WUSC – World University Service of Canada, est un chef de file canadien du développement international qui œuvre pour une éducation positive et un changement économique durable pour les jeunes du monde entier. Notre vision est celle d’un monde où chaque jeune s’épanouit et se sent pleinement intégré.
Nous croyons que tous les jeunes devraient avoir la possibilité de réaliser leurs aspirations et de bâtir leur propre avenir.
Pour atteindre cet objectif, nous mettons en œuvre des initiatives qui : produisent un impact durable et mesurable ; s’appuient sur des partenariats internationaux ; respectent nos principes fondamentaux de programmation ; et répondent aux priorités et aux aspirations des populations avec lesquelles nous travaillons.
World University Service of Canada (WUSC) a son siège social à Ottawa, au Canada, et possède des bureaux en Afrique, en Asie, dans les Caraïbes, en Amérique latine et au Moyen-Orient. Notre équipe internationale de professionnels du développement met à profit son expertise pointue et son ouverture d’esprit pour trouver des solutions novatrices aux problèmes anciens et bâtir ensemble un monde meilleur.
World University Service of Canada (WUSC) offre un environnement de travail international dynamique et interculturel. Nous proposons à nos employés des opportunités stimulantes pour mettre leurs compétences à profit et acquérir de l’expérience, tout en contribuant à améliorer la vie des jeunes du monde entier.
Les employés de World University Service of Canada (WUSC) s’engagent pleinement à créer un changement durable dans les communautés qu’ils servent.
Description du rôle :
Le responsable des opérations apporte un soutien opérationnel concret axé sur l’exécution et l’administration des opérations, notamment en matière de logistique, d’approvisionnement, de passation de marchés et de gestion des actifs.
Il veille à ce que toutes les transactions soient réalisées dans les délais impartis, conformément aux réglementations, correctement documentées et prêtes pour un audit, tout en adoptant une approche facilitatrice et de renforcement des capacités.
Principales responsabilités
1. Gestion logistique :
Coordonner et gérer la logistique des différents projets en collaboration avec les équipes de projet.
Élaborer et mettre en œuvre des stratégies logistiques pour optimiser l’efficacité et réduire les coûts.
Tenir des registres précis de toutes les activités logistiques.
Assurer la liaison avec les vendeurs, les fournisseurs et les prestataires de services afin de garantir une livraison rapide et précise des biens et services.
Surveiller et évaluer les performances des prestataires de services logistiques et formuler des recommandations d’amélioration.
2. Soutien opérationnel aux achats
Appuyer les activités d’approvisionnement quotidiennes ;
Traiter les demandes d’achat approuvées et coordonner les processus d’approvisionnement concurrentiels (RFQ/RFP) pour les biens et services.
Préparer des synthèses d’analyse des offres et des évaluations comparatives à des fins d’examen et de prise de décision
Tenir à jour et maintenir à jour les listes de fournisseurs préqualifiés pour les biens et services fréquemment achetés.
3. Soutien à l’administration des contrats et des subventions
Rédiger les contrats types, les bons de commande et les accords de service en utilisant les modèles et les directives approuvés.
Appuyer l’administration des conventions de subvention et des contrats de partenariat en tenant des registres précis et en assurant le suivi des dates clés, des livrables et des paiements ;
Mettre en place un système de suivi des contrats et des subventions afin de contrôler l’état des contrats, les dates d’expiration, les renouvellements et les étapes de paiement.
Assurer la liaison avec les fournisseurs, les consultants et les partenaires afin de garantir la livraison en temps voulu des biens, des services et des documents requis.
4. Conformité, documentation et préparation à l’audit
S’assurer que tous les dossiers d’approvisionnement et de passation de marchés sont complets et prêts pour un audit, y compris les approbations, les devis, les évaluations, les contrats et les registres de livraison.
Vérifiez que les fournisseurs et les prestataires de services effectuent les vérifications et les contrôles préalables requis avant toute collaboration.
Appuyer le responsable principal dans la préparation de la documentation pour les audits internes et externes, les examens et les contrôles ponctuels.
Collaborer étroitement avec le service financier pour garantir la conformité.
5. Livraison, vérification et coordination
Vérifier la livraison des biens et services par rapport aux bons de commande et aux spécifications contractuelles, en confirmant la qualité, la quantité et la conformité.
En collaboration avec le service financier et les équipes concernées, assurer le transfert des actifs, l’enregistrement des stocks et le traitement des paiements.
Signaler tout problème de livraison, de performance ou de documentation à l’officier supérieur pour résolution.
6. Systèmes, rapports et coordination
Tenir à jour des registres précis des achats, des contrats et des subventions dans les systèmes et structures de classement désignés.
Préparer des mises à jour régulières sur l’état des demandes en attente, des contrats actifs et des lacunes documentaires.
Appuyer la coordination avec les équipes de programme en fournissant des mises à jour claires sur les échéanciers d’approvisionnement et de passation de marchés.
Compétences requises
Compétences en logistique opérationnelle et en approvisionnement : Compréhension pratique des processus de logistique, d’approvisionnement et d’administration des contrats.
Souci du détail : Grande précision dans la documentation, la tenue des registres et les contrôles de conformité.
Intégrité et responsabilité : Un engagement ferme envers des pratiques éthiques, la transparence et l’utilisation responsable des fonds des donateurs.
Communication et facilitation : Capacité à communiquer clairement avec les parties prenantes internes et externes
Qualifications et expérience
Baccalauréat en administration des affaires, en opérations, en approvisionnement, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe.
Expérience minimale de 3 à 5 ans dans les domaines des opérations, des achats, de la passation de marchés, de la gestion des subventions ou du soutien opérationnel.
L’expérience de travail avec des organisations communautaires, des organismes de recherche locale ou des projets financés par des donateurs est un atout.
Maîtrise des systèmes ERP ou de gestion des achats et excellente connaissance pratique de Microsoft Excel.
Autres exigences :
Le siège de cette initiative est situé à Nairobi, au Kenya ;
Comment postuler
Les activités de la World University Service of Canada (WUSC) visent à réduire les inégalités et à promouvoir le développement durable à travers le monde.
L’éthique professionnelle de notre personnel, de nos bénévoles, de nos représentants et de nos partenaires doit être en accord avec les valeurs et la mission de l’organisation.
World University Service of Canada (WUSC) encourage la responsabilité, le respect, l’honnêteté et l’excellence professionnelle, et ne tolère aucune forme de harcèlement, de coercition, d’exploitation sexuelle ou d’abus.
Les candidats retenus devront se soumettre, le cas échéant, à une vérification approfondie de leurs antécédents judiciaires.