L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé.
Stagiaire au soutien du secrétariat – Guinée équatoriale
Le/la stagiaire en soutien au secrétariat assistera le bureau de pays de l’UNFPA en Guinée équatoriale dans ses tâches administratives, organisationnelles et de gestion de l’information courantes, contribuant ainsi au bon fonctionnement du bureau du Représentant. Cette mission vise à offrir une immersion encadrée dans l’administration de bureau au sein d’une organisation internationale.
Un plan de travail, précisant les livrables et les objectifs d’apprentissage, sera établi en accord avec le superviseur. Le stagiaire bénéficiera d’un encadrement et d’un retour d’information réguliers.
Toutes les tâches impliquant des informations sensibles seront effectuées sous étroite supervision et conformément aux exigences de confidentialité et de gestion des documents de l’UNFPA.
Vous seriez responsable de :
- Aider à l’organisation des réunions et des rendez-vous, y compris la préparation des calendriers, des invitations, des listes de présence, des dossiers de réunion et le suivi logistique ;
- Appuyer la préparation, la mise en forme, la relecture, la numérisation et le classement de la correspondance courante, des documents d’information, des présentations et des documents administratifs ;
- Contribuer à la tenue à jour des dossiers électroniques et physiques, des listes de contacts, des calendriers et des outils de suivi des documents ;
- Appuyer la préparation des ordres du jour des réunions et des projets de notes ou de points d’action à examiner par le superviseur;
- Assister à la réception et à l’acheminement des appels, des visiteurs et du courrier courants, tout en maintenant des normes de service professionnelles ;
- Contribuer à la compilation des informations générales et des documents justificatifs pour les réunions, missions et événements officiels ;
- Suivre les échéances habituelles et les actions de suivi convenues à l’aide des outils bureautiques, sans exercer de pouvoir d’approbation ou de décision ;
- Fournir un soutien logistique de base pour les ateliers, les visites officielles et les événements des bureaux de pays ; et
- Effectuer d’autres tâches connexes contribuant aux objectifs d’apprentissage du stage
Éducation:
- Études en cours ou diplôme récent en administration, gestion de bureau, assistanat de direction, secrétariat, gestion d’entreprise, administration publique, relations internationales ou dans un autre domaine pertinent.
Connaissances et expérience :
- Une expérience en soutien administratif, service à la clientèle, gestion de dossiers, organisation d’événements ou bénévolat est souhaitable. Une bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et des outils de messagerie et d’agenda est requise. Un sens aigu de l’organisation, de la précision, du tact et la capacité à traiter l’information avec discrétion sont essentiels.
Langues :
- Maîtriser l’espagnol écrit et parlé. Une bonne connaissance de l’anglais ou du français est un atout.
Compétences requises :
Valeurs:
- Faisant preuve d’intégrité,
- Démontrant son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies,
- Embrasser la diversité culturelle,
- Accepter le changement
Compétences clés :
- Obtenir des résultats,
- Être responsable,
- Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,
- Penser de manière analytique et stratégique,
- Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations,
