International Alert est l’une des principales organisations mondiales de consolidation de la paix, forte de plus de 30 ans d’expérience dans le soutien aux communautés et le conseil aux gouvernements, organisations et entreprises sur la consolidation de la paix.
Assistante de projet
L’assistant(e) de projet assurera un soutien administratif, programmatique et logistique quotidien à la mise en œuvre du projet. Ce poste contribuera à garantir que les activités du projet soient menées de manière efficace, efficiente et dans les délais impartis, conformément aux politiques d’International Alert, aux exigences des bailleurs de fonds et aux principes de prise en compte des conflits.
Objectif du poste
L’assistant(e) de projet épaulera le chef de projet et l’équipe dans la coordination et la mise en œuvre efficaces des activités. Il/Elle assurera un soutien administratif, logistique, documentaire, de communication, de suivi et de coordination afin de garantir la bonne réalisation des livrables et l’atteinte des objectifs du projet.
L’assistant de projet travaillera en étroite collaboration avec les équipes de programme, de finance, de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL), de communication, d’opérations et les partenaires, selon les besoins.
Principales responsabilités
- Soutien à la mise en œuvre du projet
- Appuyer le chef de projet et l’équipe de projet dans la planification, la coordination et la mise en œuvre des activités du projet.
- Participer à la préparation des plans d’activités, des calendriers, des plans de travail et des outils de suivi de la mise en œuvre.
- Appuyer l’organisation de formations, d’ateliers, de réunions, de dialogues communautaires, de consultations et d’autres événements liés au projet.
- Aider à la préparation des ordres du jour, des invitations, des listes de participants, des documents d’information et autres documents relatifs aux activités.
- Suivre la mise en œuvre des activités de projet assignées et signaler les retards, les risques émergents ou les problèmes opérationnels au chef de projet.
- Apporter un soutien aux équipes de terrain afin de garantir que les activités soient mises en œuvre conformément aux plans, budgets et exigences des projets approuvés.
- Maintenir un système de classement organisé pour les documents et la correspondance relatifs au programme.
- Appuyer la coordination avec les intervenants gouvernementaux, les représentants communautaires et les autres acteurs concernés.
Soutien administratif et logistique
- Coordonner les aspects logistiques des activités du projet, notamment les lieux, le transport, l’hébergement, les rafraîchissements, le matériel et l’équipement.
- Appuyer les processus d’approvisionnement conformément aux politiques et procédures d’International Alert.
- Préparer et tenir à jour les listes de contrôle logistiques pour les activités du projet.
- Assurer le suivi des inscriptions et la gestion des présences lors des événements du projet.
- S’assurer que les matériaux et équipements du projet sont disponibles et correctement gérés.
- Apporter son concours à l’organisation des déplacements et à la planification des missions de terrain pour le personnel du projet et les consultants.
- Appuyer le traitement et la soumission en temps opportun des documents administratifs relatifs aux activités du projet.
Soutien financier et budgétaire
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière et le chef de projet pour soutenir l’administration financière des activités du projet.
- Participer à la préparation des budgets d’activités, des demandes de dépenses et des pièces justificatives.
- Veillez à ce que la documentation financière relative à l’activité soit complète et soumise dans les délais.
- Suivre les dépenses liées aux activités par rapport aux budgets approuvés et signaler rapidement les écarts potentiels.
- Appuyer le rapprochement et le classement des pièces justificatives à la suite des activités du projet.
- Veiller au respect des procédures financières et administratives d’International Alert.
Suivi, évaluation et soutien à l’apprentissage
- Appuyer la collecte et l’organisation des données de suivi de projet et de la documentation relative aux activités.
- Aider à la préparation des feuilles de présence, des formulaires de retour d’information des participants, des évaluations avant/après formation et autres outils de suivi, d’évaluation et d’apprentissage.
- Aider les équipes de projet à documenter les résultats, les enseignements tirés et les changements émergents.
- Tenir à jour les outils de suivi des activités du projet et contribuer à la mise à jour des outils de suivi des résultats.
- Contribuer à la collecte de témoignages de changement, d’études de cas, de photographies et d’autres preuves de l’impact du projet, conformément aux exigences en matière de consentement et de protection.
- Appuyer le chef de projet et l’équipe SEL dans la préparation des mises à jour et des rapports périodiques du projet.
Documentation et rapports
- Rédiger des comptes rendus précis et des plans d’action à partir des réunions de projet.
- Conserver les comptes rendus des réunions, activités, correspondances et décisions relatives au projet.
- Appuyer la préparation des rapports d’activité, des rapports de visite sur le terrain et autres documents relatifs au programme.
- Collecter et organiser les rapports et les documents justificatifs des partenaires de mise en œuvre et des consultants.
- Contribuer à la consolidation des informations relatives aux projets pour les rapports destinés aux donateurs et les rapports internes.
- Veillez à ce que les documents du projet soient correctement nommés, classés et facilement accessibles.
Communication et visibilité
- Appuyer les activités de communication et de visibilité du projet conformément aux exigences d’International Alert et des donateurs.
- Contribuer à la documentation des activités du projet au moyen de photographies, de témoignages de participants, de citations et d’autres documents pertinents.
- Contribuer à la préparation des contenus destinés aux plateformes de communication internes et externes.
- Veillez à ce que les supports de communication et de visibilité soient conformes aux exigences des donateurs, aux normes de protection et aux protocoles de consentement.
Coordination des parties prenantes et des partenaires
- Appuyer la communication et la coordination avec les partenaires et les parties prenantes du projet.
- Contribuer à l’organisation des réunions avec les partenaires, des séances de coordination et des activités conjointes.
- Assurer le suivi des points d’action convenus avec les partenaires et les parties prenantes du projet.
- Appuyer le chef de projet dans le maintien de relations de travail efficaces avec les partenaires et les acteurs gouvernementaux/communautaires concernés.
- Contribuer à un partage efficace de l’information au sein de l’équipe de projet et du consortium, le cas échéant.
Sensibilité aux conflits, protection et conformité
- S’assurer que toutes les responsabilités confiées sont exercées conformément aux principes de gestion des conflits et de non-nuisance.
- Promouvoir la participation inclusive des femmes, des jeunes, des personnes handicapées et des autres groupes concernés aux activités du projet.
- Respectez les politiques d’International Alert en matière de protection, de prévention de l’exploitation et des abus sexuels, son code de conduite et ses autres politiques organisationnelles.
- Maintenir la confidentialité et les normes professionnelles lors du traitement des informations relatives aux projets et aux participants.
- Signalez immédiatement tout problème grave en matière de sécurité, de sûreté, de fraude ou autre, par les voies hiérarchiques appropriées.
- Veillez à ce que les activités et les interactions liées au projet n’exacerbent pas involontairement les tensions ou les dynamiques conflictuelles existantes.
Tâches spécifiques lors des activités sur le terrain
L’assistant de projet pourra être amené à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain et devra :
- Appuyer la coordination et la logistique sur le terrain.
- Assurer la liaison avec les intervenants communautaires et les participants au projet.
- Assurez-vous de l’inscription et de la documentation appropriées des participants.
- Apporter un soutien aux animateurs, aux consultants et au personnel du projet pendant les activités.
- Collecter la documentation relative aux activités et les commentaires.
- Soutenir les visites de suivi et la collecte de données.
- Identifier et signaler les difficultés de mise en œuvre et les problèmes contextuels émergents.
- Contribuer à documenter les enseignements tirés et les bonnes pratiques issues de la mise en œuvre sur le terrain.
Principaux livrables
L’assistant de projet devra contribuer aux livrables suivants :
- Plans et outils de suivi des activités du projet mis à jour.
- Organisation logistique complète des activités du projet.
- Des registres précis des participants et de leur présence.
- Préparation en temps voulu des comptes rendus de réunion et des outils de suivi des actions.
- Documentation de projet et systèmes de classement bien organisés.
- Documentation complète et justificative des dépenses liées au projet.
- Documentation de suivi et d’activité mise à jour.
- Rapports de visites de terrain et d’activités.
- Matériel de communication et de visibilité du projet.
- Assurer un suivi rapide des actions convenues avec les partenaires et les parties prenantes du projet.
- Contribution aux rapports périodiques des programmes et des donateurs.
- Toute autre documentation relative au programme, telle qu’assignée par le chef de projet.
Relations hiérarchiques et de travail
L’assistant de projet relèvera directement du chef de projet/programme et travaillera en étroite collaboration avec :
- Équipe de suivi, d’évaluation et d’apprentissage ;
- Équipe financière ;
- Équipe des opérations et de l’administration ;
- Équipe de communication ;
- Partenaires de mise en œuvre ;
- Consultants et facilitateurs ;
- Gouvernement, communauté, acteurs traditionnels et religieux, selon le cas.
Ce poste peut également nécessiter de travailler sur différents projets d’International Alert et avec des partenaires du consortium, en fonction des besoins du programme.
Qualifications et expérience
Essentiel
- Licence en études du développement, relations internationales, études sur la paix et les conflits, sciences sociales, administration publique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Au moins un an d’expérience pertinente dans le soutien à des programmes de développement, humanitaires, de consolidation de la paix ou de société civile.
- Expérience en administration de projets, coordination d’activités, logistique ou soutien aux programmes.
- Bonnes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Capacité à tenir des registres précis et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment de Word et Excel.
- Aptitude et volonté d’effectuer des déplacements sur le terrain.
- Capacité démontrée à travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire.
Souhaitable
- Expérience de travail sur des projets financés par des donateurs.
- Expérience de travail avec des ONG nationales ou internationales.
- Expérience en matière de soutien aux programmes de consolidation de la paix, de prévention des conflits, de gouvernance, d’aide humanitaire ou de développement communautaire.
- Expérience de travail avec des organisations de la société civile et des structures communautaires.
- Connaissance des programmes sensibles aux conflits et des approches de non-nuisance.
- Expérience de travail dans le nord du Nigéria ou dans d’autres contextes de conflit.
- Connaissance des langues locales pertinentes pour le lieu du projet.
Compétences et aptitudes
Le candidat retenu devra démontrer :
- Coordination de projet : Capacité à soutenir plusieurs activités et à assurer un suivi en temps opportun.
- Organisation : Grand souci du détail et capacité à maintenir des systèmes efficaces de documentation et d’archivage.
- Communication : Communication claire, professionnelle et respectueuse avec les collègues, les partenaires et les parties prenantes.
- Travail d’équipe : Capacité à collaborer efficacement au sein d’équipes diversifiées et multidisciplinaires.
- Résolution de problèmes : Capacité à identifier les défis et à proposer des solutions pratiques.
- Adaptabilité : Capacité à travailler efficacement dans des environnements de terrain changeants et parfois exigeants.
- Intégrité : Haut niveau de professionnalisme, d’honnêteté et de responsabilité.
- Sensibilité aux conflits : Comprendre comment les activités du programme peuvent interagir avec la dynamique des conflits locaux.
- Inclusion : Engagement en faveur d’une participation significative de divers groupes, notamment les femmes, les jeunes et les populations marginalisées.
- Confidentialité : Capacité à gérer de manière appropriée les informations sensibles relatives aux projets et aux participants.
Protection et code de conduite
International Alert s’engage à protéger les enfants et les adultes vulnérables et à veiller à ce que l’ensemble de son personnel, consultants, partenaires et représentants respectent les normes les plus élevées en matière de conduite professionnelle.
L’assistant de projet devra se conformer pleinement aux politiques de protection, au code de conduite, aux normes de prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA), aux politiques anti-fraude et anti-corruption, aux procédures de sécurité et aux autres politiques organisationnelles pertinentes d’International Alert.
Le titulaire du poste doit veiller à ce que toutes les interactions avec les participants et les parties prenantes du projet soient respectueuses, inclusives et appropriées, et doit signaler tout problème de protection ou autre préoccupation grave par le biais des mécanismes de signalement établis.
International Alert s’engage en faveur de la diversité, de l’égalité et de l’inclusion et encourage les candidatures de femmes qualifiées et de personnes issues de milieux divers.
Méthode d’application
Les candidats intéressés doivent soumettre :
- Une lettre de motivation décrivant votre adéquation au poste ; et
- Un CV à jour.
Veuillez envoyer votre candidature à l’adresse suivante : [email protected] avec pour objet « Candidature au poste d’assistant financier ».