Save the Children International offre une opportunité passionnante pour un(e) assistant(e) de direction auprès du directeur des opérations afin de rejoindre son équipe mondiale.
Information sur l’offre
Save the Children International (SCI) est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
Objectif de l’équipe
L’équipe des Ressources Humaines a pour mission de garantir que Save the Children International dispose des talents, de la culture et des capacités organisationnelles nécessaires pour apporter un changement positif et durable à la vie des enfants. Pour ce faire, nous attirons et développons des équipes performantes et diversifiées ; nous favorisons une culture inclusive et fondée sur des valeurs fortes ; nous renforçons le leadership et l’efficacité organisationnelle ; et nous assurons des environnements de travail justes, sûrs et solidaires dans tous nos bureaux et opérations à l’étranger. Notre objectif est de permettre à nos collaborateurs de s’épanouir, afin qu’ensemble, nous puissions maximiser notre impact auprès des enfants du monde entier.
Objectif du rôle
L’assistant(e) de direction du directeur des ressources humaines joue un rôle essentiel dans le succès du département RH en fournissant un soutien complet en matière de direction, d’administration, d’organisation et de coordination. En étroite collaboration avec le directeur des ressources humaines et l’équipe de direction RH, il/elle assure une gestion efficace des priorités grâce à une gestion proactive de l’agenda et de la boîte mail, la coordination des réunions et des instances de gouvernance, la planification des déplacements et le bon déroulement des activités opérationnelles quotidiennes.
Ce poste a pour but d’optimiser la capacité du directeur des achats à se concentrer sur les priorités stratégiques en gérant de manière autonome les aspects administratifs et logistiques avec un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité. En tant que partenaire de confiance, l’assistant(e) de direction facilitera une communication efficace, entretiendra des relations solides avec les parties prenantes, appuiera la préparation et la coordination des réunions clés et des processus de gouvernance, et contribuera à la gestion des connaissances au sein du département.
De plus, ce poste soutiendra les initiatives plus larges de l’équipe RH, notamment l’intégration des nouveaux collaborateurs directs du directeur des ressources humaines, le renforcement de la cohésion et de l’engagement au sein du département, ainsi que la coordination des activités départementales visant à optimiser l’efficacité organisationnelle. Grâce à un sens aigu de l’organisation, à un esprit de collaboration et à une grande rigueur, ce poste contribue à la réussite de la stratégie RH et, en définitive, à la réalisation de la mission et des objectifs de Save the Children.
- Intitulé du poste : Adjoint(e) de direction auprès du directeur des opérations
- Relève du : CPO
- Modalités de travail : Télétravail avec possibilité de travail flexible
- Lieu : Tout bureau SCI agréé situé à moins de 3 heures UTC. Pour consulter la liste complète des lieux où Save the Children International recrute, veuillez visiter : SCI Careers
- Durée du contrat : CDI
- Droit au travail : Le candidat retenu doit avoir le droit de travailler dans le pays où le poste est basé, pour toute la durée de son emploi.
- Exigences linguistiques : anglais (la connaissance d’autres langues est un atout).
Principales responsabilités
Principales responsabilités d’un(e) assistant(e) de direction
- Fournir un soutien proactif et de haute qualité au directeur des ressources humaines (DRH), permettant une gestion efficace des priorités et garantissant que son temps est consacré au leadership stratégique et aux objectifs organisationnels.
- Gérer un agenda complexe et dynamique, coordonner les réunions, les rendez-vous et les événements tout en équilibrant les priorités concurrentes et en veillant à ce que toute la logistique, les documents d’information et les informations préparatoires soient fournis à l’avance.
- Gérer et surveiller la boîte de réception du CPO, répondre, rediriger, escalader et prioriser les communications selon les besoins, tout en maintenant un système de classement efficace et bien organisé.
- Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement, les visas, les itinéraires, la logistique et les documents connexes, en assurant une planification de voyage efficace et économique.
- Traiter les informations hautement sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion, professionnalisme, discernement et intégrité.
- Anticiper les besoins et les priorités du CPO, identifier les problèmes, les risques, les échéances et les opportunités à venir afin de garantir une planification et une prise de décision efficaces.
- Préparer les ordres du jour, les dossiers de synthèse, les présentations, les rapports et la correspondance selon des normes élevées et constantes, afin de garantir que le CPO soit parfaitement préparé pour les réunions et les engagements.
- Suivre les actions, les décisions et les activités de suivi découlant des réunions, de la correspondance, des discussions avec la direction et des échanges avec les principales parties prenantes, en veillant à ce que les progrès soient suivis et que les délais soient respectés.
- Assurer le rôle de principal interlocuteur des parties prenantes internes et externes, en gérant efficacement les demandes et les communications tout en favorisant des relations de travail positives et collaboratives.
- Préparer et soumettre les demandes de remboursement de frais au nom du CPO et examiner les dépenses nécessitant une approbation, en veillant au respect des politiques et procédures de l’organisation.
- Traiter les factures et les transactions liées aux achats dans le respect des budgets délégués, en veillant au respect des contrôles financiers, des exigences en matière d’achats et des politiques organisationnelles.
- Tenir à jour les listes de diffusion départementales, les bases de données de contacts, les dossiers et les systèmes de gestion de l’information afin de favoriser une communication efficace et un partage des connaissances au sein de la fonction Ressources humaines.
- Établir des relations solides et collaboratives avec les assistants de direction et le personnel de soutien au sein de l’organisation, en assurant une coordination efficace, des dispositions de remplacement et un alignement des activités de direction.
- Assumer les fonctions d’officier pour le groupe des responsables du personnel SCA/SCI.
Responsabilités supplémentaires en matière de soutien à l’équipe :
- Coordonner et gérer les réunions de l’équipe de direction des ressources humaines, les forums départementaux, les assemblées générales, les ateliers et autres réunions clés de la fonction RH, y compris la planification, la préparation de l’ordre du jour, la collecte des documents, la distribution des documents de pré-lecture, la prise de notes et le suivi des actions.
- Favoriser une communication, une collaboration et un partage des connaissances efficaces au sein de la fonction Ressources Humaines en maintenant des flux d’information clairs, en gérant la documentation et les ressources partagées et en veillant à ce que les collègues aient un accès rapide aux mises à jour et aux documents clés du département.
- Contribuer à la gestion des communications du département, notamment les bulletins d’information, les mises à jour d’équipe, les annonces concernant le personnel, les organigrammes et autres communications favorisant l’engagement des employés et la sensibilisation aux initiatives RH.
- Soutenir les activités de reconnaissance et d’appréciation au sein du département, contribuant ainsi à promouvoir une culture d’inclusion, de bien-être, de collaboration et de célébration au sein de la fonction Ressources humaines.
- Restez informé des principales priorités, initiatives et évolutions organisationnelles en matière de ressources humaines, en veillant à ce que le directeur des ressources humaines dispose des informations pertinentes et que les activités du département restent alignées sur les objectifs stratégiques.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus départementaux, des systèmes administratifs et des méthodes de travail afin d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la prestation de services au sein de l’équipe des Ressources Humaines.
Expérience et compétences
Essentiel
- Expérience avérée en matière de soutien à un cadre supérieur.
- Expérience avérée dans la gestion d’agendas complexes et fréquemment modifiés, la coordination de réunions sur plusieurs fuseaux horaires et l’équilibre entre les priorités concurrentes dans un environnement dynamique.
- Expérience avérée dans la gestion de boîtes de réception à volume élevé, avec capacité à faire preuve de discernement pour prioriser, rediriger et répondre de manière appropriée aux communications au nom des hauts dirigeants.
- Vaste expérience dans la planification et la coordination de voyages complexes, tant nationaux qu’internationaux, y compris les visas, l’hébergement, les itinéraires et la logistique.
- Expérience en matière de soutien aux réunions convoquées par le CPO, y compris la préparation de l’ordre du jour, la coordination des documents, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des actions.
- Excellentes compétences en matière d’organisation et de priorisation, avec la capacité de gérer plusieurs activités simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de rédiger, de corriger et de relire un large éventail de documents, de présentations, de rapports et de correspondances selon des normes professionnelles.
- Capacité avérée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec discrétion, professionnalisme et discernement.
- Excellentes compétences en gestion des parties prenantes et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’établir des relations de travail positives avec les collègues, les cadres supérieurs et les partenaires externes à tous les niveaux.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins, à identifier les problèmes potentiels et à mettre en œuvre des solutions pratiques de manière proactive.
- Maîtrise avancée des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Word, PowerPoint, Teams et Excel, ainsi qu’une aisance à travailler sur divers systèmes de collaboration numérique et systèmes d’entreprise.
- Aisance dans l’apprentissage et l’utilisation des systèmes et technologies organisationnels, notamment les plateformes de gestion financière, d’approvisionnement, de réservation de voyages et de gestion des flux de travail.
- Une forte aisance numérique et une volonté d’adopter les nouvelles technologies, notamment un intérêt pour l’utilisation de l’IA et des outils numériques afin d’améliorer la productivité, l’efficacité et les méthodes de travail.
Souhaitable
- Expérience de soutien auprès d’un directeur des ressources humaines, d’un responsable RH ou d’un poste équivalent au sein d’une fonction RH.
- Expérience de travail au sein d’une organisation complexe, mondiale, matricielle ou internationale.
- Connaissance des pratiques en matière de gestion des ressources humaines (RH), de développement organisationnel, d’engagement des employés ou d’activités liées à la culture d’entreprise.
- Expérience de travail au sein d’une association caritative
- Un intérêt pour le travail entrepris par Save the Children International.
Formation et qualifications
Essentiel
- Diplômé(e) d’un diplôme universitaire et/ou titulaire d’une qualification professionnelle pertinente, ou expérience équivalente
Souhaitable
- Preuve de développement professionnel continu pertinent au soutien à la direction, à l’administration, aux opérations commerciales ou à la gouvernance.
