L’agence des Volontaires des Nations Unies (VNU) recrute un Chargé(e) des opérations, Gestion du cycle de vie des bénévoles basé en Tunisie.
Résumé de l’offre
Description du bureau/de l’unité/du projet :
Le Centre de services aux volontaires (CSV), qui fait partie des Services de gestion du Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU), accompagne un portefeuille mondial croissant de plus de 15 000 Volontaires des Nations Unies (promotion 2025), en leur fournissant des services de qualité et en temps opportun tout au long de leur parcours. Ces services comprennent le recrutement, le traitement préalable à l’affectation, la gestion des contrats, la paie, les procédures de départ et l’assistance en cas d’évacuation pour les Volontaires des Nations Unies déployés auprès des agences, fonds, programmes et missions des Nations Unies. Présent dans 13 pays, le CSV garantit une prestation de services cohérente et conforme aux réglementations en vigueur dans divers contextes opérationnels.
Sous la direction et la supervision du responsable des opérations/chef d’équipe (G7) du lieu d’affectation, le/la responsable des opérations contribue à la prestation de services complets liés au cycle de vie des bénévoles au sein du VSC. Ce rôle inclut la participation à l’intégration rapide des bénévoles, la gestion des contrats et le suivi précis des avantages et des droits, ainsi que des événements liés à leur parcours.
Le titulaire du poste garantit l’intégrité, la transparence et l’exactitude de la prestation de services conformément aux conditions de service, aux politiques et aux procédures des Volontaires des Nations Unies, tout en maintenant des résultats de haute qualité et une cohérence dans plusieurs pays et auprès de plusieurs parties prenantes.
Le VSC collabore étroitement avec la Section des solutions de volontariat (VSS), les unités du siège, les bureaux régionaux, les unités de terrain, le Centre mondial de services partagés du PNUD et d’autres partenaires des Nations Unies afin d’offrir des services coordonnés. L’assistant(e) aux opérations conseille les parties prenantes sur les politiques et les procédures, encourage une approche collaborative et axée sur le client et contribue à la mise en œuvre rapide du plan de travail du VSC.
Étendue des travaux
L’associé aux opérations soutient la prestation de services couvrant l’ensemble du cycle de vie des volontaires des Nations Unies, en veillant à l’exécution rapide, précise et conforme des processus opérationnels, de l’intégration à la séparation, dans plusieurs pays et auprès de plusieurs parties prenantes.
3.1 Prestation de services liés au cycle de vie des bénévoles
- Faciliter le traitement des affectations depuis l’émission de l’offre jusqu’à la prise de fonctions et la cessation d’emploi, y compris la génération et la gestion des offres et/ou des contrats, les avantages et les droits, les événements de la vie, les cessations d’emploi, la vérification des documents et les autorisations requises.
- Examiner, valider et assurer le suivi des exigences préalables à l’affectation, y compris les mises à jour des informations personnelles, les cours obligatoires, les informations sur le bénéficiaire, les coordonnées bancaires, l’autorisation médicale, etc.
- Administrer les contrats de volontariat et gérer les processus liés au cycle de vie, y compris les avantages sociaux, les droits, les demandes de remboursement et les événements de la vie, conformément aux conditions de service du programme des Volontaires des Nations Unies.
- Gérer les dossiers complexes et sensibles, notamment les évacuations médicales et de sécurité, les modifications de contrats, les démissions, les licenciements et le recouvrement des trop-perçus, en garantissant la confidentialité et la conformité.
- Administrer et certifier le traitement des prestations en pleine conformité avec les dispositions applicables du COS des Nations Unies.
3.2 Gestion des données et conformité
- Vérifier, valider et enregistrer les pièces justificatives et les transactions dans les systèmes de l’entreprise afin de garantir l’exactitude du traitement de la paie, des rapports et des besoins d’audit.
- Assurer le soutien administratif lié à la paie en examinant les demandes de paiement, en veillant à leur exhaustivité et à leur conformité avec le COS, en effectuant le suivi des corrections des données RH et en coordonnant les exceptions de paie et bancaires, y compris les paiements retournés ou rejetés le cas échéant.
- Tenir à jour des dossiers et un historique des cas précis dans les systèmes pertinents, en assurant une traçabilité complète et une documentation appropriée de toutes les actions.
- S’assurer que toutes les activités sont conformes aux politiques, procédures et cadres de contrôle interne applicables.
3.4 Coordination et prestation de services aux clients
- Assurer la liaison avec les bureaux régionaux, les unités de terrain, les entités des Nations Unies et les équipes internes afin de coordonner la prestation de services, de résoudre les problèmes opérationnels et de garantir une application cohérente des politiques et procédures.
- Fournir des conseils aux parties prenantes, notamment aux Volontaires des Nations Unies, sur les processus du cycle de vie, les exigences en matière de documentation et les questions liées au service, et assurer un suivi rapide des actions en cours et des cas exceptionnels.
- Assurer le traitement, le suivi et l’escalade des demandes et des cas opérationnels conformément aux flux de travail établis, en garantissant une communication et une résolution appropriées.
3.5 Surveillance, résolution des problèmes et gestion des risques
- Surveiller l’avancement des dossiers et des transactions de service tout au long du cycle de vie, du déploiement à la cessation d’emploi, en passant par l’administration des contrats et la paie.
- Identifier les risques, les retards ou les incohérences et signaler les problèmes le cas échéant.
- Contribuer à la résolution rapide des problèmes opérationnels, en assurant la coordination avec les équipes concernées et les prestataires de services, le cas échéant.
3.6 Gestion des connaissances
- Contribuer à la révision et à l’amélioration continue des flux de travail, des procédures opérationnelles standard et des modèles en identifiant les goulots d’étranglement et les lacunes opérationnelles.
- Contribuer à la préparation d’articles de connaissances, de foires aux questions (FAQ) et de bonnes pratiques. Favoriser le partage des connaissances par l’élaboration de supports de formation, de notes d’orientation et de retours d’expérience.
- Participez aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
3.7 Le titulaire accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
4. Arrangement institutionnel
L’associé aux opérations relèvera de l’associé aux opérations/chef d’équipe (G7) du site sous la direction technique du spécialiste des opérations P3 et la direction générale du chef adjoint du Centre des services bénévoles (CSB).
Compétences
Obtenir des résultats
- Planifie et supervise son propre travail, est attentif aux détails et livre un travail de qualité dans les délais impartis.
Pensez de manière innovante :
- Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu :
- Ouvert d’esprit et curieux, il partage ses connaissances, apprend de ses erreurs et sollicite des retours.
S’adapter avec agilité :
- S’adapte au changement, gère l’ambiguïté et l’incertitude de manière constructive, est flexible
Agissez avec détermination :
- Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de garder son calme face à l’adversité, confiante
S’engager et nouer des partenariats :
- Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, et établit des relations positives.
Favoriser la diversité et l’inclusion :
- Apprécier et respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, lutter contre la discrimination
Compétences transversales et techniques :
Gestion de la rémunération et des avantages sociaux
- Capacité à concevoir des plans de rémunération adaptés aux besoins actuels et futurs de l’organisation et aux conditions du marché ; connaissance et capacité d’appliquer les méthodologies et les principes de rémunération de l’ICSC.
- Connaissance et capacité de concevoir des processus, des programmes et des outils liés aux avantages sociaux, y compris l’inscription aux avantages et les modifications.
Gestion de la paie :
- Connaissance et capacité d’appliquer les mécanismes et outils de collecte des données de paie, de traitement de la paie et de gestion des rapports de paie.
Satisfaction client/Gestion de la clientèle
- Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sens de l’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à livrer des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
- Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
- Cherchez des moyens d’apporter de la valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates de vos clients.
- Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Gestion des opérations
- Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficiente.
- Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.
Sensibilisation et culture numériques
- Capacité et volonté d’adopter rapidement les nouvelles technologies, soit en maîtrisant leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser selon leurs besoins.
Communication
- Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l’écrit qu’à l’oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public.
- Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des réseaux sociaux et autres canaux appropriés.
Génération de connaissances
- Capacité à rechercher et à transformer l’information en connaissances utiles, pertinentes pour le contenu ou répondant à un besoin exprimé.
Compétences et expérience requises
Éducation:
- Une formation secondaire avec au moins six (6) ans d’expérience professionnelle pertinente, ou un baccalauréat en ressources humaines, en commerce ou en administration publique, avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins trois (3) ans, sera dûment pris en considération.
Expérience:
- Une expérience minimale de 3 à 6 ans dans la prestation de services à la clientèle, au niveau national ou international, est requise, incluant une expérience dans le domaine des transactions RH, du recrutement, des avantages sociaux et de la gestion des droits.
Compétences requises
- Utilisateur avancé des logiciels MS Office (MS Word, Excel, etc.).
- Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
- Maîtrise des outils de collaboration, ainsi que des plateformes numériques et des nouvelles technologies.
Compétences recherchées
- Connaissance avérée des systèmes intégrés de gestion des ressources humaines.
- Expérience de travail avec des systèmes de gestion/CRM basés sur le Web.
- Une expérience dans un contexte international ou à but non lucratif serait un atout.
- Une expérience de travail avec des bénévoles serait un atout.
Langues :
- La maîtrise de l’anglais, du français et de l’arabe est requise.
Certificats professionnels :
- Une certification en ressources humaines est souhaitable, mais non obligatoire.
Clause de non-responsabilité:
- Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
- Le candidat retenu sera titulaire d’un contrat NPSA du PNUD.
- Cette offre d’emploi est ouverte à tous les candidats.
- Réservé aux ressortissants tunisiens
Égalité des chances
En tant qu’employeur garantissant l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité comme expression de la multiplicité des nations et des cultures au sein desquelles il opère et, à ce titre, encourage les candidatures qualifiées de tous horizons. Nos décisions en matière d’emploi sont fondées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.
Le PNUD s’engage également à créer un environnement de travail inclusif où tous les membres du personnel sont habilités à contribuer à notre mission, sont valorisés, peuvent s’épanouir et bénéficier de possibilités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
Le PNUD ne tolère aucun harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation, discrimination ni abus d’autorité. Tous les candidats retenus feront donc l’objet de vérifications et devront se conformer aux normes et principes en vigueur.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi les candidatures reçues pour ce poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les profils des personnes ayant postulé à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, de même niveau et présentant des exigences similaires en matière de description de poste, d’expérience et de formation.
Alerte à l’escroquerie
Le PNUD ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter le site www.undp.org/scam-alert.
Veuillez cliquer ici pour consulter la déclaration de confidentialité des données du PNUD
