Fondée en 1915 avec Helen Keller comme membre fondatrice, Helen Keller International œuvre pour préserver la vue et sauver des vies, notamment celles des personnes les plus vulnérables et défavorisées.
Basée à New York, Helen Keller International propose actuellement des programmes dans 21 pays d’Afrique et d’Asie, ainsi qu’aux États-Unis.
L’organisation lutte contre les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition en mettant en œuvre des programmes fondés sur des données probantes et la recherche.
Au Kenya, Helen Keller collabore avec le ministère de la Santé à la mise en œuvre de projets de santé et de nutrition visant à renforcer le système de santé et à fournir de la vitamine A et des traitements vermifuges aux enfants de différents comtés.
Helen Keller recrute pour un nouveau poste.
Intitulé : Responsable des achats
Unité : Bureau du Kenya
Lieu : Nairobi, Kenya
Relève du : Directeur adjoint des opérations
Niveau : 5
Statut : Temps plein
Étendue du poste
Helen Keller International recherche un responsable des achats expérimenté qui prendra en charge l’intégralité du cycle d’approvisionnement pour le bureau de pays du Kenya, en étroite collaboration avec les équipes de programme, financières et techniques, ainsi qu’avec les homologues régionaux et mondiaux en matière d’achats, afin de garantir un approvisionnement compétitif, conforme et en temps opportun en biens et services.
Relations fonctionnelles et managériales
Relève du : Directeur adjoint des opérations
Subordonnés directs : Aucun
Principaux interlocuteurs internes : équipes de programme, de finance et techniques ; homologues des achats régionaux et mondiaux ; responsable des opérations (coordination du transfert et de la réception des actifs).
Principales relations externes ; fournisseurs et prestataires ; membres du comité d’approvisionnement ; personnes-ressources pour la conformité des donateurs, le cas échéant
Principales responsabilités
Approvisionnement
Gérer l’intégralité du cycle de vie des achats, de la planification à la clôture, en passant par l’approvisionnement, l’attribution du contrat, la livraison et la gestion du contrat, en garantissant l’efficacité, le rapport qualité-prix et la conformité tout au long du processus.
Assurer le respect intégral des politiques d’approvisionnement de Helen Keller Intl, des réglementations des donateurs, des lois locales applicables et des procédures organisationnelles, tout en maintenant une transparence et une responsabilité totales.
Élaborer et mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement qui favorisent une concurrence loyale, la rentabilité, le respect des délais de livraison, l’atténuation des risques et un engagement durable des fournisseurs.
Diriger les processus d’approvisionnement concurrentiels, y compris les demandes de devis (RFQ), les demandes de propositions (RFP), les appels d’offres (ITT), les évaluations des fournisseurs, les négociations et l’attribution des contrats conformément aux exigences de l’organisation et des donateurs.
Rechercher, évaluer, présélectionner et maintenir un réseau diversifié de fournisseurs qualifiés, tout en établissant des relations stratégiques avec ces fournisseurs et en surveillant en permanence les tendances du marché et les prix.
Coordonner les comités d’approvisionnement, les jurys d’évaluation des offres et les processus d’appel d’offres en préparant une documentation complète et en facilitant des évaluations objectives, transparentes et conformes.
Préparer, examiner et administrer les bons de commande, les accords-cadres, les contrats, les avenants et autres documents d’approvisionnement afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
Examiner les demandes d’approvisionnement et les documents justificatifs afin de s’assurer que les spécifications techniques, les budgets, les approbations et les méthodes d’approvisionnement sont conformes aux exigences de l’organisation avant d’entamer les démarches d’approvisionnement.
Collaborer étroitement avec les équipes de programme, financières et techniques lors de la planification, de l’élaboration des propositions, de la budgétisation, de la mise en œuvre et de la clôture des projets afin de garantir que les activités d’approvisionnement soutiennent les objectifs du programme.
Surveiller les performances des fournisseurs au regard des obligations contractuelles, résoudre de manière proactive les problèmes liés à la qualité, à la livraison, aux prix et aux niveaux de service tout en maintenant des relations positives avec les fournisseurs.
Vérifiez que les biens et services sont reçus conformément aux exigences contractuelles et rapprochez les factures, les bons de commande, les accusés de réception de marchandises et les pièces justificatives avant le traitement du paiement.
Conserver des dossiers d’approvisionnement complets, précis et prêts pour un audit, sous format physique et électronique, conformément aux exigences de conservation des dossiers de l’organisation et des donateurs.
Préparer des rapports sur les achats, des plans d’approvisionnement, des analyses de dépenses, des rapports sur le rendement des fournisseurs et d’autres informations de gestion pour appuyer la prise de décisions stratégiques et les rapports aux donateurs.
Coordonner la réception, l’inspection, la documentation et la remise des biens et des actifs organisationnels aux utilisateurs finaux, en assurant l’exactitude des inventaires et des registres d’actifs.
Fournir un soutien logistique pour faciliter le bon déroulement des opérations quotidiennes, notamment la planification des transports, la coordination des fournisseurs, le suivi des expéditions et le respect des procédures logistiques de l’organisation.
Appuyer l’administration du bureau en veillant à ce que les plans de sécurité, les protocoles relatifs aux visiteurs et les procédures opérationnelles de Helen Keller soient régulièrement revus et mis à jour.
Assurer la fonction de point focal informatique du bureau de pays du Kenya en coordonnant les demandes d’assistance des utilisateurs, en assurant la liaison avec l’équipe régionale des systèmes d’information (SI), en surveillant les actifs informatiques et en facilitant la résolution rapide des problèmes liés à la technologie.
Identifier en permanence les opportunités d’améliorer les systèmes d’approvisionnement, les contrôles internes, la performance des fournisseurs et l’efficacité opérationnelle grâce à l’amélioration des processus et aux meilleures pratiques.
Responsabilités générales
Toute autre tâche assignée par la direction/le responsable hiérarchique.
Qualifications et compétences requises
Compétences et expérience
Baccalauréat en gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Certification professionnelle et adhésion active à un organisme d’approvisionnement reconnu tel que le Kenya Institute of Supplies Management (KISM), le Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) ou une organisation professionnelle équivalente.
Minimum de quatre (4) ans d’expérience progressive en matière d’approvisionnement et de chaîne logistique, de préférence au sein d’une ONG internationale ou d’un environnement financé par des donateurs.
Connaissance et application démontrées des réglementations et exigences de conformité en matière d’approvisionnement des donateurs institutionnels.
Solide compréhension de la planification des approvisionnements, de la gestion des contrats, de l’approvisionnement stratégique, de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la gestion des stocks ou des actifs.
Expérience en matière de conduite d’appels d’offres concurrentiels, d’évaluation des fournisseurs, de négociations contractuelles et de gestion des risques liés aux achats.
Expérience de l’utilisation des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) et des systèmes de gestion des achats pour gérer les transactions et les rapports d’approvisionnement.
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint, avec une expérience de l’utilisation d’outils de suivi des achats tels que Smartsheet ou des plateformes similaires.
Solides compétences analytiques, organisationnelles et de résolution de problèmes, avec la capacité de gérer plusieurs priorités tout en restant attentif aux détails.
Excellentes compétences en rédaction de rapports, en documentation et en gestion des dossiers, avec un fort accent sur la préparation aux audits et la conformité.
Compétences comportementales
Responsabilité, intégrité et confiance : Fait preuve d’une intégrité, d’un professionnalisme, d’une responsabilité et d’une conduite éthique exemplaires dans toutes ses activités d’approvisionnement.
Produit une documentation précise, complète et conforme aux exigences d’audit, protège les ressources de l’organisation, garantit la confidentialité, gère les conflits d’intérêts de manière appropriée et respecte systématiquement les politiques de l’organisation et les réglementations des bailleurs de fonds. Instaure la confiance en honorant ses engagements, en assumant la responsabilité des résultats et en traitant les problèmes de manière proactive et transparente.
Communication efficace et mobilisation des parties prenantes : Communique de façon claire, professionnelle et respectueuse avec les parties prenantes internes et externes à tous les niveaux.
Présente les exigences et les décisions en matière d’approvisionnement de façon claire et opportune, est à l’écoute des besoins des parties prenantes, fournit des conseils constructifs, anime des discussions productives et établit des relations de collaboration qui soutiennent les objectifs organisationnels et la prise de décisions éclairées.
Agilité, adaptation et gestion du changement : Réagit efficacement et rapidement aux priorités changeantes, aux risques émergents, aux exigences évolutives des bailleurs de fonds et aux fluctuations du marché.
Fait preuve de flexibilité, de résilience et d’innovation en adaptant ses stratégies d’approvisionnement, en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue et en maintenant un niveau de service élevé dans des environnements dynamiques.
Réaliser les projets et obtenir des résultats : Planifie, priorise et exécute efficacement les activités d’approvisionnement afin d’atteindre des résultats de qualité dans les délais convenus. Gère efficacement les priorités concurrentes, suit l’avancement des projets, résout les problèmes de manière proactive, garantit la responsabilisation des fournisseurs et assure systématiquement des résultats d’approvisionnement qui soutiennent la mise en œuvre des programmes et les objectifs organisationnels.
Collaboration et développement des compétences : Favorise une culture de collaboration, de respect, d’inclusion et d’apprentissage continu. Travaille efficacement au sein des équipes de programme, de finance, techniques et régionales, partage volontiers ses connaissances et ses meilleures pratiques, fournit une rétroaction constructive, soutient ses collègues et contribue au renforcement des capacités d’approvisionnement de l’organisation.
Conditions de travail
Voyage
Ce poste exige des déplacements jusqu’à 20 % du temps vers les sites des programmes, les bureaux des fournisseurs, les organismes de réglementation et les événements, ainsi que vers tout autre lieu pendant les heures de service.
Équité, appartenance et tolérance zéro face aux abus
En tant que membre de la famille Helen Keller, chaque employé est tenu de :
Contribuer à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main-d’œuvre multiculturelle aux expériences et identités variées.
Favorisez un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
Soutenir les processus d’évaluation et de promotion des employés en fonction de leurs compétences et de leurs performances.
Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Helen Keller, les parties prenantes en général et, plus particulièrement, pour les communautés que nous servons.
Suivez le code de conduite d’Helen Keller pour contribuer à prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l’exploitation sexuels, et la traite des personnes.
Comment postuler
Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae en un seul document à l’adresse [email protected].
Veuillez indiquer l’intitulé du poste dans l’objet de votre courriel. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception ; les candidatures anticipées sont encouragées. La date limite de dépôt des candidatures est le 8 août 2026.