L’Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) est un organisme de formation des Nations Unies. Il fournit aux individus, aux gouvernements et aux organisations les connaissances et les compétences nécessaires pour relever efficacement les défis mondiaux contemporains.
POSTE : Stage – Section Finances et Budget
Ce stage permettra d’appuyer la section Finances et Budget dans les opérations financières, le soutien aux programmes liés aux voyages, l’analyse des données, la comptabilité de fin d’exercice, la préparation des états financiers et la coordination des audits externes.
Le stagiaire devra :
- Examiner et traiter les demandes de voyage individuelles et de groupe, y compris la vérification des budgets de projet et des soldes de trésorerie disponibles, conformément aux politiques internes de l’UNITAR.
- Traiter les demandes de remboursement de frais de voyage et clôturer les dossiers de voyage complétés avec précision et rapidité.
- Veillez à ce que la base de données de voyages soit exacte, complète et à jour.
- Inscrivez les participants aux voyages de groupe et rechargez les cartes prépayées via le système Swiss Bankers, garantissant ainsi un traitement précis et rapide de toutes les demandes.
- Surveiller les stocks de cartes prépayées et tenir des registres précis et à jour afin de permettre un réapprovisionnement en temps opportun.
- Contribuer à la clôture des comptes de fin d’année en préparant les documents financiers justificatifs, en enregistrant les écritures comptables et en veillant au respect des politiques internes d’UNITAR.
- Appuyer la coordination des audits externes en rassemblant les preuves, en préparant les informations demandées et en assurant le suivi des points d’action concernant les opérations de voyage de l’UNITAR.
Dans le cadre des projets et activités qui lui seront confiés, le stagiaire devra :
- Acquérir une connaissance approfondie des processus comptables, budgétaires et de voyage au sein d’une organisation des Nations Unies, y compris les principaux flux de travail, outils et systèmes de planification des ressources de l’entreprise.
- Acquérir une expérience pratique en matière de clôture des comptes de fin d’exercice et de préparation des états financiers à l’échelle de l’organisation, conformément aux normes et aux délais applicables des Nations Unies.
- Apprendre à interpréter et à appliquer le Règlement financier des Nations Unies et les politiques et procédures pertinentes dans le travail quotidien.
- Les transactions financières et comptables liées aux voyages sont traitées avec exactitude et dans les délais impartis, conformément aux politiques, règles et réglementations applicables.
- Les inscriptions aux voyages de groupe et les demandes de cartes prépayées sont effectuées avec précision et dans les délais convenus.
- Un stock suffisant de cartes prépayées est maintenu, avec des cartes disponibles en cas de besoin pour le traitement des voyages de groupe.
- Les procédures administratives internes sont réalisées dans les délais impartis.
- Les documents financiers sont traités dans le système ERP dans les délais internes établis.
- Les transactions financières sont pleinement conformes aux politiques, procédures et directives applicables des Nations Unies et de l’UNITAR.
- Aucun problème de non-conformité imputable au travail du stagiaire n’a été identifié lors des évaluations de supervision ou de performance.
- Les programmes font état d’un niveau de satisfaction élevé quant au service axé sur le client offert par les stagiaires.
- Les communications nécessitant une action sont traitées dans les délais convenus.
- Les calculs, les informations, les projets de correspondance et les documents sont exacts, comme l’ont confirmé les contrôles de supervision ou les contrôles de qualité.
- Les transactions et communications financières nécessitent un minimum de corrections en raison des erreurs.
- Les problèmes sont traités rapidement ou transmis aux niveaux supérieurs et résolus dans les délais convenus.
Le stagiaire sera placé sous la responsabilité directe du chef de la section Finances et Budget et travaillera en étroite collaboration avec les agents des finances et du budget, les assistants des finances et du budget et ses collègues du service Voyages.
Date de début : Dès que possible
Durée : six mois
Frais divers : CHF 900 / mois
Critères d’admissibilité :
Les candidats doivent être inscrits en licence, master ou doctorat (en comptabilité, finance, budget, gestion ou domaine connexe) ou être jeunes diplômés de ces filières (en cas de sélection, ils devront débuter leur stage dans les deux ans suivant l’obtention de leur diplôme). Ils doivent démontrer une connaissance des principes de la comptabilité financière et des processus budgétaires. La maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint, ainsi que la connaissance des logiciels financiers ou des progiciels de gestion intégrée (PGI/ERP) (par exemple, Oracle, SAP) sont des atouts. Les candidats doivent faire preuve d’une grande rigueur et d’une grande précision dans le traitement des données financières, démontrer un esprit d’analyse et des aptitudes à la résolution de problèmes, et être capables de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe .
Langues :
La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance du français est souhaitable. La connaissance d’une autre langue est un atout.