Arrière-plan:

ONU Femmes, forte de la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Le Bureau régional pour l’Afrique orientale et australe (ESARO) fournit une orientation stratégique, un appui technique et un suivi opérationnel aux bureaux de pays de la région. L’ESARO soutient la mise en œuvre des priorités stratégiques d’ONU Femmes et veille à l’efficacité des programmes et au respect des procédures opérationnelles dans toute la région.

Sous la supervision directe du/de la spécialiste régional(e) des achats, le/la consultant(e) appuiera la mise en œuvre de services de voyage transparents et efficaces, conformes aux règles, réglementations et à la politique de ONU Femmes en matière de voyages de mission, dans toute la région de l’Afrique orientale et australe. Il/Elle collaborera étroitement avec le personnel des programmes et des opérations dans les bureaux de pays afin d’assurer les services de voyage et la logistique des réunions, ateliers et événements régionaux. Il/Elle sera également le/la référent(e) pour les questions contractuelles et de paiement.

Description des responsabilités/Étendue des travaux :

Le/la consultant(e) devra se conformer aux politiques, procédures, réglementations et règles d’ONU Femmes en matière d’approvisionnement et de voyages d’affaires dans l’exécution des responsabilités suivantes.

A. Gestion des déplacements et assistance système :

• Organiser l’intégralité des déplacements du personnel et des personnes extérieures à ONU Femmes (consultants et participants aux réunions), y compris la liaison avec l’agence de voyages, l’obtention de devis et la réservation des billets ;
• Analyser et compléter la demande de voyage (TR)/demande de remboursement de frais de voyage (TC) pour confirmer que les droits de voyage, l’itinéraire et les montants à payer/à recevoir sont corrects et conformes à la politique relative aux voyages d’affaires et au règlement financier et aux règles d’ONU Femmes ;
• Recommander une ligne de conduite et apporter un soutien aux autorités déléguées concernant l’approbation des bons de commande et des factures pour les paiements liés aux voyages ;
• Analyser les applications de la politique relative aux voyages professionnels et confirmer que les documents obligatoires (plan de voyage approuvé, itinéraire, devis, autorisation de sécurité UNDSS, etc.) sont téléchargés dans l’application de voyage de l’entreprise ;
• Collaborer avec les membres de l’équipe régionale et les clients du monde entier pour fournir des informations relatives aux voyages et effectuer les actions de suivi nécessaires ;
• Fournir une assistance technique aux utilisateurs de l’application Voyage et des autres systèmes concernés ;
• Développer et tenir à jour les profils des fournisseurs de voyages, les plans de voyage, les demandes de voyage, les réclamations de voyage et les dossiers connexes dans Quantum ERP et l’application de voyage d’entreprise ;
• Élaborer des rapports et des données relatifs aux voyages pour les rapports d’entreprise de manière régulière et selon les besoins ;
• Adapter les documents de voyage standardisés aux contextes régionaux et nationaux spécifiques et, dans la mesure nécessaire, traduire, régionaliser et localiser les documents de voyage, outils, modèles, instructions, procédures opérationnelles standard et notes d’orientation pertinents ;
• Élaborer une documentation technique, comprenant des guides et des contenus de renforcement des capacités, à destination des utilisateurs de l’application Voyage ;
• Participer aux tests d’acceptation utilisateur et à l’assurance qualité des nouvelles solutions et systèmes liés aux voyages ;
• Fournir des éléments pour la communication, le soutien et les supports techniques, et, dans la mesure nécessaire, traduire, régionaliser et localiser les messages et les produits de formation connexes.

B. Soutien logistique pour les réunions et les événements :

• Faciliter le processus de demande de visa pour les participants aux réunions et aux événements ;
• Faciliter l’inscription des fournisseurs, les voyages et les réservations de vols pour les participants et les conférenciers par l’intermédiaire de l’agent de voyages sous contrat (accord à long terme) ;
• Suivre l’émission des billets et des documents de voyage ;
• Préparer les tableaux et les feuilles de suivi Excel demandés par l’agent de voyages et l’équipe voyages du siège social ;
• Maintenir et mettre à jour le système de classement des dossiers de voyage ;
• Faciliter le transport terrestre (aéroport-hôtel) et autres besoins logistiques ;
• Collecter les informations nécessaires au traitement des paiements d’allocation journalière de subsistance (DSA) aux participants ;
• Servir de point de contact pour les questions des participants, des intervenants et des autres parties prenantes avant et pendant les événements ;
• Se réunir périodiquement avec l’équipe à des fins de planification d’événements ;
• Après chaque événement, rassemblez tous les documents nécessaires pour finaliser les demandes de remboursement de voyage des voyageurs, y compris les cartes d’embarquement, les reçus de frais de visa, les reçus de voyage et autres documents liés au voyage ;
• Faciliter la préparation et l’émission des lettres de recouvrement des coûts, et soutenir le traitement, le rapprochement et la clôture des demandes de remboursement de frais de voyage.

Livrables :

Les livrables sont les services décrits dans le périmètre des travaux ci-dessus, fournis selon les besoins. Le consultant doit soumettre une feuille de temps et un bref rapport d’activité résumant le travail accompli conformément au périmètre des travaux.

Durée du contrat : 

Ce consultant sera engagé ponctuellement, selon les besoins, pour une durée maximale de 120 jours ouvrables sur la période contractuelle. ONU Femmes ne garantit pas de nombre minimal de jours. 

Lieu de travail du consultant et déplacements professionnels :

Il s’agit d’une mission de consultant à domicile, le consultant devant travailler au bureau d’ONU Femmes pour l’Afrique de l’Est et le Moyen-Orient (ESARO) à Nairobi selon les besoins. Dans le cadre de cette mission, des déplacements occasionnels dans la région ESARO pourront être nécessaires pour le renforcement des capacités ou l’appui aux tests d’acceptation utilisateur (UAT). Le nombre de déplacements et les destinations seront confirmés en fonction des besoins opérationnels et feront l’objet d’une rémunération distincte, conformément à la politique d’ONU Femmes en matière de déplacements professionnels.

Compétences :

Valeurs fondamentales :

• Intégrité;
• Professionnalisme;
• Respect de la diversité.

Compétences clés :

• Sensibilisation et prise en compte des questions de genre ;
• Responsabilité;
• Résolution créative de problèmes ;
• Communication efficace ;
• Collaboration inclusive ;
• Engagement des parties prenantes ;
• Donner l’exemple.

Veuillez consulter  ce lien pour plus d’informations sur le Cadre de valeurs et de compétences d’ONU Femmes :

Compétences fonctionnelles :

• Connaissance des processus, systèmes, règles et réglementations administratives liés aux voyages, avec la capacité d’analyser les situations et de recommander une ligne de conduite appropriée ;
• Capacité à produire des résultats de haute qualité en temps opportun tout en anticipant l’évolution des besoins des clients ;
• Capacité à travailler de manière autonome, flexible et sous pression, en faisant preuve d’initiative et en respectant les délais ;
• Capacité à administrer et à exécuter des processus et des transactions administratives ;
• Capacité à traiter des informations confidentielles et à gérer un volume de travail important ;
• Solides compétences en informatique et en gestion web ;
• De solides compétences en communication orale et écrite sont requises.

Qualifications requises

Formation et certification :

• L’achèvement des études secondaires est requis ;
• Un baccalauréat en administration publique, en administration des affaires, en approvisionnement ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Expérience:

• Au moins 5 ans d’expérience à responsabilités croissantes dans la gestion des voyages, la logistique et les services administratifs, ou une expérience connexe, sont requis ;
• Une expérience en matière d’organisation de réunions et de conférences dans le contexte d’organisations internationales est requise ;
• Une connaissance approfondie des ordinateurs et des logiciels bureautiques (MS Office, Google Suite, etc.) est requise ; une expérience des systèmes de gestion Web est souhaitée ;
• Une expérience avec un ERP (Enterprise Resource Planning) et/ou un module de voyage est souhaitable ; une connaissance de Quantum ERP et/ou du module de voyage des Nations Unies est souhaitée ;
• Une expérience préalable du système des Nations Unies est souhaitable.

Langues :

• La maîtrise de l’anglais est requise ;
• La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (français, arabe, chinois, russe ou espagnol) est souhaitable.