ActionAid International est une fédération mondiale qui œuvre pour un monde libéré de la pauvreté et de l’injustice.
Notre stratégie consiste à créer une dynamique internationale en faveur de la justice sociale, économique et environnementale, impulsée par les personnes vivant dans la pauvreté et l’exclusion.
À propos d’ActionAid International Kenya (AAIK)
Depuis plus de 50 ans, ActionAid International Kenya (AAIK) opère au Kenya en tant qu’organisation de développement non religieuse et non partisane, engagée à mettre fin à la pauvreté et à l’injustice.
AAIK travaille en solidarité avec les communautés confrontées à la pauvreté et à l’exclusion afin de leur redonner le pouvoir et de les aider à exercer leur leadership et à demander des comptes aux responsables pour protéger, respecter et faire respecter leurs droits conformément à la Constitution de la République du Kenya.
AAIK est présente dans 25 comtés et travaille en étroite collaboration avec les organisations locales, les communautés et d’autres partenaires.
L’organisation ActionAid International recrute un(e) Assistant aux achats
Lieu : Nairobi, Kenya
Date limite : 5 octobre 2026
Aperçu du rôle
L’assistant(e) aux achats apportera son soutien à la fonction Achats et Administration afin de garantir des processus d’achat et administratifs rapides, efficaces, transparents et conformes.
Ce poste consiste à assister le traitement des demandes d’achat, des bons de commande, des factures, de la documentation fournisseur, des déplacements, de la gestion des stocks, de la tenue des registres et des rapports d’approvisionnement.
Le titulaire travaillera en étroite collaboration avec les équipes de programme, le service financier, les fournisseurs et les autres départements afin de garantir le traitement précis des besoins en matière d’approvisionnement, conformément aux politiques et procédures de l’ActionAid International Kenya.
Principales responsabilités et tâches
1. Examen et vérification des factures
Vérifier les factures en attente afin d’en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et la disponibilité des pièces justificatives requises.
Vérifier que les biens et services ont été reçus conformément aux bons de commande approuvés.
Vérifiez que les prix, les quantités et les autres détails de la facture correspondent aux bons de commande approuvés et aux conditions convenues.
Identifier les anomalies et les documents manquants et en assurer le suivi.
Assurer le traitement rapide des factures et des documents de paiement.
2. Soutien aux achats
Recevoir et traiter les demandes d’achat approuvées provenant des programmes et autres services.
Préparer et traiter les bons de commande conformément aux procédures d’approvisionnement d’AAIK.
Vérifiez les détails du bon de commande, notamment les spécifications, les quantités, les prix, les dates de livraison et les informations sur le fournisseur.
Demander des devis aux fournisseurs et contribuer à la préparation des analyses d’offres.
Aider à obtenir et à tenir à jour la documentation des fournisseurs.
Assurez le suivi auprès des fournisseurs concernant les commandes et les délais de livraison.
Soutien aux programmes et aux besoins d’approvisionnement du ministère.
Organiser et tenir à jour la documentation relative aux achats, aux contrats, aux accords, aux devis et aux communications avec les fournisseurs.
Aider à la préparation des documents des réunions d’approvisionnement et rédiger les procès-verbaux au besoin.
3. Gestion des documents et archivage en ligne
Tenir des registres précis et complets des factures, bons de commande, devis, contrats, accords et correspondances connexes.
Documentation systématique des acquisitions de dossiers dans les systèmes de classement électroniques et physiques.
Veillez à ce que les documents relatifs aux achats soient facilement accessibles à des fins de consultation, de rapport et d’audit.
Contribuer au maintien d’un système de classement en ligne organisé.
4. Suivi des factures et des prestations de conseil
Mettez à jour régulièrement et avec précision le suivi des factures.
Mettre à jour le tableau de suivi des missions de conseil et surveiller l’état d’avancement des processus d’approvisionnement liés aux services de conseil.
Assurer le suivi des factures et documents en souffrance.
Fournir régulièrement des mises à jour au coordonnateur des achats et de l’administration concernant les éléments en attente.
5. Assistance au traitement des paiements
Aider à examiner et à prioriser les factures en attente et en retard.
Veuillez confirmer les codes budgétaires pertinents et les informations justificatives auprès de l’équipe financière.
Veuillez soumettre les documents de paiement complets et approuvés au service des finances/comptabilité fournisseurs.
Assurer le suivi des paiements en souffrance et des écarts, conformément aux instructions.
6. Rapprochement des relevés fournisseurs
Aider à rapprocher les relevés des fournisseurs avec les registres internes d’approvisionnement et de paiement.
Identifier les anomalies, les factures impayées ou les problèmes de paiement.
Assurez un suivi auprès des fournisseurs concernés et des équipes internes afin de faciliter la résolution des divergences.
Conserver des registres appropriés des rapprochements et des mesures de suivi.
7. Soutien aux déplacements et à l’administration
Aider à organiser les vols locaux et internationaux ainsi que les réservations d’hôtel pour le personnel, les consultants et les invités.
Accueillir les visiteurs des bureaux de l’AAIK et fournir un soutien administratif général selon les besoins.
Programme de soutien et exigences administratives départementales.
Aider à organiser les réunions, les ateliers et autres activités, le cas échéant.
8. Gestion des stocks et des inventaires
Tenir des registres précis des marchandises entrantes et sortantes.
Participer à la réception et à l’inspection des marchandises livrées afin de confirmer qu’elles répondent aux spécifications et aux quantités approuvées.
Surveiller les niveaux de stock et informer le responsable concerné lorsque les approvisionnements doivent être réapprovisionnés.
Veillez à ce que les marchandises et les fournitures soient correctement entreposées afin d’éviter tout dommage, perte ou détérioration.
Aider à la distribution des marchandises et à la tenue des registres appropriés.
Effectuer les contrôles d’inventaire nécessaires et signaler les pénuries ou les écarts.
Communiquer les ruptures de stock et les besoins de réapprovisionnement aux membres de l’équipe concernés.
9. Déclaration et conformité
Participer à la préparation des rapports sur les factures en attente, les activités d’approvisionnement, les paiements et les problèmes en suspens.
Tenir des registres d’approvisionnement précis à des fins de rapport et d’audit.
S’assurer que les activités d’approvisionnement sont menées conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement de l’AAIK.
Signalez tout cas potentiel de non-conformité au coordonnateur des achats et de l’administration.
Appuyer la mise en œuvre des mesures correctives, le cas échéant.
Profil du candidat
Formation et expérience
Baccalauréat ou diplôme en approvisionnement, gestion de la chaîne d’approvisionnement, gestion des achats et des approvisionnements, ou dans un domaine connexe.
Au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente dans les achats et/ou l’administration.
Au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire, de préférence au sein d’une grande ONG ou d’une organisation internationale de développement.
Expérience avérée des processus d’approvisionnement, notamment en matière de demandes de devis, de préparation des bons de commande, de traitement des factures et de tenue des registres d’approvisionnement.
Une expérience en gestion de magasins/stocks est un atout supplémentaire.
Des connaissances ou une expérience en gestion de flottes et d’installations constituent un atout supplémentaire.
Compétences et aptitudes
Un engagement ferme envers la vision, la mission, les valeurs et l’approche fondée sur les droits de l’AAIK.
Engagement en faveur de l’égalité des chances et des principes énoncés dans le Code de conduite de l’AAIK.
Un engagement ferme envers les principes du leadership féministe et la protection des personnes, notamment la prévention du harcèlement sexuel, de l’exploitation et des abus, des abus sur les enfants et des abus sur les adultes vulnérables.
Intégrité, fiabilité, confidentialité et responsabilité de haut niveau.
Excellentes compétences en planification, organisation, priorisation et gestion du temps.
Un grand souci du détail et la capacité d’accomplir les tâches avec précision et dans les délais impartis.
Bonnes aptitudes relationnelles et de communication.
Bonnes aptitudes d’analyse, de négociation et de résolution de problèmes.
Faire preuve d’initiative et de capacité à assumer la responsabilité des tâches assignées.
Capacité à travailler efficacement en équipe et à interagir de manière professionnelle avec les fournisseurs, le personnel, les partenaires et les visiteurs.
Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Microsoft Excel, Word et Outlook .
Capacité à tenir des registres électroniques précis et à utiliser des systèmes de classement et de gestion de documents en ligne.
Protection et conduite éthique
Le candidat retenu devra faire preuve d’un engagement ferme envers les valeurs d’AAIK et envers la protection des droits et de la dignité de toutes les personnes avec lesquelles l’organisation travaille.
Ce poste exige le strict respect des politiques et procédures de l’AAIK relatives à la protection, à la prévention du harcèlement sexuel, de l’exploitation et des abus, à la protection de l’enfance, à la prévention de la fraude et de la corruption, à la confidentialité et à la conduite éthique.
ActionAid International Kenya s’engage en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées.
Comment postuler
Veuillez envoyer votre candidature uniquement par courriel, en incluant votre lettre de motivation et votre curriculum vitae (CV), à : L’équipe des ressources humaines, ActionAid International Kenya Courriel : [email protected]
Date limite de candidature : lundi 5 octobre 2026, fin de journée.