Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui œuvre pour une transformation profonde des systèmes de santé afin de protéger les populations contre les maladies et d’améliorer leur santé.
Management Sciences for Health (MSH) collabore avec des partenaires locaux, des ministères de la Santé aux communautés, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH est présente dans plus de 150 pays et contribue à garantir un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité partout dans le monde.
Management Sciences for Health (MSH) recherche un directeur principal des finances et de l’administration pour deux projets financés par le gouvernement américain (USG) en Éthiopie : la mise en œuvre de la stratégie mondiale de santé America First (AFGHS) et le projet de renforcement de la chaîne d’approvisionnement (SCS).
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Le/La Directeur/Directrice principal(e) des finances et de l’administration (DFFA) relève du/de la Chef de projet et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de direction du projet afin d’assurer une gestion financière et opérationnelle de haut niveau, ainsi qu’un soutien à la gestion des sous-traitances.
Il/Elle veille à ce que les fonctions financières et opérationnelles contribuent à la mise en œuvre efficace et dans les délais impartis des travaux techniques des projets et soient intégrées à l’ensemble des projets du bureau Management Sciences for Health (MSH) en Éthiopie, dans le but d’optimiser les coûts et de fournir des services de qualité en temps opportun.
Il/Elle conseille l’équipe de direction du projet afin de garantir que les ressources sont allouées et utilisées conformément aux exigences contractuelles, à la réglementation applicable et aux normes et procédures en vigueur.
Le/La DFFA assure la liaison avec les équipes de direction des projets, les partenaires locaux, le Département d’État américain et le siège social de Management Sciences for Health (MSH) concernant tous les aspects de la mise en œuvre des programmes, les aspects contractuels, la gestion des risques, la sûreté et la sécurité, la gouvernance et toutes les autres questions relatives aux finances et à l’administration.
Il/Elle travaille en collaboration avec les équipes de direction des projets afin de garantir que toutes les dépenses, les paiements, les achats, les bureaux nationaux et régionaux, ainsi que la gestion du parc automobile sont effectués conformément aux normes et réglementations du gouvernement américain et de Management Sciences for Health (MSH).
Le SDFA assure un leadership faisant autorité sur toutes les questions budgétaires, de suivi des dépenses, de rapports financiers et de contrats afin de garantir la mise en œuvre rapide et efficace des activités du programme en Éthiopie.
Le/La SDFA supervisera la gestion financière des projets AFGHS et SCS en Éthiopie. Cela inclut la supervision des achats, des sous-contrats, des technologies de l’information, de la logistique, de la comptabilité et des finances, ainsi que de la tenue des registres.
Cette personne sera responsable de la gestion des budgets alloués et de la préparation des rapports financiers et des factures à soumettre au Département d’État américain.
Elle veillera à ce que les fonds dépensés soient conformes aux réglementations et politiques du gouvernement américain. Elle mettra en œuvre des mesures de prévention de la fraude et s’assurera de l’efficacité des systèmes et processus mis en place pour soutenir la réalisation du projet.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Gestion financière :
Diriger le processus d’élaboration du budget annuel du programme, incluant la gestion du plan de travail annuel, des budgets de projet et d’activité, et le respect des budgets approuvés pour les dépenses du programme ; garantir la cohérence, l’exhaustivité et l’exactitude des coûts, leur conformité aux politiques et pratiques établies, et collaborer avec le personnel à l’élaboration des budgets des activités techniques, le cas échéant. Réviser les budgets globaux et ceux des sous-traitants au besoin tout au long de l’année.
Maintenir des systèmes de suivi budgétaire des programmes incluant les données financières, contractuelles et d’attribution.
Fournir régulièrement des analyses de l’avancement des projets à la direction et aux contacts du Département d’État. Fournir également tout rapport ponctuel demandé par le Département d’État. Par ailleurs, réaliser des analyses financières régulières des dépenses du programme, documenter et suivre la performance globale, analyser les tendances et identifier les écarts afin de garantir une gestion de projet efficace et rigoureuse.
Responsable de la coordination des activités de gestion des contrats. Collaboration avec l’équipe du programme, le siège et les partenaires pour la rédaction, la gestion et le suivi de la mise en œuvre des contrats. Fourniture de rapports d’avancement réguliers à l’équipe de gestion du programme.
Assurer la coordination du bureau local avec le siège social de MSH et la direction du projet à l’échelle mondiale pour la préparation des budgets et des modifications budgétaires à soumettre au Département d’État américain (DOS). Ces documents seront examinés par le responsable des contrats ou le responsable principal des contrats de MSH avant leur soumission au DOS.
Surveiller les ajustements apportés au budget annuel chaque fois que cela s’avère nécessaire.
Coordonner les demandes de fonds mensuelles, en fonction du budget et des prévisions de trésorerie, afin de garantir que le programme dispose de tous les fonds nécessaires à son fonctionnement.
Examiner les bons de commande et consulter le chef d’équipe pour approbation avant l’émission des bons de commande pour l’acquisition de biens et services commerciaux dans le cadre du programme, dans les limites convenues.
S’assurer que tout le personnel du programme est formé aux règles et réglementations du gouvernement américain et au respect de l’accord de coopération ou du contrat.
Administration et opérations :
Collaborer avec la direction du projet pour (a) garantir que les activités et les opérations de gestion du projet sont mises en œuvre conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de MSH, aux procédures opérationnelles standard et aux lois et réglementations locales, et (b) préserver la réputation de MSH – intégrité financière, contractuelle et politique.
Appuyer la direction du projet dans la gestion du projet, en alignant le personnel, les systèmes et les autres ressources sur le plan de travail annuel et le budget afin de fournir un soutien opérationnel et administratif opportun, rentable, réactif et de haute qualité, dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement doté de contrôles internes adéquats, en adhérant aux réglementations contractuelles, aux politiques de MSH et aux procédures opérationnelles standard.
Veiller à soumettre en temps voulu les rapports administratifs et financiers au chef d’équipe et au bureau des opérations de l’entreprise, conformément aux exigences.
Assurer la supervision administrative du personnel de soutien spécifique au projet et être responsable de leur gestion du rendement (y compris les résultats réguliers, les points de contrôle, les évaluations formelles, la supervision de soutien, les récompenses, la formation, le coaching et le soutien au développement de carrière).
En collaboration avec les équipes de direction du projet, coordonner l’exécution des examens ou audits financiers, opérationnels et de programmes internes/externes, et assurer un suivi rapide des conclusions et recommandations des examens ou audits.
Gestion des sous-contrats :
Assurer la supervision et le contrôle généraux du personnel de gestion des sous-subventions afin de garantir une administration efficace de toutes les sous-subventions, sous-contrats et sous-accords conformément aux exigences des donateurs, aux politiques de Management Sciences for Health (MSH) et aux procédures de projet approuvées.
Superviser la gestion des processus de sous-attribution, y compris les demandes de candidature, la sélection des partenaires et la documentation relative à l’attribution, les évaluations préalables à l’attribution, les plans de renforcement des capacités et de suivi de la conformité, la négociation de l’attribution, les modifications et la clôture.
S’assurer que le personnel chargé de la gestion des sous-traitances assure une coordination régulière avec les sous-traitants locaux et internationaux, le siège social de Management Sciences for Health (MSH), le bureau des contrats de l’entreprise, la direction du projet et les autres parties prenantes concernées en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre, la conformité et la performance des sous-traitances.
Assurer la supervision afin de garantir que les sous-bénéficiaires respectent les termes et conditions de la subvention, les politiques et procédures applicables et les réglementations des donateurs ; veiller à ce que le personnel de gestion des sous-subventions fournisse des conseils, une formation et une assistance technique pour renforcer les capacités des sous-bénéficiaires.
Examiner et approuver les actions liées aux sous-contrats, y compris les factures et les paiements, le cas échéant, et assurer la documentation, le suivi, le reporting et la résolution en temps opportun des problèmes de gestion des sous-contrats.
Gestion des bureaux de pays :
Appuyer le représentant national dans toutes les questions de gestion du bureau de pays de MSH en Éthiopie.
Appuyer l’intégration et la supervision de la gestion financière, des opérations et du soutien administratif au sein d’une structure de services partagés qui réponde aux besoins du projet et respecte les exigences de conformité applicables des donateurs.
Veiller à ce que tous les dossiers, enregistrements, licences, numéros d’identification, numéros d’identification fiscale, dossiers de pension des employés, rapports périodiques à l’Autorité des organisations de la société civile (ACSO) et commentaires de l’Autorité des bureaux de pays de MSH soient tenus en bon ordre.
Veiller à ce que tous les dossiers et la correspondance nécessaires du bureau de pays soient organisés conformément aux exigences de Management Sciences for Health (MSH) et que les communications relatives aux affaires de l’entreprise soient traitées en temps voulu.
Veillez à ce que le renouvellement de l’enregistrement du bureau MSH Éthiopie soit effectué périodiquement et en temps voulu.
Gestion des risques :
Appuyer la direction du projet dans la gestion des registres des risques du pays et des projets.
Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du registre des risques des projets et prendre des mesures proactives pour atténuer les risques liés aux fonctions opérationnelles.
Participer et apporter un soutien à la mise en œuvre des activités liées à la conformité, notamment en répondant aux demandes d’examen et d’audit de la conformité et en facilitant la mise en œuvre des mesures correctives, le cas échéant.
Assumer la responsabilité de la gestion des risques et de la bonne gouvernance.
Gestion de la sûreté et de la sécurité :
Assurer la supervision générale de la sûreté et de la sécurité des opérations de MSH en Éthiopie, y compris la supervision du responsable de la sécurité basé dans le pays et la coordination avec la direction du projet, le siège, les donateurs et les parties prenantes externes sur les questions liées à la sécurité.
Assurer la supervision et le respect des politiques, procédures et pratiques de sécurité de MSH, y compris le signalement des incidents, la sécurité des déplacements intérieurs, la communication d’urgence, la préparation, les systèmes d’intervention et les fournitures.
Veiller à ce que les plans de sécurité, les listes de contacts d’urgence et les informations confidentielles des contacts du personnel, ainsi que les systèmes connexes, soient maintenus et mis à jour, et favoriser l’acceptation par la communauté de la présence et des activités de Management Sciences for Health (MSH).
S’assurer que le responsable de la sécurité dirige les formations en matière de sécurité, les séances d’information du personnel et des visiteurs, ainsi que l’orientation des nouveaux employés en collaboration avec la direction du projet.
Général :
S’assurer que les actions du projet sont régies par les normes d’éthique et de conduite des affaires les plus élevées, conformément aux politiques et procédures applicables de Management Sciences for Health (MSH), notamment en donnant l’exemple au sommet de la hiérarchie en matière de conduite des affaires éthique et conforme.
Contribuer au maintien du travail d’équipe, de la discipline, de bonnes relations de travail et de la productivité.
Veillez à ce que le personnel de l’unité facture son temps pour les différentes activités du projet d’une manière qui reflète fidèlement son niveau d’effort.
QUALIFICATIONS
Maîtrise en administration des affaires, en finance et en comptabilité ou dans une autre discipline pertinente ou expérience équivalente.
Au moins 8 ans d’expérience dans la gestion, à des postes à responsabilités croissantes, des questions liées aux finances, aux achats, à la gestion des contrats, à la logistique et/ou aux ressources humaines pour des programmes d’aide au développement international d’une valeur en dollars similaire.
Une expérience significative des projets financés par le gouvernement américain en Éthiopie, ainsi qu’une expérience de terrain régionale fortement souhaitable, sont indispensables.
Connaissance approfondie des exigences de conformité et de reporting financier du gouvernement américain.
Solides compétences en leadership, mentorat, gestion, planification, analyse et organisation, démontrées par la capacité à travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe, à évaluer les priorités et à gérer diverses activités avec souci du détail.
Leadership et compétences avérés en matière de négociation et de gestion des conflits.
Expérience avérée en matière d’assistance technique aux organisations et de formation.
Excellentes compétences analytiques et de communication orale et écrite, avec une maîtrise de l’anglais et de l’amharique.
Compétences informatiques, notamment une maîtrise avancée d’Excel. Bonne maîtrise de Word, Outlook et PowerPoint. La connaissance de Costpoint et d’OpenProject est un atout.
Expérience avérée dans le maintien d’une excellente communication avec le siège social de Management Sciences for Health (MSH).
Capacité à voyager.
Management Sciences for Health (MSH) est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. Toutes les candidatures qualifiées seront examinées sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, le handicap, le statut d’ancien combattant protégé ou toute autre catégorie protégée par les lois fédérales, étatiques et locales applicables.
Management Sciences for Health (MSH) se conforme à l’article 503 de la loi sur la réadaptation professionnelle, à l’article 4212 de la loi sur l’aide à la réinsertion des anciens combattants de la guerre du Vietnam, telle que modifiée, et à toutes les réglementations applicables connexes.