L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé.
L’UNFPA recrute CONSULTANT NATIONAL : Établir un système de classement et de catalogage robuste et bien structuré
Description de l’emploi
Le poste :
L’UNFPA Ghana a récemment mis en place un centre d’archives physique dédié à la centralisation et à la préservation de ses documents et archives institutionnels importants. Bien que l’espace physique soit prévu à cet effet, le centre ne dispose actuellement d’aucun système de gestion des documents (SGD) structuré et normalisé permettant de gérer systématiquement la classification, la conservation, la sécurité et l’indexation des fichiers.
L’organisation recherche un consultant individuel spécialisé dans la gestion de l’information et des documents afin d’évaluer systématiquement les documents existants, d’établir un aménagement fonctionnel de la salle d’archivage, de créer un système de suivi numérique des archives et de former le personnel interne aux procédures et aux règles de conformité en matière d’archivage.
Vous serez rattaché(e) au responsable des opérations internationales.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est l’agence chef de file des Nations Unies pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le Plan stratégique de l’UNFPA pour 2026-2029 définit la réponse de l’organisation à un contexte mondial complexe et trace la voie de la résilience et du renouveau. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d’action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) et la réalisation des Objectifs de développement durable d’ici à 2030. Ce mandat se traduit par quatre objectifs interdépendants : répondre aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; mettre fin aux décès maternels évitables ; éliminer les violences sexistes et les pratiques néfastes ; et s’adapter aux changements démographiques grâce à des politiques fondées sur des données probantes et respectueuses des droits humains.
Dans un monde où les droits fondamentaux de la personne sont menacés, nous avons besoin d’un personnel intègre et éthique qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.
L’UNFPA recherche des candidats capables de transformer, d’inspirer et d’obtenir des résultats durables et à fort impact, en assurant des relations extérieures efficaces, une communication performante, le développement de partenariats et la mobilisation de ressources dans un contexte de développement et de financement en constante évolution. Nous avons besoin de personnel transparent, faisant preuve d’une gestion exemplaire des ressources qui lui sont confiées et s’engageant à atteindre l’excellence dans l’exécution des programmes.
Objectif du poste :
L’objectif principal de cette mission de conseil est de mettre en place un système de classement et de catalogage robuste et structuré pour les archives de l’organisation. Le consultant appliquera les meilleures pratiques en bibliothéconomie et en gestion documentaire afin de garantir une organisation claire, un étiquetage précis et une consultation aisée, tant physique que numérique, de l’ensemble des documents archivés.
Vous seriez responsable de :
- Effectuer un audit complet de tous les dossiers physiques destinés à la salle d’archivage et définir un système de classification des dossiers normalisé.
- Concevoir et mettre en œuvre un système physique d’indexation, de mise en boîte, d’étiquetage des étagères et de cartographie des emplacements pour la salle d’archivage.
- Développer une base de données électronique/un catalogue principal convivial pour le suivi des fichiers empruntés, des emplacements de stockage et des métadonnées des fichiers.
- Élaboration de lignes directrices standard et d’un calendrier de conservation et d’élimination pour la gouvernance des salles d’archivage à long terme.
- Organiser des sessions de formation pour le personnel sur les protocoles d’archivage, les procédures d’enregistrement/de retour des dossiers et la recherche dans les catalogues électroniques.
Qualifications et expérience :
Éducation:
- Diplôme d’études secondaires requis.
- Un baccalauréat ou un diplôme en archivistique, en bibliothéconomie, en secrétariat, en administration des affaires ou dans un domaine connexe est fortement souhaité.
Connaissances et expérience :
- Deux ans d’expérience professionnelle dans la mise en place de systèmes d’archivage physique et de cadres de gestion des documents.
- Expérience avérée dans l’organisation d’espaces d’archivage physique, la création de bases de données de classement et l’établissement de calendriers de conservation.
- Expert en logiciels d’archivage numérique ou en systèmes avancés de gestion de bases de données, systèmes de classification de documents, indexation électronique et systèmes de gestion documentaire (GED).
- Capacité à effectuer des audits de dossiers détaillés, à vérifier l’absence de documents et à établir des registres de base de conservation et d’élimination des documents.
- Grande attention aux détails, excellentes capacités d’organisation et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
Langues :
- Maîtrise de l’anglais oral et écrit.
Compétences requises :
Valeurs :
- Faisant preuve d’intégrité,
- Démontrant son engagement envers l’UNFPA et le système des Nations Unies,
- Embrasser la diversité culturelle,
- Accepter le changement.
Compétences clés :
- Obtenir des résultats,
- Être responsable,
- Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens des affaires,
- Penser de manière analytique et stratégique,
- Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations.
Rémunération et avantages sociaux :
Ce poste offre une rémunération attractive.
Environnement de travail de l’UNFPA :
L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et encourageons donc les candidatures féminines. Les personnes LGBTQIA+, les minorités ethniques, les populations autochtones, les personnes en situation de handicap et les autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. Des aménagements raisonnables peuvent être mis en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande, afin de faciliter leur participation au processus de recrutement. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour toutes et tous, quelles que soient leurs caractéristiques personnelles et leur appartenance à la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur des valeurs de l’UNFPA – cliquez ici pour en savoir plus.
Clause de non-responsabilité :
La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications d’antécédents et de références, à un examen médical, à la délivrance d’un visa et à d’autres exigences administratives.
L’UNFPA ne perçoit aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en lien avec le processus de candidature ou de recrutement et ne s’intéresse pas aux informations relatives aux comptes bancaires des candidats.
Les candidats à des postes de la catégorie professionnelle internationale et des catégories supérieures, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenus de renoncer à ce statut lors de leur nomination..
