En tant qu’organisation chrétienne mondiale de secours, de développement et de plaidoyer, l’objectif de l’ONG World Vision est d’aider les enfants les plus vulnérables à surmonter la pauvreté et à vivre pleinement. Nous aidons les enfants de tous horizons, même dans les endroits les plus dangereux, inspirés par notre foi chrétienne.
POSTE : Responsable de l’administration et de la sécurité
Type de contrat de travail :
Employé à durée déterminée
Description de l’emploi:
Gestion administrative
- Assurer le bon fonctionnement administratif du bureau.
- Veiller à la disponibilité et à la gestion des fournitures de bureau.
- Assurer le suivi des contrats des prestataires de services.
- Organisateur des réunions avec Bangui, ateliers et missions administratives.
- Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs.
- Maintenir à jour les inventaires administratifs.
- Maintenir de bonnes relations avec les autorités locales.
- Faciliter les démarches administratives liées aux activités de World Vision.
- Assurer le suivi des autorisations et documents officiels.
- Tenir un registre des actifs du bureau.
- Réaliser des inventaires périodiques.
- Assurer le marquage et le suivi des biens de World Vision.
Logistique
Coordonner les mouvements de biens et d’équipements.
Organisateur du transport des Kits et matériaux du projets.
- Superviser la réception, le stockage et la distribution des biens.
Gestion des Entrepôts
- Contrôler les stocks.
- Effectuer les inventaires mensuels.
- Assurer le respect des procédures de stockage.
Soutien aux achats
- Préparer les demandes d’achat.
- Assurer le suivi des commandes.
- Vérifier la conformité des livraisons.
- Maintenir une base de données des fournisseurs.
Gestion du Parc Automobile
Assurer la gestion quotidienne de tous les véhicules de Bangassou.
Veiller à la disponibilité opérationnelle des véhicules.
Programmer les entretiens préventifs et correctifs.
Contrôle et suivi
Vérifier les journaux de bord quotidiennement.
Contrôler la consommation de carburant.
Produire les rapports mensuels de flotte.
Assurer le suivi des kilométrages.
Conformité
- Veiller à la validité des assurances et documents des véhicules.
- Contrôler les permis des chauffeurs.
- Assurer le respect de la politique Fleet de World Vision.
Gestion des chauffeurs
- Superviser les chauffeurs.
- Organisateur des briefings réguliers.
- Réaliser des évaluations périodiques des performances.
Mise en Œuvre des Normes de Sécurité
- Appliquer les politiques de sécurité de World Vision.
- Assurer le respect du plan de gestion de la sécurité.
- Participer aux évaluations de sécurité.
Analyse du Contexte
- Maintenir une veille sécuritaire permanente dans Bangassou et les zones d’intervention.
- Produire des rapports réguliers sur l’évolution du contexte.
- Informer rapidement la direction de tout incident ou risque.
Gestion des mouvements
- Assurer le suivi quotidien des mouvements du personnel.
- Contrôler les demandes de déplacement.
- Maintenir les systèmes de communication d’urgence.
Gestion des incidents
- Assurer le rapport immédiat des incidents.
- Participant aux enquêtes de sécurité.
- Suivre les plans d’atténuation des risques.
Gestion des Agents de sécurité
- Superviser les agents de sécurité.
- Organisateur des rotations et horaires de garde.
- Veiller à la sécurité du bureau et des résidences.
Formation et sensibilisation
- Organisateur des briefings sécuritaires des visiteurs et nouveaux staffs.
- Ancien le personnel sur les procédures de sécurité.
- Effectuer des simulations d’urgence.
Expérience professionnelle requise
- Minimum 3 à 5 ans d’expérience professionnelle en administration, logistique, gestion de flotte ou sécurité, de préférence au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation humanitaire.
- Expérience avérée dans la gestion des opérations administratives et logistiques d’un bureau terrain.
- Expérience en gestion de parc automobile, incluant le suivi des véhicules, la planification des entretiens et le contrôle de la consommation de carburant.
- Expérience dans la gestion des stocks, des entrepôts et des processus d’approvisionnement conformément aux procédures organisationnelles.
- Expérience dans la supervision d’équipes de soutien, notamment les chauffeurs, agents de sécurité et autres personnels de support.
- Expérience en gestion de la sûreté et de la sécurité dans un contexte fragile ou à risque sécuritaire élevé.
- Expérience dans la conduite d’évaluations de risques, le suivi des incidents de sécurité et la mise en œuvre de mesures d’atténuation.
- Expérience dans la collaboration avec les autorités locales, les fournisseurs et les partenaires externes.
- Bonne expérience dans la rédaction de rapports administratifs, logistiques et sécuritaires.
- Expérience de travail dans des environnements multiculturels et sous pression avec des délais serrés.
Formation, qualifications et permis requis.
Licence (Bac+3 minimum) en Logistique, Gestion de la Chaîne d’Approvisionnement, Administration des Affaires, Gestion des Transports, Sécurité, Gestion des Risques ou dans un domaine connexe.
- Un Maître constitue un atout supplémentaire.
- Formation en gestion logistique et gestion des stocks.
- Formation en Fleet Management et sécurité routière.
- Formation en gestion de la sûreté et de la sécurité.
- Formation en procédures d’approvisionnement et gestion des actifs.
- Formation aux premiers secours et à la gestion des situations d’urgence souhaitable.
Connaissances et qualifications souhaitées
- Bonne connaissance des politiques et procédures de World Vision International en matière d’administration, logistique, approvisionnement, gestion des actifs et flotte.
- Bonne compréhension des principes de gestion de la sûreté et de la sécurité dans un contexte humanitaire.
- Connaissance des normes humanitaires, des procédures de gestion des risques et des protocoles de sécurité applicables aux ONG internationales.
- Bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) avec une capacité confirmée d’analyse et de reporting.
- Connaissance des outils de gestion des stocks, des actifs et du parc automobile.
- Capacité à analyser le contexte sécuritaire et à produire des rapports pertinents pour la prise de décision.
- Bonne connaissance du contexte opérationnel, administratif et sécuritaire de la République Centrafricaine, particulièrement dans la région de Bangassou.
- Solides compétences en planification, organisation et gestion des priorités.
- Excellentes aptitudes en communication, négociation et gestion des relations avec les autorités, fournisseurs et partenaires.
- Capacité à superviser et développer les performances d’équipes de soutien (chauffeurs, agents de sécurité et personnel administratif).
- Aptitude à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais.
- Sens élevé de l’intégrité, de la confidentialité et de la redevabilité.
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Tout candidat souhaitant postuler doit soumettre sa candidature sur le site de World Vision International :www.wvi.org, en utilisant une adresse e-mail valide. Toutes les communications relatives au processus de recrutement se feront via la plateforme en ligne.
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NB : Assurez-vous que tous les documents soumis sont lisibles et à jour afin de faciliter le traitement de votre candidature.
