Ce qu’il faut savoir sur World Vision International
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World Vision International recrute pour plusieurs postes.
Poste 1 : Responsable des systèmes et de l’administration des personnes et de la culture
Lieu : Freetown, Sierra Leone
Date de fin : 7 novembre 2026
Type de contrat de travail : employé à durée déterminée
Description de l’emploi:
Résumé du poste
Fournir un soutien administratif au département P&C de World Vision International Sierra Leone dans les domaines suivants : coordination générale des activités P&C, calendrier et planning des dévotions, gestion des informations de la base de données SIRH, gestion du régime d’assurance maladie, planification et mise en place des lieux de réunion/formation, suivi des membres de l’équipe sur les points d’action/plans ; coordination de la logistique des déplacements pour les activités et formations du personnel planifiées par P&C, et gestion des fournitures de bureau.
Le responsable des systèmes et de l’administration des P&C est chargé de saisir et de tenir à jour avec précision les informations relatives aux employés dans le système Workday, de résoudre les problèmes, de les identifier et de les signaler en temps opportun, tout en assurant la qualité de la base de données, une intégration fluide de la plateforme et un suivi auprès du personnel concernant la soumission en temps voulu des rapports LDR.
Le responsable des systèmes et de l’administration des P&C travaille en étroite collaboration avec le coordonnateur des P&C pour la gestion des connaissances des P&C, tant pour le classement des documents papier que pour le classement électronique ; il assure le maintien d’un classement bien structuré des documents actifs et archivés, qu’ils soient papier ou électroniques.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS AU SEIN DE WORLD VISION INTERNATIONAL
Administration de Workday
Saisie et suivi précis des informations relatives au personnel et mise à jour des dossiers du personnel sur Workday en fonction des besoins.
Assure la qualité et la cohérence du système d’information de la base de données des employés Workday, résout les problèmes, analyse et identifie les erreurs et les problèmes rencontrés par les employés.
Veillez à ce que les plaintes/problèmes des employés/gestionnaires sur Workday soient traités rapidement et résolus de manière opportune et appropriée.
Générer des rapports de répartition de la main-d’œuvre de fin de mois de qualité et cohérents pour World Vision International Sierra Leone et les partager avec le service financier pour le codage des salaires du personnel.
Garantit la qualité et la cohérence des informations de la base de données Workday, notamment en ce qui concerne la gestion de l’organisation et l’administration du personnel.
Assure une intégration fluide avec d’autres plateformes telles que Horizon, Sun Systems et la paie.
Crée et exécute des requêtes personnalisées et standard afin de fournir les statistiques et les rapports nécessaires à la direction pour la prise de décisions clés.
LDR encodé pour le personnel n’utilisant pas Outlook.
Administration de l’assurance maladie du personnel
Assurer la liaison directe avec l’organisme d’assurance maladie. Coordonner l’inscription rapide de tous les nouveaux employés et de leurs personnes à charge.
Surveillez les rapports d’utilisation et communiquez en temps opportun avec le personnel si celui-ci approche de ses limites et lorsqu’il les dépasse.
Faciliter le paiement rapide de toutes les factures des prestataires de services et assurer un suivi afin de garantir que les primes de remboursement World Vision International Sierra Leone soient payées par l’assureur maladie.
Enquêter sur toutes les anomalies et tous les services insatisfaisants fournis par le prestataire, tels que signalés par le personnel.
Superviser l’efficacité et la performance des fonctions exercées par les prestataires de soins médicaux.
Déterminer la marche à suivre appropriée pour résoudre les problèmes de service à la clientèle qui s’aggravent entre le personnel et les fournisseurs d’assurance médicale.
Gestion des fichiers
Assurer la création et la mise à jour des dossiers personnels du personnel
Veillez à ce que tous les documents du personnel soient dûment et correctement classés dans leurs dossiers personnels respectifs.
Veillez à ce que tous les dossiers personnels du personnel soient correctement conservés en lieu sûr.
Appui à la mise en œuvre du système de gestion des connaissances et des archives WVISL-P&C.
Assurez-vous que les documents mensuels relatifs à la paie, à la NASSIT, à la retenue à la source et au transport soient correctement classés.
Assurez-vous que toute la correspondance externe relative aux biens et responsabilité civile soit correctement classée.
Soutien au recrutement et à la gestion des performances
Soutien au processus de partenariat pour la performance
Développer et gérer l’outil de suivi des contrats du personnel afin d’améliorer le suivi des dates de début et de fin de ces contrats, en envoyant des rappels et en informant le responsable des ressources humaines en cas de prolongation possible.
S’assurer que toutes les procédures de fin de contrat sont dûment respectées et que les contrats sont renouvelés aux dates d’échéance.
Collecter et gérer la base de données des CV reçus.
Soutien dans tous les processus de recrutement.
Collaborer avec le coordonnateur des ressources humaines pour mettre en œuvre un programme d’orientation/d’intégration pour les nouvelles recrues, impliquant tous les chefs de service.
Rassemblez tous les documents relatifs aux avantages sociaux de fin de service pour le personnel sortant et partagez-les avec le responsable des ressources humaines.
Administration générale du département des assurances et des assurances
Fournir un soutien administratif et de secrétariat au département P&C, y compris l’organisation des réunions départementales, des ateliers, la prise de notes, la diffusion des comptes rendus de réunion après vérification par l’organisateur, et la documentation des comptes rendus de réunion.
Superviser la logistique des déplacements du département des Ressources Humaines et de la Culture. Coordonner les déplacements nationaux et internationaux des membres de l’équipe des Ressources Humaines et de la Culture.
Superviser les fournitures de bureau afin de garantir que le département dispose des fournitures nécessaires. Assurer le réapprovisionnement régulier des fournitures de bureau et apporter un soutien à la mise en œuvre efficace des initiatives relatives aux ressources humaines et à la culture au siège social.
Apporter un soutien au responsable des ressources humaines en fournissant la documentation nécessaire à la mise en place de la paie mensuelle lors de l’embauche de nouveaux employés et en rassemblant toute la documentation pertinente.
Apporter un soutien aux employés dans l’interprétation et l’application des politiques, des procédures et des conditions de service.
Photocopiez et archivez tous les bulletins de paie mensuels, les formulaires NASSIT, PAYE et les indemnités de transport.
Effectuer un suivi auprès du personnel afin de s’assurer que toutes les données biographiques/informations personnelles du personnel sont mises à jour régulièrement.
Assurez-vous auprès du personnel qu’il mette à jour régulièrement ses dossiers NASSIT.
Responsable de l’approvisionnement en fournitures de bureau du département P&C.
Autre
Effectuer toute autre tâche assignée.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES
Diplôme de licence minimum en ressources humaines
Au moins 3 ans d’expérience dans l’utilisation d’un système d’information des ressources humaines.
Une certification en techniques d’animation est préférable.
Environnement/Conditions de travail :
Environnement de travail : Travail de bureau avec déplacements sur le terrain
Déplacements : 10 % de déplacements nationaux sont requis.
Tous les candidats retenus devront se soumettre à une vérification de leurs antécédents judiciaires, adaptée au poste et au lieu d’affectation, ainsi qu’à une vérification des sanctions antiterroristes, dans le cadre du processus d’habilitation préalable à leur prise de fonction.
Poste 2 : Coordonnatrice Foi et Développement – Projet de protection de l’avenir
