Contexte organisationnel
La Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR ou « la Fédération ») est le plus grand réseau humanitaire au monde composé de volontaires. La Fédération est une organisation de membres constituée par ses sociétés nationales membres de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. Avec les Sociétés nationales et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), la Fédération fait partie du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. L’objectif général de la FICR est « d’inspirer, d’encourager, de faciliter et de promouvoir à tout moment toutes les formes d’activités humanitaires menées par les Sociétés nationales en vue de prévenir et d’atténuer les souffrances humaines et de contribuer ainsi au maintien et à la promotion de la dignité humaine et de la paix. Dans le monde ». Il vise à répondre aux besoins et à améliorer la vie des personnes vulnérables avant, pendant et après les catastrophes, les urgences sanitaires et autres crises.
POSTE : Stagiaire Administration
Objectif du poste
Sous la supervision du Manager Admin Finance, le Stagiaire aura à charge d’exécuter, de faire le suivi des activités quotidiennes et de routine en vue de la bonne marche de l’administration.
Fonctions et responsabilités du poste
- Procéder aux étapes préparatoires de l’acquisition de biens et services nécessaires au fonctionnement des bureaux et programmes (établir le budget, le planning des achats, la comparaison des offres) en assurant le strict respect des procédures internes de la FICR en la matière.
- Assurer la réception et le contrôle des commandes des consommables et fournitures de bureau.
- Superviser l’entretien et la maintenance des bureaux et résidences des Délégués
- En concertation avec le département Logistique, participer aux inventaires physiques du bureau et des résidences des délégués et mettre à jour les rapports d’inventaire trimestriels et annuels
- Prendre toutes les dispositions nécessaires au suivi des délais de renouvellement des contrats et polices d’assurances ou toute autre disposition réglementaire requise sur les biens et services
- Suivre le paiement des factures d’eau, d’électricité, de téléphone et d’internet pour le bureau et résidences
Fonctions et responsabilités du poste (suite)
- Créer et gérer une base de données sur les fournisseurs, prestataires de services et consultants.
- Relever les besoins des départements en matière de fournitures et matériels de bureau et d’entretien
Éducation
Etudes supérieures en finance, comptabilité et/ou administration ou domaine connexe
Expérience
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion financière, et de préférence dans une Organisation Non gouvernementale à caractère humanitaire et international
- Expérience dans l’élaboration de projets/programmes et la rédaction de rapports pour différents bailleurs de fonds
- Expérience en matière de gestion financière, développement de budget et prévision financière pour projets humanitaires
- Expérience en organisation logistique de déplacement et soutien administratif
- Expérience dans la collaboration avec un partenaire local et le renforcement des capacités
- Expérience en facilitation de formations et d’ateliers
- Des aptitudes avancées en utilisation de logiciels financiers et Excel
- Bonne connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.est un atout
Connaissances, compétences et langues
- Excellentes compétences en comptabilité
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
- Capacité à gérer une charge de travail élevée et de multiples dates buttoirs simultanées
- Bonne connaissance de l’utilisation des outils informatiques de Microsoft Office notamment Excel
- Compétences et connaissances en matière d’engagement communautaire et redevabilité et en protection, genre et inclusion
- Bonne connaissance du français et de l’anglais
Compétences, valeurs et commentaires
La communication ; Collaboration et travail d’équipe ; Jugement et prise de décision ; Bonne représentation et compétences diplomatiques ; Créativité et innovation ; renforcement des capacités.
