Poste à pourvoir à l’UNION AFRICAINE (UA) : Postulez maintenant – 24 juillet 2026

Valeurs de l’AU

• Respect de la diversité et travail d’équipe • Priorité à l’Afrique                     
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité                       
• Efficacité et professionnalisme • Partage d’informations et de connaissances

Informations sur l’organisation

Rattachement hiérarchique : Directeur,
Direction/Département du commerce des services ;
Nombre de subordonnés directs : 0 ;
Nombre de subordonnés indirects : 0 ;
Niveau hiérarchique : GSA05 ;
Type de contrat : CDD ;
Lieu d’affectation : Accra, Ghana

Fonctions principales

• Fournir un soutien opérationnel en temps opportun
• Aider à la planification des activités
• Élaborer des calendriers de travail opérationnels et assurer le suivi de leur mise en œuvre 
• Coordonner et/ou participer à des travaux d’assistance technique et/ou logistique
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des processus et systèmes opérationnels
• Préparer les communications de bureau et rédiger les rapports.
• Gérer la communication au niveau opérationnel et fournir des mises à jour
• Contribuer à la compilation et à la mise à jour des données et des informations nécessaires à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets, des activités, etc.

Objectif du poste

Fournir un soutien administratif général au département pour la mise en œuvre efficace du plan de travail départemental et des tâches quotidiennes courantes.

Responsabilités spécifiques

• Analyser et maintenir une vue d’ensemble du travail de la Direction afin de garantir un soutien administratif opportun dans les domaines généraux et spécialisés ;
• Assurer la coordination des réunions, notamment la gestion des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l’hébergement pour plusieurs participants, pour le Bureau du directeur et l’ensemble de la direction (au besoin).
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes sur les questions administratives du département, y compris en ce qui concerne les installations (espace de bureau et équipement), la sécurité et les éléments de protocole (badges de sécurité/d’identification et passeports), avec l’aide d’autres membres du personnel de secrétariat, des commis et des coursiers ;
• Assurer la liaison avec le service des ressources humaines, le service des finances et tout autre service afin de fournir un soutien direct dans des domaines tels que, sans s’y limiter, les achats et la gestion des déplacements ; la gestion des congés, la gestion des performances, la gestion des contrats, la gestion budgétaire ; les questions d’interprétation, de traduction et d’organisation de salles.

• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets et assurer la liaison avec le service des finances sur les questions budgétaires au nom de la direction, selon les besoins.
• Assurer l’approvisionnement et la commande en temps voulu des fournitures de bureau et du matériel de bureau pour le département.
• Assurer la compilation des informations relatives aux missions officielles du personnel, aux différents voyages officiels et aux congés afin d’améliorer la gestion des présences et la répartition des tâches.
• Créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou destinés à un accès plus restreint pour l’usage du directeur) au moyen d’un système de classement organisé et tenir un système d’archivage à des fins de suivi.
• Garantir la confidentialité des informations et des documents de gestion ;
• Préparer la correspondance (notes de service et lettres à destination des destinataires internes et externes), les résumés, les rapports, les notes d’information, les présentations PowerPoint et autres documents selon les besoins ;
• Participer à la préparation, au contrôle qualité et à la compilation des documents relatifs aux finances, à l’administration et aux ressources humaines.
• Assurer le suivi des réunions, des correspondances, des résultats et des décisions et apporter un soutien à leur mise en œuvre ; préparer un rapport d’actualisation à l’intention du directeur, selon les besoins.
• Préparer et participer aux différentes réunions du département et rédiger les procès-verbaux et/ou les notes pour examen et approbation par les participants. Tenir à jour les archives des procès-verbaux.

• Participer à la préparation, à la mise en œuvre et au suivi des budgets et assurer la liaison avec le service des finances sur les questions budgétaires au nom de la direction, selon les besoins.
• Assurer l’approvisionnement et la commande en temps voulu des fournitures de bureau et du matériel de bureau pour le département.
• Assurer la compilation des informations relatives aux missions officielles du personnel, aux différents voyages officiels et aux congés afin d’améliorer la gestion des présences et la répartition des tâches.
• Créer, mettre à jour et tenir à jour des dossiers spéciaux (de nature confidentielle ou destinés à un accès plus restreint pour l’usage du directeur) au moyen d’un système de classement organisé et tenir un système d’archivage à des fins de suivi.
• Garantir la confidentialité des informations et des documents de gestion ;
• Préparer la correspondance (notes de service et lettres à destination des destinataires internes et externes), les résumés, les rapports, les notes d’information, les présentations PowerPoint et autres documents selon les besoins ;
• Participer à la préparation, au contrôle qualité et à la compilation des documents relatifs aux finances, à l’administration et aux ressources humaines.
• Assurer le suivi des réunions, des correspondances, des résultats et des décisions et apporter un soutien à leur mise en œuvre ; préparer un rapport d’actualisation à l’intention du directeur, selon les besoins.
• Préparer et participer aux différentes réunions du département et rédiger les procès-verbaux et/ou les notes pour examen et approbation par les participants. Tenir à jour les archives des procès-verbaux.
• Fournir un soutien et une assistance en matière de communication afin d’assurer des réponses rapides aux demandes de renseignements, aux courriels et aux correspondances ; assister l’équipe de secrétaires chaque fois que cela est nécessaire. 

Exigences académiques et expérience pertinente

• Diplôme en gestion d’entreprise, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement d’enseignement reconnu, avec 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou de secrétariat.
• Les candidats titulaires d’une licence en gestion d’entreprise, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, doivent justifier de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif et/ou de secrétariat.
• Une qualification supérieure constituera un avantage supplémentaire.
• Une expérience en matière de planification et de coordination de réunions avec diverses parties prenantes est obligatoire.

Compétences requises

• Expérience en gestion et capacité à établir et à faciliter les interactions avec autrui ;
• Capacité de réflexion critique et de résolution de problèmes ;
• Capacité de communication orale et écrite ;
• compétences en rédaction de rapports et en présentation ;
• compétences en matière de planification et d’organisation ;
• Capacité à négocier avec diplomatie ;
• Capacité à déléguer les responsabilités, l’obligation de rendre compte et le pouvoir de décision appropriés ; en ce qui concerne
• gestion des performances et développement professionnel ;
• Consciencieux dans le respect des délais et l’obtention des résultats ;
• Connaissance des processus politiques internationaux et régionaux et de l’analyse des politiques dans le domaine concerné ; et
• La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais, espagnol et swahili) et la maîtrise d’une autre langue de l’UA constituent un atout supplémentaire.

Compétences en leadership

Compétences fondamentales

Compétences fonctionnelles

Pied de page

DURÉE DU MANDAT :

Le poste sera pourvu par un contrat à durée déterminée d’un (1) ou deux (2) ans, dont les six (6) premiers mois constitueront une période probatoire. Le contrat pourra ensuite être renouvelé deux fois au maximum, sous réserve d’une évaluation positive des performances et de la disponibilité des fonds. 

INTÉGRATION DE L’ÉGALITÉ DES GENRES :

L’AU est un employeur qui respecte l’égalité des chances et encourage fortement les candidatures féminines qualifiées.

LANGUES :
La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire, et la maîtrise d’une autre langue de l’UA constitue un atout.

RÉMUNÉRATION:

Le salaire lié au poste est une somme forfaitaire annuelle de 55 174,63 USD (GSA05, échelon 5), toutes indemnités comprises pour le personnel recruté à l’international, et de 22 656,97 USD, toutes indemnités comprises pour le personnel recruté localement du Secrétariat de la ZLECAf.

Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 7 juillet 2026 à 23h59 UTC.
Seuls les candidats répondant à tous les critères du poste et présélectionnés pour un entretien seront contactés. 
Seules les candidatures complètes, incluant un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les diplômes requis (diplômes, licences, masters et tout certificat pertinent dans le domaine d’expertise), seront prises en compte.
Les candidats originaires de pays sous-représentés au sein de l’Union africaine sont vivement encouragés à postuler aux postes correspondant à leur profil. Ces pays sont l’Algérie, l’Angola, le Cap-Vert, la République centrafricaine, les Comores, l’Égypte, la Guinée équatoriale, l’Érythrée, l’Eswatini, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Libéria, la Libye, Madagascar, le Mali, le Maroc, la Namibie, le Niger, la République démocratique populaire sahraoui, Sao Tomé-et-Principe, les Seychelles, la Somalie et la Tunisie.