Description de l’emploi
Sous la supervision générale du chef d’équipe et la supervision directe du chef d’équipe adjoint, le stagiaire du Centre de réception des demandes de visa canadien (CRDV) appuie les opérations quotidiennes liées à la réception et au traitement préliminaire des demandes de visa et de permis de séjour canadiens pour le compte d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Ce poste offre une expérience pratique des procédures de demande de visa, du service à la clientèle, de la gestion des données et du respect des normes opérationnelles et de confidentialité établies.
Responsabilités
- Aider à fournir des informations aux candidats : distribution de formulaires et de listes de contrôle ; fourniture de réponses précises et rapides aux demandes des candidats par téléphone, courriel, messagerie instantanée et en personne ; assistance et conseils concernant les services à valeur ajoutée.
- Aide à la collecte des demandes de visa et au tri des documents : vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude des formulaires de demande de visa ; contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives ; tri des documents à l’aide de la liste de contrôle appropriée ; assistance aux demandeurs si leurs documents sont incomplets.
- Saisie des données de demande de visa : maintenir un niveau d’utilisateur expert avec le logiciel de gestion des demandes fourni, assurer le contrôle qualité des données collectées et des factures générées ; l’exactitude du suivi des passeports et des documents ; la numérisation et le contrôle qualité des pièces justificatives.
- Collecte des frais de visa et de service ; vérification de l’exactitude des paiements et de leur imputation au logiciel de gestion des demandes ; émission des factures ; rapprochement quotidien des frais et factures perçus ; stockage sécurisé des espèces.
- Livraison et collecte des demandes et des passeports : transfert sécurisé des demandes de visa et des passeports vers/depuis les bureaux des visas désignés par IRCC ; tri et comptage des demandes et des passeports ; retour sécurisé des passeports aux demandeurs et livraison au service de messagerie.
- Effectuer toutes autres tâches qui pourraient vous être confiées.
Qualifications
Formation et expérience
Le candidat doit :
- Être inscrit en dernière année universitaire de licence/master ou équivalent en études bilingues (anglais et français), linguistique, sciences de la communication, sciences sociales, administration, relations internationales, droit ou domaine connexe ;
- Être inscrit à un programme d’études supérieures (deuxième diplôme universitaire ou équivalent, ou supérieur) ;
- ou avoir obtenu un diplôme universitaire ( il y a moins d’un an ) en études bilingues (anglais et français), en linguistique, en sciences de la communication, en sciences sociales ou dans un domaine connexe ;
Compétences
- Excellentes compétences en communication
- Connaissance du service à la clientèle.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique et axé sur le client
- Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et d’intégrité
- Sens aigu du détail et compétences organisationnelles
- Maîtrise de base de l’informatique (MS Word, Excel et systèmes de saisie de données)
- Capacité à travailler efficacement aussi bien de manière autonome qu’au sein d’une équipe aux profils culturels et professionnels variés.
- Capacité à porter attention aux détails, à travailler sous pression et à respecter les délais avec un minimum de supervision.
Langues
- Maîtrise de l’anglais et du français
