L’Organisation mondiale de la santé (OMS) recrute un Assistant administratif, G5, dans le cadre d’un Accord de services spéciaux (SSA), pour son bureau régional basé à Dakar, au Sénégal.
Référence du poste : 2604814
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Type de contrat : Accord de services spéciaux (SSA)
Durée du contrat : 12 mois
Temps de travail : Temps plein
Date de publication : 9 novembre 2026
Date limite de candidature : 23 novembre 2026 à 22h59.
Contexte et justification
Le Centre régional d’urgence de l’OMS joue un rôle essentiel dans le soutien à la préparation et à la réponse aux urgences de santé publique dans toute la région. Des systèmes administratifs efficaces et un soutien opérationnel adapté sont indispensables pour assurer la bonne mise en œuvre des activités du programme, le respect des politiques de l’OMS et l’obtention des résultats dans les délais impartis.
Compte tenu de la complexité des activités de coordination, de logistique et de gestion opérationnelle des programmes d’urgence, un soutien administratif dédié est nécessaire pour améliorer l’efficacité des procédures, renforcer la coordination et garantir le respect des règles administratives, financières et opérationnelles de l’OMS.
Objectif du poste
Le Centre régional d’urgence de l’OMS soutient les activités de préparation et de réponse aux urgences de santé publique. Dans ce cadre, l’Assistant administratif apporte un soutien essentiel à la coordination, à la logistique et à la gestion du bureau afin de garantir l’efficacité des opérations et le respect des procédures administratives, financières et opérationnelles de l’Organisation.
Objectifs du programme et de l’unité
La mission du Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire de l’OMS (HSM/EPR) est de renforcer les capacités des États membres à gérer les risques liés aux urgences sanitaires. Lorsque les capacités nationales sont dépassées, le programme dirige et coordonne la réponse sanitaire internationale afin de contenir les épidémies et d’apporter une assistance efficace aux populations touchées.
L’Unité de gestion et d’administration du Programme des urgences sanitaires est chargée d’assurer la gestion efficace et le soutien administratif du programme. Elle veille également à ce que les opérations d’urgence de l’OMS disposent, dans les meilleurs délais et de manière durable, des ressources financières et humaines nécessaires.
Ses responsabilités comprennent notamment la fourniture de services administratifs de qualité dans les domaines des ressources humaines, des finances, de la planification du travail et de la gestion des subventions, y compris pendant les interventions d’urgence. Elle assure également le suivi de l’application des procédures opérationnelles standard (SOP) et le respect des règles internes, dans une démarche d’amélioration continue.
Contexte organisationnel
L’Organisation mondiale de la santé (OMS) dirige les efforts mondiaux visant à promouvoir la santé, à protéger les populations et à répondre aux urgences de santé publique.
Le cluster Préparation et Réponse aux Situations d’Urgence (EPR) a pour objectif de renforcer les capacités des pays à faire face aux urgences sanitaires grâce à la planification, aux systèmes de surveillance et aux mécanismes de coordination des interventions.
Dans ce contexte, le Centre régional d’urgence de l’OMS constitue une plateforme de coordination qui soutient les activités de préparation et les opérations de réponse aux situations d’urgence.
L’Assistant administratif travaille au sein de l’équipe et assure un soutien administratif et opérationnel. Il veille au bon fonctionnement des processus logistiques, d’approvisionnement et de coordination.
Le poste s’exerce dans le respect des règles, réglementations, politiques et procédures opérationnelles standard de l’OMS. Il requiert une autonomie modérée dans la hiérarchisation des tâches, tout en garantissant le respect des procédures.
Le titulaire du poste collabore régulièrement avec les unités internes, notamment celles chargées des opérations, des finances, des ressources humaines et des achats. Il entretient également des relations avec les parties prenantes externes, notamment les entités gouvernementales, les partenaires, les fournisseurs et les prestataires de services.
Résumé des tâches assignées
Sous la supervision de l’Officier des opérations, l’Assistant administratif assure un soutien administratif et opérationnel afin de garantir le bon fonctionnement du Centre régional d’urgence de l’OMS.
Ses principales responsabilités sont les suivantes :
- Coordination des réunions et événements
- Organiser et coordonner les réunions, ateliers et sessions de formation du Centre.
- Préparer les ordres du jour, les documents de référence et les dossiers de réunion.
- Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions et des actions convenues.
- Gérer l’inscription des participants et les aspects logistiques à l’aide de systèmes tels que CVENT.
- Organiser les salles, la restauration, les équipements et les fournitures nécessaires, conformément aux procédures de l’OMS.
- Gestion des voyages et de la logistique
- Traiter les demandes de voyage (TR) et les demandes de remboursement de frais dans SAP Concur.
- Coordonner les déplacements, notamment les réservations de vols, l’hébergement, les visas et les transports.
- Fournir un appui logistique au personnel, aux consultants et aux participants aux réunions.
- Veiller au respect des politiques et des délais de l’OMS en matière de déplacements.
- Soutien aux achats et conformité
- Initier et traiter les demandes d’approvisionnement conformément aux règles et réglementations de l’OMS.
- Acquérir les fournitures de bureau, les équipements et les services nécessaires au fonctionnement du Centre.
- Soumettre et assurer le suivi des bons de commande, y compris les bons de commande liés aux dépenses de fonctionnement du bureau et du personnel.
- Collaborer avec les fournisseurs et veiller à la livraison des biens et services dans les délais prévus.
- Gestion des bureaux et des installations
- Superviser les activités quotidiennes du bureau, notamment la maintenance, le nettoyage et les réparations.
- Coordonner les activités avec les structures chargées de la gestion des installations, notamment KUTRRH, pour les services partagés.
- Veiller à la disponibilité et à la bonne gestion des équipements et fournitures de bureau.
- Participer à la gestion de l’inventaire du bureau.
- Soutien au protocole et à l’administration
- Rédiger les correspondances courantes, les procès-verbaux et les documents administratifs.
- Préparer les notes verbales et apporter un soutien aux procédures protocolaires.
- Faciliter les démarches relatives aux visas et aux autorisations officielles pour le personnel et les visiteurs.
- Coordination et rapports
- Fournir chaque semaine des mises à jour administratives au superviseur.
- Assurer la liaison avec les unités opérationnelles de l’OMS sur les questions financières, d’approvisionnement et de ressources humaines.
- Coordonner les activités avec les parties prenantes externes, notamment les partenaires, les fournisseurs et les entités gouvernementales.
- Contribuer à la documentation et à l’archivage des dossiers conformément aux normes de l’OMS.
- Exécuter toute autre tâche confiée par le superviseur.
PROFIL RECHERCHÉ
Compétences
Les candidats doivent posséder les compétences suivantes :
- Communiquer de manière crédible et efficace.
- Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles.
- Utiliser efficacement les ressources.
- Favoriser l’intégration et le travail d’équipe.
Compétences fonctionnelles et connaissances
- Posséder de solides compétences organisationnelles et administratives, avec une grande attention aux détails.
- Être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de définir efficacement les priorités, même sous pression.
- Avoir de bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, ainsi que la capacité d’interagir avec des interlocuteurs variés.
- Avoir une bonne connaissance des procédures administratives, des processus d’approvisionnement et des systèmes de gestion des déplacements.
- Être capable de travailler de manière autonome tout en respectant les politiques et procédures de l’Organisation.
Formation
Exigences essentielles :
- Avoir achevé les études secondaires ou posséder un diplôme équivalent.
Qualifications souhaitables :
- Être titulaire d’un premier diplôme universitaire en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement reconnu et accrédité.
- Une formation en secrétariat ou dans un domaine administratif constitue un atout.
Expérience professionnelle
Exigences essentielles :
- Justifier d’au moins trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif.
- Avoir une expérience dans le soutien aux opérations, à la logistique ou à la mise en œuvre de programmes.
- Justifier d’une expérience dans la coordination de réunions, de déplacements et de procédures d’approvisionnement.
- Posséder de solides compétences organisationnelles et une bonne capacité de gestion du temps.
- Être capable de travailler efficacement sous pression et de respecter les délais.
Expérience souhaitable :
- Une expérience professionnelle antérieure au sein des Nations Unies, du Fonds pandémique, de la Banque mondiale ou dans des mécanismes similaires constitue un atout.
Langues
- Excellente maîtrise du français.
- Une connaissance pratique de l’anglais ou du portugais constitue un atout.
Autres compétences (informatiques)
- Maîtriser les applications Microsoft Office, notamment PowerPoint et Excel.
- Avoir une bonne connaissance générale des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Comment postuler ?
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature en ligne sur la plateforme de recrutement de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), en recherchant la référence 2604814.
Date limite de candidature : 23 novembre 2026 à 22h59.
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