
- Soutenir les processus d’archivage et faciliter la récupération des dossiers selon les besoins.
Administration financière, paiements et rapprochement :
- Assister l’agent administratif dans les tâches de gestion financière, telles que la gestion de la petite caisse et le suivi des dépenses.
- Aider à la coordination avec l’équipe financière pour assurer des transactions financières rapides et précises pour les paiements des fournisseurs.
- Préparer les paiements pour l’hébergement du personnel et assurer le suivi du rapprochement entre les finances et les fournisseurs concernés.
Administration
- Numérisation des documents approuvés pour la documentation pertinente et classement dans le fichier logiciel/papier correspondant.
- Aider à organiser et à coordonner des réunions, des ateliers et d’autres événements.
- Gérer les déplacements du personnel et des visiteurs de l’IRC en fonction des besoins du site.
Poste sous la responsabilité de : Agent administratif.
Autres contacts internes et/ou externes .
Interne : Membres du personnel
Externe : visiteurs, clients et partenaires de l’IRC
Qualifications
Éducation : B.Sc/BA ou HND en administration/relations publiques, en sciences humaines ou dans des domaines connexes.
Bonnes compétences informatiques (Excel et Word).
Anglais courant écrit et parlé.
Expérience professionnelle : Environ 0 à 1 an d’expérience pertinente
Compétences et aptitudes démontrées :
Fort sens de l’intégrité personnelle.
Forte capacité à travailler en équipe.
Motivé et proactif.
Minutieux et organisé.
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Compétences linguistiques : Parler et écrire en anglais – recommandé.
Cette description de poste peut être modifiée à tout moment en fonction de l’évolution des activités de l’IRC ou du contexte.
Environnement de travail : L’IRC est un environnement de travail d’équipe et requiert une personne qui travaillera avec des collègues d’horizons culturels variés, comprendra et contribuera aux objectifs de l’organisation, travaillera bien en tant que membre d’un groupe/équipe et respectera les pensées et les opinions des autres membres de l’équipe.
L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle . Il s’agit de l’intégrité, du service et de la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
