Le Réseau international d’aide, de secours et d’assistance (INARA) est une organisation humanitaire américaine à but non lucratif (501(c)(3)) fondée en 2015 par Arwa Damon. Créée pour pallier les graves lacunes du système humanitaire, INARA œuvre pour soutenir les enfants touchés par les conflits, les déplacements de population et les catastrophes naturelles ou d’origine humaine, qui n’ont souvent pas accès à des soins médicaux et psychosociaux continus.
INARA propose des programmes intégrés et centrés sur l’enfant, alliant interventions d’urgence et soutien au rétablissement à long terme. L’organisation s’adresse aux enfants confrontés à des vulnérabilités complexes et cumulatives, telles que les blessures, les traumatismes, les handicaps et l’exclusion des services essentiels. Grâce à une approche multidisciplinaire, INARA leur donne accès à des soins médicaux, à un soutien psychosocial et à une prise en charge coordonnée, garantissant ainsi la continuité des soins au-delà de la phase d’urgence immédiate.
INARA propose des programmes intégrés et centrés sur l’enfant dans de multiples secteurs afin de soutenir les enfants touchés par les crises. Ses interventions comprennent des soins médicaux et de réadaptation complets, offrant des traitements spécialisés et un suivi à long terme ; un soutien psychosocial et en santé mentale (SPSM), proposant des services adaptés aux traumatismes et ancrés dans la communauté ; et des initiatives de moyens de subsistance et d’autonomisation économique qui renforcent la stabilité des ménages. INARA soutient également l’éducation en situation d’urgence en créant des environnements d’apprentissage sûrs et inclusifs, met en œuvre des interventions en matière d’eau, d’assainissement et d’hygiène (EAH) pour améliorer les conditions sanitaires, et maintient une capacité d’intervention d’urgence rapide pour fournir une aide médicale, psychosociale, alimentaire et non alimentaire immédiate lors de crises aiguës.
L’ONG Humanitaire Américaine INARA recrute un Responsable des subventions et des rapports en Egypte
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le/la responsable des subventions et des rapports coordonnera les relations de l’organisation avec les donateurs au bureau d’INARA en Égypte et veillera à ce que les projets financés soient correctement élaborés, mis en œuvre, fassent l’objet de rapports et soient conformes aux exigences des donateurs.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion et rapports sur les subventions
- Coordonner la gestion de bout en bout des subventions et récompenses attribuées, en veillant au respect des exigences des donateurs, des politiques organisationnelles et des obligations contractuelles tout au long du cycle de vie de la subvention.
- Assurer la liaison directe avec les donateurs et les parties prenantes internes concernées afin de faciliter le traitement rapide des subventions, les modifications, les prolongations, les révisions budgétaires et autres exigences contractuelles.
- Assurer la coordination entre les programmes, les finances, les opérations et la haute direction sur les questions relatives aux subventions, en garantissant l’alignement et la prise de décision en temps opportun.
- Assurer une participation significative au programme tout au long des processus d’élaboration du budget, de mobilisation des subventions, de mise en œuvre, de suivi et de clôture.
- En collaboration avec les coordinateurs de programme et les équipes concernées, assurer une mobilisation efficace et opportune du projet, notamment en matière de recrutement, d’approvisionnement, de budgétisation et de planification opérationnelle.
- Coordonner et faciliter les réunions d’ouverture des subventions, les examens mensuels des subventions, les examens à mi-parcours et les réunions de clôture en collaboration avec les services des finances, des programmes, des opérations et les équipes de projet concernées.
- Coordonner l’élaboration et l’exécution des accords de sous-subvention et de leurs modifications ultérieures, en veillant au respect des normes et à la documentation appropriée.
- Diriger le processus de clôture des subventions, en veillant à ce que toutes les exigences contractuelles, programmatiques, financières et de reporting soient remplies dans les délais convenus.
- Superviser l’élaboration et la mise à jour d’un calendrier complet de rapports sur les subventions, en veillant à ce que des échéances internes claires soient établies afin de faciliter la soumission en temps voulu et de haute qualité des demandes aux donateurs.
- Collaborer avec les équipes des programmes et des finances pour développer et maintenir des modèles et des outils de reporting standardisés qui renforcent les rapports narratifs, les cadres logiques et les rapports financiers.
- Suivre l’avancement des rapports et assurer un suivi proactif auprès des équipes concernées afin de remédier aux retards, aux lacunes ou aux problèmes de qualité avant la soumission au donateur.
- Maintenir une connaissance à jour des accords de subvention, des réglementations des donateurs, des exigences de conformité et des attentes en matière de rapports, en servant de ressource interne pour les donateurs assignés et en signalant les problèmes complexes le cas échéant.
- Identifier et traiter de manière proactive les risques de non-conformité aux subventions, en coordination avec les services des finances, des programmes et la haute direction afin d’élaborer et de mettre en œuvre des mesures d’atténuation appropriées.
- Tenir à jour un tableau de suivi des subventions et un aperçu du portefeuille précis, afin que la direction ait une visibilité sur les échéances clés, les livrables, les risques, les modifications, l’état du financement et les exigences de conformité.
- Effectuer des revues régulières du portefeuille et fournir à la direction des mises à jour sur le rendement des subventions, les risques, les opportunités et les actions requises.
Développement de programmes et mobilisation des ressources
- Coordonner l’élaboration de propositions, de notes conceptuelles, de budgets et de documents destinés aux donateurs de haute qualité, en veillant à leur adéquation avec les priorités de l’organisation, les besoins programmatiques, les exigences des donateurs et les données probantes disponibles.
- Coordonner les contributions des programmes, des finances, des opérations, des partenariats, des communications et des autres parties prenantes concernées tout au long du processus d’élaboration de la proposition.
- Diriger ou coordonner les évaluations des besoins, les processus de conception des propositions, l’élaboration des descriptions techniques, les descriptions budgétaires, les cadres logiques et les annexes requises, en assurant la cohérence et la qualité de tous les éléments.
- Travailler en étroite collaboration avec les homologues des programmes et des subventions afin d’identifier les opportunités de financement, de renforcer la conception des programmes et de veiller à ce que les propositions répondent aux priorités des donateurs.
- Faciliter les séances de brainstorming sur le terrain, la conception des programmes et les retours d’expérience, et synthétiser les résultats pour éclairer les propositions techniques, le positionnement concurrentiel et la prise de décision stratégique.
- Coordonner la cartographie régulière des donateurs et des opportunités de financement, consolider les informations intersectorielles et identifier les opportunités alignées sur les priorités organisationnelles et les capacités programmatiques.
- Appuyer l’élaboration des demandes de financement, des manifestations d’intérêt et autres documents de mobilisation des ressources en coordination avec la direction du programme et la haute direction.
- Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des énoncés de capacité organisationnelle, des exemples de réussite des programmes et autres documents utilisés pour renforcer l’engagement et le positionnement des donateurs.
- Suivre l’évolution des sources de financement et communiquer les opportunités à venir, les échéances et les considérations stratégiques aux parties prenantes internes concernées.
Relations avec les donateurs, représentation, communication et coordination
- Assurer la fonction de point de contact principal pour les donateurs assignés, en maintenant une communication professionnelle et réactive et en veillant à un suivi rapide des demandes, clarifications, approbations et exigences de rapport des donateurs.
- Coordonner en interne les communications avec les donateurs afin de garantir que les informations soient partagées de manière cohérente, précise et opportune entre les programmes, les finances, les opérations et la direction.
- Participer aux réunions avec les donateurs, aux appels de coordination et aux engagements externes pertinents, selon les besoins, en représentant l’organisation de manière professionnelle et efficace.
- Participer aux groupes de travail sectoriels et de clusters en coordination avec les responsables techniques des programmes et identifier les tendances, les opportunités et les priorités des donateurs pertinentes.
- Coordonner les réunions de mobilisation des subventions et des ressources au niveau organisationnel et contribuer à la planification et à la coordination interdépartementales.
- Assurer une gestion efficace des informations relatives aux subventions, en tenant à jour des registres accessibles et précis des accords de subvention, des modifications, des rapports, de la correspondance avec les donateurs et des principaux documents relatifs aux subventions.
- S’assurer que toutes les parties prenantes concernées aient une visibilité claire sur l’état d’avancement de chaque subvention, y compris les principaux livrables, les échéances, les risques, les besoins de financement et les actions en cours.
- Coordonner et faciliter les activités de visibilité organisationnelle en collaboration avec les bureaux de terrain, les chefs de projet, le service de communication et les équipes de programme concernées.
- Entretenir des relations efficaces et professionnelles avec les donateurs, les partenaires, les membres du consortium et les autres parties prenantes concernées.
- Appuyer l’organisation dans le renforcement de ses relations avec les donateurs grâce à une communication opportune, des rapports de haute qualité, une gestion efficace des subventions et un engagement proactif.
Assurance qualité des subventions et capacité interne
- Renforcer les systèmes, processus, outils et modèles internes de gestion des subventions afin d’améliorer l’efficacité, la responsabilisation, la conformité et la qualité de l’ensemble du portefeuille de subventions.
- Fournir des conseils et un soutien technique aux équipes des programmes, des finances, des opérations et des projets concernant les exigences des donateurs, la conformité aux subventions, les normes de rapport et la gestion des subventions.
- Identifier les lacunes récurrentes en matière de gestion des subventions et recommander des améliorations aux systèmes, aux flux de travail, aux rôles et aux responsabilités.
- Renforcer les capacités du personnel impliqué dans la gestion des subventions, l’élaboration des propositions, la production de rapports et le respect des obligations envers les donateurs.
- Promouvoir une application cohérente des normes de gestion des subventions et des procédures organisationnelles dans l’ensemble des projets et des opérations nationales.
- Contribuer à l’apprentissage organisationnel en documentant les leçons apprises, les bonnes pratiques et les recommandations relatives à la gestion des subventions et à la mobilisation des ressources.
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS
Qualification
- Diplôme universitaire ou de master, avec 3 à 5 ans d’expérience au sein d’une ONG internationale.
- Capacité à prioriser et à gérer des demandes concurrentes.
- Maîtrise de l’anglais et de l’arabe, à l’oral comme à l’écrit.
- Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et de communication.
- Un fédérateur d’équipe doté d’excellentes compétences relationnelles ; sensible aux différences culturelles et capable et désireux d’identifier et de travailler au sein d’une équipe multiculturelle.
Expérience
- Expérience significative en matière d’élaboration de budgets et de propositions
- Solide expérience en matière de supervision et de gestion budgétaires.
- Le candidat doit être à l’aise pour apporter son soutien au réalignement budgétaire et pour identifier le codage/la classification appropriée des coûts.
Comment postuler
Les candidats intéressés doivent soumettre un CV, une lettre de motivation et des exemples de rédaction à [email protected] avec pour objet : « Chargé(e) de subventions et de rapports ».
