FHI 360 est une organisation internationale qui mobilise la recherche, les ressources et les partenariats afin que chacun, partout dans le monde, ait accès aux opportunités nécessaires pour mener une vie pleine et saine.
POSTE : Agent administratif / Ghana
Description du projet
Ce poste travaillera à la fois sur les projets « Réaliser les objectifs et maintenir le contrôle épidémique » (EpiC) et « Renforcer les systèmes de détection des maladies infectieuses » (STRIDES).
Le projet EpiC est un projet mondial financé par le Plan d’urgence du Président des États-Unis pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Il fournit une assistance technique stratégique et des services directs pour maîtriser l’épidémie de VIH au sein de toutes les populations à risque ; renforcer la sécurité sanitaire mondiale, notamment la riposte aux épidémies ; étendre le dépistage et le traitement de la tuberculose ; améliorer la santé maternelle et infantile ; lutter contre le paludisme ; et promouvoir le renforcement des systèmes de santé, y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Au Ghana, EpiC travaillera en collaboration avec le ministère de la Santé, le Service de santé du Ghana (Programme national de lutte contre le sida et les IST) et la Commission ghanéenne de lutte contre le sida pour atteindre les objectifs 95-95-95 de l’ONUSIDA d’ici 2030 dans les régions bénéficiant du soutien du PEPFAR. Cette démarche s’appuiera sur la mise en œuvre ciblée de stratégies innovantes de prévention, de dépistage, d’accès aux soins et au traitement, ainsi que sur la continuité des soins.
STRIDES, un mécanisme mondial, est l’initiative phare du gouvernement des États-Unis pour le Système mondial de santé (GHS), pilotée par FHI 360. Au Ghana, STRIDES renforcera les priorités du GHS visant à consolider les capacités des laboratoires et des systèmes de surveillance afin de prévenir, détecter et répondre rapidement et efficacement aux maladies infectieuses émergentes et autres menaces pour la santé publique.
Description de l’emploi
L’agent administratif assure diverses tâches quotidiennes de soutien administratif et opérationnel dans les bureaux de pays. Il apporte son soutien au personnel et aux gestionnaires dans de nombreux domaines, notamment l’administration générale, les achats, la gestion des déplacements, l’entretien des bureaux et la planification logistique. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les gestionnaires afin de garantir l’application uniforme des politiques, de contribuer à l’amélioration des processus et d’encadrer le personnel administratif junior.
Responsabilités du poste :
- Traite les bons de commande de biens et de services conformément aux politiques de l’organisation, aux exigences des donateurs et aux procédures d’approvisionnement approuvées.
- Effectue des études de marché, obtient des devis concurrentiels et coordonne avec les fournisseurs afin de garantir la livraison en temps voulu des biens et services nécessaires aux activités du bureau et des projets.
- Fournir un soutien administratif opportun pour la gestion des opérations de l’immeuble de bureaux (par exemple, l’électricité, l’eau potable, les communications, l’entretien et la réparation du matériel et du mobilier de bureau par des prestataires de services, etc.).
- Coordonner le transport des marchandises et du personnel. Assurer le bon fonctionnement et l’entretien du parc de véhicules et des générateurs.
- Gère les opérations de voyage du département en traitant les autorisations de dépenses locales (EA) pour le personnel du projet et les visiteurs et en coordonnant la soumission des rapports de dépenses.
- Organiser les réservations d’hôtel, les billets d’avion, les transports et les locations de véhicules conformément à la politique de voyage et aux exigences du bailleur de fonds, ainsi qu’au devoir de diligence envers le voyageur.
- Fournir tout le soutien logistique et d’approvisionnement nécessaire aux activités sur le terrain, en coordination avec le personnel du projet et les homologues gouvernementaux.
- Traiter les formulaires de demande d’achat (PR) et les bons de commande (PO) pour divers biens/services en veillant à ce que la politique d’achat du bureau de pays de FHI 360 soit strictement respectée.
- Assurer le traitement rapide des factures en vue de leur paiement. Superviser la conservation des documents physiques conformément aux politiques de FHI 360 et aux politiques locales.
- Contribuer à la rédaction des rapports mensuels conformément aux directives de l’organisation.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme et apporter son soutien au bon fonctionnement de la gestion du programme.
- Effectuer toute autre tâche assignée par le directeur financier principal ou tout autre superviseur désigné dans le pays.
Qualifications
Voici les qualifications minimales requises pour ce poste :
- Licence et 3 ans d’expérience pertinente
- Expérience pertinente en administration de bureau, gestion de la chaîne d’approvisionnement, approvisionnement, gestion de flotte et/ou entreposage.
- Excellentes compétences en communication.
- Travaille aussi bien de manière autonome qu’en équipe sur des projets/programmes spéciaux, ponctuels ou continus.
- Excellente personne capable de résoudre les problèmes et de faire preuve de discernement dans le cadre des pratiques et politiques établies pour accomplir ses tâches.
- Proactif et capable de prendre des initiatives pour faciliter les achats.
- Maîtrise avérée de la sténographie et de la dactylographie.
- Bonnes compétences informatiques.
- L’expérience doit refléter les connaissances, les compétences et les aptitudes énumérées ci-dessus.
- Connaissance des programmes de santé et sociaux, notamment en matière de VIH/SIDA.
- Connaissance approfondie des procédures de bureau modernes.
- Capacité à bien travailler avec les autres et à développer un fort esprit d’équipe.
- Excellentes compétences informatiques et de communication écrite et orale.
- Maîtrise de l’anglais.
Le poste sera basé dans les bureaux de FHI 360 à Accra, au Ghana.