Contexte organisationnel
La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire au monde, regroupant 191 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge membres. La FICR s’appuie sur la triple action (réponse, résilience et respect) pour mettre en œuvre sa Stratégie 2030. Elle intervient lors de catastrophes et de crises, garantissant une action humanitaire rapide, coordonnée et menée localement. La FICR soutient ses membres dans le renforcement de la résilience de leurs communautés face aux enjeux climatiques et environnementaux, sanitaires et de bien-être, ainsi que migratoires et de déplacements de population. La FICR promeut le respect de ses principes fondamentaux d’humanité, d’impartialité, de neutralité, d’indépendance, de volontariat, d’unité et d’universalité, notamment dans son travail sur les valeurs, le pouvoir et l’inclusion. La FICR concentre son action sur son mandat principal – sa raison d’être – qui consiste en la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la redevabilité.
La FICR est dirigée par son Secrétaire général et a son siège à Genève et cinq bureaux régionaux en Afrique (Nairobi), en Amérique (Panama), en Asie-Pacifique (Kuala Lumpur), en Europe (Budapest) et au Moyen-Orient et en Afrique du Nord (Beyrouth), ainsi que des bureaux de représentation, des centres de services et des délégations à travers le monde.
La FICR applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et toute autre forme de harcèlement, l’abus d’autorité, la discrimination et le manque d’intégrité (y compris, mais sans s’y limiter, les malversations financières). La FICR respecte également des principes stricts de protection de l’enfance.
La délégation du groupe sectoriel de pays basée à Kinshasa est l’équipe de première ligne du Secrétariat de la FICR qui soutient les Sociétés nationales de la République démocratique du Congo, du Burundi, de la République du Congo et du Rwanda. Elle renforce le rôle central de l’action communautaire menée localement, appuie les opérations et les programmes et contribue à la gestion quotidienne des risques opérationnels dans divers contextes, notamment lors d’urgences sanitaires et de réponses à grande échelle.
POSTE 1 : Assistant(e) aux ressources humaines
Basé(e) à Kinshasa, l’assistant(e) en ressources humaines relève du/de la coordinateur(trice) des ressources humaines et apporte un soutien administratif et opérationnel aux activités et opérations de la délégation du Cluster pays. À ce titre, il/elle collabore avec le/la chargé(e) des ressources humaines basé(e) à Bunia, les responsables de programmes et d’opérations, ainsi qu’avec les services financiers, administratifs et de sécurité afin de garantir le bon fonctionnement des processus et services RH au sein du Cluster.
Objectif du poste
L’assistant(e) en ressources humaines apporte un soutien administratif fiable et rapide tout au long du cycle de vie de l’emploi au sein de la délégation du groupement pays. Il/Elle participe au recrutement, à la préparation des documents contractuels, à l’intégration des nouveaux employés, à la gestion des dossiers, au suivi des congés et des contrats, à la collecte des données de paie et à la maintenance des systèmes et outils de suivi RH.
Grâce à des données précises, des dossiers bien organisés et un suivi rapide, ce poste contribue à la continuité des opérations, au respect des procédures et à une expérience positive pour les employés. Le titulaire fournit des renseignements de première ligne sur les procédures et transmet au coordonnateur des ressources humaines les questions nécessitant des conseils ou une décision.
Fonctions et responsabilités du poste
soutien au recrutement
- Fournir un soutien administratif pour les demandes de recrutement et les descriptions de poste, la publication des offres d’emploi, ainsi que la réception et l’organisation des candidatures.
- Organiser les entretiens et les tests, préparer les dossiers des jurys, communiquer avec les candidats, effectuer les vérifications administratives et de références demandées et compiler la documentation de sélection pour validation.
- Mettez à jour le tableau de suivi du recrutement et fournissez des informations précises sur l’avancement, les prochaines étapes et les documents manquants.
Contrats, intégration et départs
- Préparer, sous supervision, les projets de contrats, d’avenants, de lettres et autres documents RH ; assurer le suivi des signatures, des dates de début et de fin, des périodes de probation et des échéances, et envoyer les alertes nécessaires.
- Organiser la logistique d’accueil et d’intégration sous la coordination du coordinateur des ressources humaines, y compris les notes de bienvenue, les programmes d’information, les formulaires, les badges et l’inscription aux systèmes et avantages applicables.
- Assister le personnel lors de son départ en préparant des listes de contrôle, des documents de sortie, des certificats et en assurant le suivi des autorisations, et en constituant des dossiers complets.
dossiers du personnel et systèmes de gestion des ressources humaines
- Créer, classer et mettre à jour les dossiers du personnel physiques et électroniques, les listes de contacts, les données personnelles et les mouvements de personnel dans les systèmes RH autorisés.
- Garantir l’exhaustivité, l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des documents conformément aux règles de protection des données et aux exigences de préparation aux audits.
- Préparer les certificats, les lettres administratives, les formulaires et les réponses documentaires courantes, et acheminer les demandes nécessitant une décision à la personne compétente.
Temps de travail, paie et avantages sociaux
- Collectez et vérifiez l’exhaustivité des données de présence, de congés, d’heures supplémentaires autorisées et autres modifications mensuelles affectant la paie, et soumettez-les pour examen et validation.
- Appuyer la préparation et le dépôt des données de paie, la distribution confidentielle des bulletins de paie et la mise à jour des informations salariales approuvées.
- Appuyer les processus administratifs liés à la CNSS, aux assurances, aux personnes à charge, aux allocations et autres prestations, et assurer le suivi des documents ou actions en suspens.
Performance, apprentissage et services aux employés
- Tenir à jour le calendrier des objectifs, des périodes de probation et des évaluations de performance ; envoyer des rappels, recueillir les formulaires validés et les classer dans les dossiers RH.
- Mettre à jour les dossiers de formation et les outils de suivi des apprentissages obligatoires, et soutenir l’organisation logistique des séances d’information ou de formation.
- Répondre avec courtoisie aux demandes de renseignements courantes en matière de ressources humaines en utilisant les procédures approuvées, maintenir une orientation vers le service et référer les questions sensibles ou complexes au coordonnateur des ressources humaines.
Soutien en matière de rapports, de conformité et d’opérations
- Mettre à jour les données du tableau de bord RH et préparer les statistiques et listes de contrôle requises concernant le personnel, les contrats, les congés, le recrutement, la formation et les dossiers du personnel.
- Vérifier la présence des documents obligatoires en matière de recrutement, de protection, de PSEA et de code de conduite, signaler les lacunes et soutenir la mise en œuvre de mesures correctives administratives.
Appuyer le coordonnateur des ressources humaines et le responsable des ressources humaines dans la préparation des réunions, des procès-verbaux, des communications, des activités d’urgence et autres tâches administratives nécessaires à la continuité des opérations.
Éducation
Requis
- Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, administration, management ou dans un domaine connexe.
Préféré
- Formation professionnelle en administration des ressources humaines, paie, systèmes RH ou dans un domaine connexe.
- Formation en matière de confidentialité, de protection des données, de sauvegarde ou de PSEA.
Expérience
Requis
- Au moins quatre ans d’expérience pertinente en administration des ressources humaines ou dans un rôle administratif comparable.
- Expérience en matière de soutien administratif aux processus de recrutement.
- Expérience en matière de gestion des dossiers du personnel et de suivi des contrats ou des échéances.
- Expérience en matière de collecte des données de paie, de suivi des congés ou de gestion des avantages sociaux.
- Expérience dans le traitement d’informations personnelles et confidentielles.
- Expérience de la saisie et de la vérification de données dans un système RH et de l’utilisation d’Excel
- Expérience en matière de service aux employés et de travail dans un environnement multiculturel.
Préféré
- Expérience au sein d’une organisation humanitaire ou de développement.
- Expérience au sein du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
- Connaissances pratiques de l’administration de la sécurité sociale ou des assurances en RDC.
Connaissances, compétences et langues
Requis
- Bonne compréhension des procédures administratives RH et des principes de tenue des dossiers du personnel.
- Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs échéances.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office et capacité à apprendre et à utiliser efficacement les systèmes d’information RH.
- Capacité à maintenir une stricte confidentialité et à appliquer les principes de protection des données.
- Bonnes aptitudes en communication, accueil, collaboration et résolution de problèmes courants.
- Maîtrise avérée des compétences fondamentales en communication et collaboration numériques, création de contenu numérique de base, sécurité et sûreté numériques, littératie des données et résolution de problèmes à l’aide de la technologie, y compris l’utilisation responsable des assistants IA.
- Compréhension et adhésion à la mission et aux valeurs de la FICR.
- Maîtrise du français parlé et écrit.
Préféré
- Connaissances de base du droit du travail et des pratiques administratives en matière de ressources humaines en RDC.
- Bonne maîtrise de l’anglais ; la connaissance du lingala est un atout.
Compétences, valeurs et commentaires
Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité
Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d’équipe ; Jugement et prise de décision ; Relations avec la société civile et la clientèle ; Créativité et innovation ; Instaurer la confiance.
POSTE 2 : Officer, Human Ressources
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