FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s’engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local.
Directeur Adjoint Finances et Opérations
Lieux : Togo
FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Togo, des candidats qualifiés pour le poste de Directeur Adjoint Finances et Opérations .
Description Globale :
Le Directeur Adjoint Finances et Opérations est responsable de la gestion du département administratif et financier de FHI360 au Togo ; des outils de gestion financière et comptable, protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la gestion administrative et financière du projet.
RESPONSABILITÉS :
Gestion globale des aspects opérationnels des projets mis en œuvre par FHI360 au Togo.
Ce rôle sera largement axé sur la gestion d’équipes diverses, la proactivité et la planification, ainsi que sur l’application et la compréhension des réglementations et des exigences du pays, des donateurs et de l’entreprise. Le Directeur Adjoint Finances et Opérations est responsable de la qualité, du volume et du délai d’exécution des activités des différents services tels que : Finances, Logistique, Subventions, et Achats.
Management d’équipes diverses
- Pouvoir procéder à l’analyse, la revue, l’adaptation des processus/outils en place afin de maximiser/optimiser l’utilisation des ressources mises à la disposition du projet (biens, finances, ressources humaines, etc.).
- Assurer un support optimal afin que les opérations/activités du bureau soient mises en œuvre avec diligence et en conformité aux procédures et règlements.
- Pour chacune des équipes/départements supervisés (Finances, Logistique, Subventions, Achats) assurer les points suivants :
- Assurer la disponibilité et la gestion efficace des ressources nécessaires (humaines, temps, outils)
- Assurer le coaching et le renforcement de capacité à chaque niveau des départements opérationnels ;
- Assurer l’examen, la revue et la validation initiale pour tous les documents et livrables avant qu’ils ne soient finalisés, envoyés pour signature ou examen/approbations supplémentaires.
- Superviser la gestion et la conformité des documents contractuels
- Veiller au respect des procédures
- Fixer des objectifs en fonction du contexte de l’individu et du projet
- Faire un suivi régulier de l’atteinte des objectifs, y compris des évaluations standards et intermédiaires
- Assurer le pilotage des départements/services supervisés, et le leadership de l’équipe
- Avoir une maîtrise globale des besoins généraux des projets ainsi que des priorités et des contextes des différents départements – ajustement et adaptation, liaison avec le DAF régional pour le soutien nécessaire
- Recherchez continuellement des opportunités pour former et coacher les membres de l’équipe
- Être pluridisciplinaire compte tenu des différents services à superviser (Finances, Subventions, Achats, Logistique)
Règlements
- Démontrer une compréhension des réglementations et des lois réprimant le pays
- Démontrer une compréhension et être capable d’interpréter et d’appliquer les réglementations et politiques USG/PEPFAR et FHI360
- En cas d’incohérence ou d’incompatibilité apparente avec le contexte et les réglementations, compléter l’analyse et proposer des solutions pour adresser les écarts, afin de garantir la bonne mise en œuvre des projets
- Être familier avec l’utilisation de manuels d’opérations comme référentiels afin de pouvoir veiller à leur stricte application
Communication
- La proactivité est requise dans la communication, les actions et la gestion
- En tant que manager, la personne sélectionnée devra effectuer
- Des analyses de problèmes
- Être responsable des résultats et des défis au sein des services supervisés- en cherchant en permanence des moyens d’améliorer la capacité de son équipe à fournir les livrables avec l’exigence de qualité et dans les délais requis
- Assurer une information claire et opportune jusqu’à la haute direction, ainsi que la diffusion vers les membres concernés de l’équipe
- Gérer de manière indépendante les livrables, les priorités, et autres éléments dans les délais requis
- Effectuer d’autres tâches connexes qui lui seront assignées.
Exigences :
- Justifier d’un diplôme supérieur dans le domaine de gestion, administration, finances, ou autres disciplines assimilées.
- Justifier d’une expérience minimum de 8 ans en gestion de divers services/départements au bureau (de préférence supplémentaire d’au moins 1 an dans chacun des domaines spécifiques suivants : finance, achats, subventions, logistique)
- Expérience de travail avec des bailleurs internationaux, en priorité avec le gouvernement américain, PEPFAR, dans des rôles impliquant la réglementation
- Expérience dans l’élaboration et le suivi de budgets (préférence gestion de plusieurs sources de financement)
- 3 ans de supervision requise, 5 ans de préférence
- Expérience dans la mise en place ou de la modification de procédures ou de politiques pour s’aligner sur les besoins du projet et de l’organisation
- Proactivité démontrée dans l’activité ainsi que la gestion du personnel
- Maîtriser le package Microsoft (Word, Excel, Outlook – un logiciel supplémentaire est un plus)
- Préférence : utilisation de SharePoint – configuration de documents et de dossiers partagés
- Répondre aux demandes de renseignements de façon indépendante et donner suite aux demandes de manière efficace.
- Avec une supervision minimale, gérez efficacement un volume élevé de flux de travail.
- Capacité d’être flexible et rechercher les solutions créatives pour avancer le projet
- Proactivité, expérience dans la planification et gestion des tâches d’une équipe diversifiée
- Capacité de voyager au besoin.
