Dans le cadre des réformes des finances publiques engagées par le Gouvernement du Togo et conformément aux directives de l’Union Économique et Monétaire Ouest-Africaine (UEMOA) en matière de gestion budgétaire et comptable, l’amélioration du Système d’Information Budgétaire et Comptable (SIBC) constitue un levier essentiel pour renforcer l’efficacité, la transparence, la fiabilité et la performance de la gestion des finances publiques.

Le Système d’Information Budgétaire et Comptable, notamment à travers les applications et outils concourant à la préparation, à l’exécution, au suivi et au contrôle du budget de l’État ainsi qu’à la tenue de la comptabilité publique et à la production des états financiers, occupe une place centrale dans le dispositif de gestion des finances publiques.

L’évolution du cadre de gestion budgétaire axée sur les résultats, la modernisation de la gestion publique, la digitalisation croissante des services de l’État, les exigences de fiabilité et de disponibilité de l’information financière ainsi que la nécessité d’assurer une meilleure interopérabilité entre les systèmes d’information publics rendent nécessaire une évaluation approfondie du dispositif existant.

Cette évaluation devra notamment permettre d’apprécier :

• l’adéquation du système aux processus métiers ;
• sa couverture fonctionnelle ;

– son architecture technique et applicative ;

• la qualité et la fiabilité des données ;
• les mécanismes d’interopérabilité ;
• les dispositifs de sécurité et de contrôle ;
• les capacités institutionnelles et humaines ;
• les conditions nécessaires à la modernisation du système.

Dans ce contexte, le Ministère en charge des finances envisage de recruter un cabinet spécialisé pour réaliser une étude diagnostique complète du Système d’Information Budgétaire et Comptable au Togo.

L’étude devra aboutir à un diagnostic documenté de l’existant ainsi qu’à des recommandations opérationnelles, hiérarchisées et budgétisées permettant d’engager la modernisation progressive du SIBC.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1.  Objectif général

L’objectif général de la mission est de réaliser un diagnostic complet du Système d’Information Budgétaire et Comptable du Togo, sur les plans institutionnel, fonctionnel, organisationnel, technique et technologique, et de proposer une stratégie ainsi qu’une feuille de route opérationnelle pour sa modernisation.

2.2.  Objectifs spécifiques

La mission vise spécifiquement à :

• analyser le cadre institutionnel, organisationnel, juridique et réglementaire applicable au SIBC ;

» dresser un état des lieux des applications, solutions, infrastructures et équipements concourant à la gestion budgétaire et comptable ;

• analyser l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système ;
• examiner la couverture fonctionnelle des processus de préparation, d’exécution, de suivi et de contrôle budgétaires ;
• examiner la couverture des processus comptables et de production des états financiers ;
• cartographier les principaux processus métiers et les flux d’information ;

» évaluer l’adéquation entre les fonctionnalités du SIBC et les besoins des utilisateurs ;

• analyser les interfaces et les mécanismes d’échange de données avec les autres systèmes d’information de l’administration publique ;
• évaluer la qualité, l’intégrité, la disponibilité, la traçabilité et la fiabilité des données ;
• analyser les dispositifs de sécurité, de sauvegarde, de continuité et de reprise d’activité ;
• évaluer les mécanismes de contrôle interne intégrés au système ;
• identifier les principaux risques fonctionnels, techniques, organisationnels et opérationnels ;
• analyser les compétences et capacités nécessaires à l’exploitation, à l’administration et à l’évolution du système ;
• réaliser une analyse des écarts entre le dispositif existant, les besoins identifiés, les exigences réglementaires et les bonnes pratiques pertinentes ;
• réaliser un benchmarking de systèmes d’information de gestion des finances publiques présentant des caractéristiques comparables ;
• identifier et hiérarchiser les besoins d’évolution du SIBC ;
• proposer des orientations et, le cas échéant, des scénarios de modernisation ;
• élaborer un plan d’actions priorisé et budgétisé ainsi qu’une feuille de route de

3.   RÉSULTATS ATTENDUS

Au terme de la mission :

• le cadre institutionnel, juridique et réglementaire du SIBC est analysé ;
• un état des lieux complet des systèmes, applications, infrastructures et bases de données est établi ;
• les principaux processus budgétaires et comptables sont cartographiés ;
• la couverture fonctionnelle du SIBC est évaluée ;
• l’architecture technique et applicative est documentée ;
• les mécanismes d’interopérabilité sont analysés ;
• la qualité et la gouvernance des données sont évaluées ;
• les dispositifs de sécurité et de continuité sont évalués ;
• les principaux risques et insuffisances sont identifiés ;
• une analyse SWOT du SIBC est établie ;
• une analyse des écarts (« gap analysis ») est réalisée ;
• les besoins d’évolution et de modernisation sont identifiés et priorisés ;
• les orientations ou scénarios de modernisation sont proposés ;
• un plan d’actions priorisé et budgétisé est élaboré ;
• une feuille de route de modernisation à court, moyen et long terme est élaborée ;
• les résultats de l’étude sont présentés et validés avec les principales parties

4.   CHAMP DE LA MISSION

L’étude couvrira au minimum les domaines suivants.

4.1.  Cadre institutionnel et réglementaire

Le cabinet analysera :

• le cadre juridique et réglementaire applicable ;
• les directives et normes communautaires pertinentes ;
• les responsabilités des différentes structures ;
• les mécanismes de gouvernance du SIBC ;
• les mécanismes de coordination entre les structures concernées.

4.2.  Processus budgétaires

L’étude portera notamment sur :

• la programmation budgétaire ;
• la préparation du budget ;
• l’exécution budgétaire ;
• l’engagement ;
• la liquidation ;
• l’ordonnancement ;
• le paiement ;
• le suivi de l’exécution ;
• le reporting budgétaire ;

• le contrôle budgétaire.

4.3.   Processus comptables

Le cabinet examinera notamment :

• la comptabilité budgétaire ;
• la comptabilité générale ;
• les opérations de trésorerie ;
• les rapprochements ;
• la production des états financiers ;
• les mécanismes de contrôle ;
• les dispositifs de reporting

4.4.  Architecture et infrastructures

Le diagnostic couvrira :

• l’architecture applicative ;
• l’architecture technique ;
• les bases de données ;
• les infrastructures serveurs ;
• les réseaux ;
• les systèmes d’exploitation ;
• les environnements de développement, test et production ;
• l’hébergement ;
• les performances ;
• la disponibilité et l’évolutivité.

4.5.  Interopérabilité

Le cabinet analysera les interfaces avec les principaux systèmes concernés, notamment ceux relatifs :

• aux impôts ;
• aux douanes ;
• au Trésor ;
• à la dette publique ;
• aux marchés publics ;
• aux ressources humaines et à la paie ;
• à tout autre système concourant à la gestion des finances

4.6.  Données et sécurité

L’étude portera notamment sur :

• la qualité des données ;

• leur intégrité ;
• leur disponibilité ;
• leur traçabilité ;
• leur confidentialité ;
• la gestion des habilitations ;
• les mécanismes d’authentification ;
• les sauvegardes ;
• la reprise après sinistre ;
• la continuité d’activité ;
• les mécanismes de journalisation et d’audit.

4.7.  Organisation et ressources humaines

Le cabinet analysera :

• les structures organisationnelles ;
• les rôles et responsabilités ;
• les compétences disponibles ;
• les besoins en renforcement de capacités ;
• les dispositifs de support et d’assistance ;
• les besoins en conduite du

5.   MÉTHODOLOGIE

Le cabinet proposera une méthodologie participative, structurée autour des principales étapes suivantes :

Phase 1 : Démarrage et cadrage

• réunion de lancement ;
• revue des documents disponibles ;
• clarification du périmètre ;
• identification des parties prenantes ;
• finalisation des outils de collecte ;
• élaboration du plan de travail détaillé.

Phase 2 : Collecte et analyse des données

• entretiens avec les responsables et utilisateurs ;
• questionnaires ;
• séances de travail ;
• collecte des documents fonctionnels et techniques ;
• analyse des données disponibles.

Phase 3 : Diagnostic fonctionnel et organisationnel

 

• cartographie des processus ;
• analyse des flux ;
• analyse des rôles et responsabilités ;
• analyse de la couverture fonctionnelle ;
• identification des doublons et ruptures de processus ;
• analyse des besoins des

Phase 4 : Diagnostic technique

• analyse de l’architecture ;
• analyse des applications ;
• analyse des bases de données ;
• analyse des infrastructures ;
• analyse des interfaces ;
• analyse de la sécurité ;
• analyse des performances ;
• analyse de la continuité d’activité.

Phase 5 : Analyse des risques et des écarts

Le cabinet réalisera :

• une analyse des risques ;
• une analyse du contrôle interne ;
• une analyse SWOT ;
• une analyse des écarts ;
• un benchmarking des pratiques

Phase 6 : Orientations et scénarios de modernisation

Le cabinet proposera :

• les principales orientations ;
• les options ou scénarios possibles ;
• les prérequis ;
• les avantages, contraintes et risques associés ;
• les conditions de mise en œuvre.
• Projet de dossier d’appel d’offres pour la sélection du fournisseur de la solution retenue

Phase 7 : Feuille de route

Le cabinet élaborera :

• les actions prioritaires ;
• les responsables ;
• les échéances ;

• les dépendances ;
• les ressources nécessaires ;
• les indicateurs ;
• l’estimation budgétaire ;
• la feuille de route

6.   LIVRABLES

Le cabinet devra produire les livrables suivants :

Rapport de démarrage et note méthodologique détaillée Fin de la semaine 2

• Rapport provisoire de diagnostic institutionnel, fonctionnel et organisationnel

Rapport de diagnostic technique couvrant l’architecture,

Fin de la semaine 8

• les infrastructures, les données, la cybersécurité et Fin de la semaine 10 l’interopérabilité

Rapport sur les orientations et scénarios de

• modernisation, incluant l’analyse comparative des options : solution sur mesure, COTS ou approche

hybride

Fin de la semaine 14

• Plan d’actions priorisé et budgétisé, estimation des coûts, Finde la semaine 16 calendrier de mise en œuvre et feuille de route
• Projet de dossier d’appel d’offres pour la sélection du Fr de la semaine 19 fournisseur de la solution retenue

• Rapport final intégrant les observations et recommandations des parties prenantes

Fin de la semaine 20

8

Supports PowerPoint pour les ateliers de présentation, de semaines 16 et 19 restitution et de validation

7.   PROFIL ET QUALIFICATIONS DU CABINET

• Profil général

Le cabinet devra être une structure légalement constituée, spécialisée dans les domaines suivants :

• systèmes d’information ;
• transformation numérique ;

– gestion des finances publiques ;

• audit et diagnostic des systèmes d’information ;

• architecture et intégration des systèmes ;
• gouvernance et sécurité des données.

Le cabinet devra disposer d’une capacité technique et organisationnelle suffisante pour mobiliser une équipe pluridisciplinaire et conduire une mission impliquant plusieurs administrations et systèmes d’information.

7.2.  Expérience générale du cabinet

Le cabinet devra justifier :

• d’au moins dix (10) années d’expérience générale dans le domaine des systèmes d’information, de la transformation numérique, de l’audit SI ou de la gestion des finances publiques ;
• d’au moins trois (3) références similaires réalisées au cours des dix (10) dernières années, portant sur le diagnostic, l’audit, la conception, la modernisation ou la transformation de systèmes d’information complexes ;
• d’au moins deux (2) références dans le secteur public ou auprès d’institutions publiques ;
• d’au moins une (1) référence portant spécifiquement sur un système d’information financier, budgétaire, comptable ou assimilé ;
• d’au moins une (1) expérience avérée dans l’analyse de l’interopérabilité entre plusieurs systèmes

d’information ;

• d’au moins une (1) capacité démontrée à conduire des missions impliquant plusieurs catégories d’utilisateurs et parties prenantes.

Les références du cabinet devront être documentées par des attestations de bonne exécution, contrats, certificats ou tout autre document permettant d’en vérifier la réalité.

8.   ÉQUIPE CLÉ À MOBILISER

Le cabinet devra proposer une équipe pluridisciplinaire composée au minimum des experts clés suivants.

• Expert 1 — Chef de mission / Expert principal en systèmes d’information de gestion

des finances publiques

Qualifications

• diplôme de niveau Bac+5 au minimum en informatique, systèmes d’information, génie logiciel, transformation numérique, gestion des finances publiques ou domaine équivalent
• au moins 10 années d’expérience professionnelle dans les systèmes d’information ;
• au moins une expérience en direction de missions complexes ;

• au moins une expérience en coordination d’équipes

Expérience spécifique

Le chef de mission devra avoir :

• participé ou dirigé au moins trois (3) missions de diagnostic, audit, conception ou modernisation de systèmes d’information complexes ;
• dirigé au moins une (1) mission relative à un système d’information de gestion financière publique (FMIS, IFMIS, SIGFIP, SIBC ou équivalent);
• au moins une expérience en gouvernance et architecture des systèmes d’information.
• une bonne connaissance des enjeux liés à la modernisation des finances publiques

Rôle

Il sera responsable de la coordination générale de la mission, de la supervision des experts, de la qualité des travaux et de la cohérence des livrables.

8.2.  Expert 2 — Expert en budget et gestion des finances publiques

Qualifications

• diplôme de niveau Bac+5 au minimum en finances publiques, économie, comptabilité, audit, gestion ou domaine équivalent ;
• au moins 8 années d’expérience professionnelle en gestion des finances

Expérience spécifique

• au moins trois (3) missions sur les processus budgétaires ;
• au moins une expérience dans l’analyse ou la cartographie des processus de préparation, d’exécution et de suivi budgétaire
• au moins une expérience des systèmes d’information budgétaires ou des projets de modernisation des finances publiques
• bonne connaissance du cadre de gestion des finances publiques dans l’espace

Rôle

 

Il sera chargé de l’analyse des processus budgétaires, de 1’évaluation de la couverture fonctionnelle du SIBC pour les fonctions budgétaires, de l’identification des besoins métiers, et de la formulation des recommandations relatives aux fonctions budgétaires.

8.3 Expert 3 – Expert en trésorerie, comptabilité publique et reporting financier

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac+5 minimum en comptabilité, audit, finances publiques, administration publique ou domaine équivalent ;
• Au moins huit (8) années d’expérience professionnelle dans les domaines de la comptabilité publique et de la gestion financière.

Expérience spécifique

• Participation à au moins trois (3) missions liées à la comptabilité publique ou aux systèmes financiers
• au moins une expérience dans l’analyse des processus de trésorerie, de comptabilité et de production des états financiers ;
• au moins une expérience des systèmes intégrés de gestion financière.
• Bonne connaissance des normes comptables du secteur public ainsi que des mécanismes de contrôle interne ;

Rôle

Il sera chargé de l’analyse des processus comptables et de trésorerie, de 1’évaluation des mécanismes de contrôle et de reporting, de l’analyse des besoins fonctionnels liés à la comptabilité publique ; et des recommandations relatives aux processus comptables et financiers.

8.4.  Expert 4 — Expert en architecture SI et interopérabilité

Qualifications

• diplôme Bac+5 minimum en informatique, architecture des systèmes, génie logiciel ou domaine équivalent ;
• au moins 8 années d’expérience professionnelle dans le domaine des systèmes d’information

Expérience spécifique

• au moins trois (3) missions en architecture, intégration ou interopérabilité des systèmes ;
• au moins une expérience en architecture applicative et technique ;
• au moins une expérience en maîtrise des mécanismes d’intégration, d’interopérabilité et d’échange de données.

Rôle

Il sera responsable de l’analyse de l’architecture, des interfaces, de l’interopérabilité et des options techniques de modernisation/

8.5.  Expert 5 — Expert en données, cybersécurité et continuité des activites

Qualifications

• diplôme Bac+5 minimum en informatique, cybersécurité, réseaux, systèmes ou domaine équivalent ;
• au moins 7 années d’expérience

Expérience spécifique

• au moins deux (2) missions d’audit, diagnostic ou sécurisation de systèmes d’information complexes ;
• au moins une expérience en bases de données, sécurité, sauvegarde et continuité d’activité.
• au moins une expérience dans l’évaluation des dispositifs de sécurité, de sauvegarde et de reprise après sinistre
• Bonne connaissance des standards et bonnes pratiques de cybersécurité

Rôle

Il analysera les infrastructures, les bases de données, la sécurité, la qualité des données, les sauvegardes et la continuité d’activité.

8.6.  Expert 6 — Expert organisation et conduite du changement

Qualifications

• diplôme Bac+5 minimum en organisation, management, ressources humaines, systèmes d’information ou domaine équivalent ;
• au moins 5 années d’expérience

Expérience spécifique

• au moins deux (2) missions en organisation ou conduite du changement ;
• au moins une expérience en dans des projets de transformation numérique ou de réforme
• au moins d’une expérience dans l’évaluation des compétences et des besoins de renforcement des

capacités

Rôle

Il sera chargé de l’analyse organisationnelle, des compétences, des besoins de renforcement des capacités et de la conduite du changement.

9.   CHARGE DE TRAVAIL INDICATIVE DES EXPERTS

À titre indicatif, la mobilisation minimale proposée est la suivante :

Expert

Nombre indicatif de personnes-

Chef de mission / Expert SI GFP

Coordination et diagnostic global

Expert Budgetaire Expert Tresor

Expert architecture/interoperabilité

Expert données/cybersécurité

Diagnostic budgétaire Diagnostic comptable

Diagnostic technique et architecture

Données, sécurité, infrastructures

Expert organisation/conduite du changement

Total indicatif

Organisation et capacités

Cette estimation constitue une base indicative. Le cabinet pourra proposer une mobilisation différente des experts, à condition de démontrer que celle-ci permet de couvrir intégralement les activités et livrables prévus dans les présents termes de référence.

10. DURÉE DE LA MISSION

La durée globale de la mission est estimée à vingt (20) semaines à compter de la date de notification de l’ordre de service ou de l’entrée en vigueur du contrat.

Cette durée comprend :

• la préparation et le démarrage ;
• la collecte des données ;
• les entretiens et consultations ;
• les analyses fonctionnelles et organisationnelles ;
• le diagnostic technique ;
• les analyses des risques et des écarts ;
• les ateliers ;
• la formulation des recommandations ;
• l’élaboration de la feuille de route ;
• la finalisation et la validation des

11. CALENDRIER INDICATIF

Semaines 1-2

Lancement, revue documentaire,

entretiens préparatoires et finalisation Rapport de démarrage de la méthodologie

Semaines 2—5

Collecte des données, entretiens et consultations avec les principales parties prenantes

Données collectées et comptes rendus des consultations

Semaines 4—8

Analyse institutionnelle, fonctionnelle Diagnostic institutionnel et

et organisationnelle et cartographie des processus

Analyse de l’architecture, des

fonctionnel provisoire

Semaines 6—10

 

Semaines 9—11

 

 

Semaines 11—14

infrastructures, des données, de la Diagnostic technique provisoire cybersécurité et de l’interopérabilité

Analyse des risques, du contrôle

interne, des écarts, benchmark et Analyse consolidée des écarts SWOT

Définition et comparaison des

scénarios de modernisation : solution Rapport d’orientations et scénario sur mesure, COTS ou approche recommandé

hybride

Élaboration du plan d’actions, de

Semaines 14-16

l’estimation des coûts, du calendrier de mise en œuvre et de la feuille de route

Atelier intermédiaire de présentation

Projet de feuille de route chiffrée

Semaine 16

 

 

Semaines 16-19

et de validation du diagnostic, du Observations consolidées des parties scénario recommandé et de la feuille prenantes

de route

Préparation du projet de dossier

d’appel d’offres pour la sélection du  Projet de dossier d’appel d’offres fournisseur de la solution retenue

Semaine 19

Atelier final de restitution et de validation de l’ensemble des livrables

Observations finales des parties

prenantes

Semaine 20

Intégration des observations et Rapport final, feuille de route finalisation de l’ensemble des définitive et projet final de dossier livrables d’appel d’offres

12. GOUVERNANCE ET SUPERVISION

La mission sera placée sous la supervision du Ministère en charge des finances. Un comité technique sera désigné pour assurer :

• la coordination institutionnelle ;
• la facilitation de l’accès aux données ;

• la mise en relation avec les structures concernées ;
• l’examen des livrables ;
• la formulation des observations ;
• la participation aux ateliers ;
• la validation technique des résultats.

Le cabinet devra travailler en étroite collaboration avec ce comité.

13. OBLIGATIONS DU CABINET

Le cabinet devra :

• mobiliser les experts proposés conformément au calendrier ;
• garantir la disponibilité effective des experts clés ;
• assurer la qualité technique des travaux ;
• respecter les délais contractuels ;
• assurer la confidentialité des informations ;
• signaler sans délai toute difficulté susceptible d’affecter le calendrier ;
• prendre en compte les observations du comité technique ;
• assurer la cohérence entre les différents

Tout remplacement d’un expert clé devra être préalablement soumis à l’approbation du Ministère et le remplaçant devra présenter des qualifications et expériences au moins équivalentes.

14. CONFIDENTIALITÉ

Le cabinet et ses experts seront soumis à une obligation stricte de confidentialité concernant toutes les informations, données, documents et systèmes auxquels ils auront accès dans le cadre de la mission.

Les informations obtenues ne pourront être utilisées à d’autres fins que celles de la présente mission.

15. PROPRIÉTÉ DES LIVRABLES

Tous les rapports, études, cartographies, matrices, analyses, supports et autres documents produits dans le cadre de la mission seront la propriété du Ministère en charge des finances.

Le cabinet ne pourra les reproduire ou les utiliser à d’autres fins sans autorisation préalable.

17. DISPOSITIONS FINALES

Le cabinet devra exécuter la mission conformément aux présents termes de référence, aux dispositions contractuelles et aux instructions du Ministère en charge des finances.

La mission sera considérée comme achevée après validation du rapport final et de l’ensemble des livrables prévus.

18. MODELE DE CURRICULUM VITAE (CV)
    1. Poste

 

2. Nom du Candidat [indiquer le nom du consultant]

 

3. Date de naissance Nationalité

 

4. Formations [Indiquer les études universitaires et autres études spécialisées de l’employé ainsi que les noms des institutions frèquentèes, les diplômes obtenus et les dates auxquelles ils l’ont èté|

 

5. Affiliation à des associations/groupements professionnels

6. Autres formations \lndiquer toute autre formation reçue depuis 5 ci-dessus\

 

 

7. Pays où le candidat a travaillé \Donner la liste des pays où le candidat a travaillé au cours des ï0

dernières annèes] :

 

 

8. Langues : \Indiquer pour chacune le degré de connaissance : bon, moyen, médiocre pour ce qui est de la Iangue parlée, lue et écrites

 

 

9. Expérience professionnelle : |En commençant par son poste actuel, donner la liste par ordre chronologique inverse de tous les emplois exercés par le candidat depuis la fin de ses études. Pour chaque emploi (voir le formulaire ci-dessous), donner les dates, le nom de l’employeur et le poste occupè.\

Depuis \année) jusqu’à \annèe\

Employeur :  Poste .

10. les Détail des tâches pour exécutées   [Indiquer toutes tâches exécutées chaque missionj	11. Expérience du candidat qui illustre le mieux sa compétence \Donner notamment les informations suivantes qui illustrent au mieux la compétence professionnelle du candidat pour les tâches mentionnées au point 11\   Nom du projet ou de la mission ‘     Année :     Lieu
Financement :     Principales caractéristiques du projet :     Poste :   Activités :

12. Attestation :

Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. J’accepte que toute déclaration volontairement erronée peut entraîner mon exclusion, ou mon renvoi si j’ai été engagé.

Date :

[Signature du Candidatj Jour/mois/annèe

 

OU

Nom du représentant habilité [joindre l’acte d’habilitationj .

 

Joindre une copie certifie conforme de la pièce d’identité du candidat