Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes.
L’IRC recrute Responsable de l’administration et de la logistique
Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés. Acteurs engagés pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez-nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.
Aperçu du poste :
Le/La responsable administratif(ve) et logistique joue un rôle clé dans la supervision et la gestion de l’ensemble des fonctions administratives et logistiques du bureau de pays de l’IRC. Ce poste garantit la prestation efficace et conforme des services de soutien aux programmes et au personnel, permettant ainsi à l’organisation d’atteindre ses objectifs. Le/La responsable encadre une équipe et est chargé(e) de la gestion des actifs, du parc automobile, des installations et de l’administration générale du bureau, en veillant au respect des politiques de l’organisation et des réglementations des bailleurs de fonds.
Principales responsabilités :
1. Logistique et gestion de la chaîne d’approvisionnement :
- Gestion de flotte : Gérer la flotte de véhicules de l’organisation, y compris l’entretien, les réparations, le suivi de la consommation de carburant et l’affectation des véhicules. S’assurer que tous les conducteurs et véhicules respectent les règles de sécurité et les politiques de l’organisation.
- Gestion des entrepôts et des stocks : Assurer la bonne gestion de tous les biens et fournitures. Cela comprend la gestion des installations de stockage, la réalisation d’inventaires réguliers et la tenue de registres d’inventaire précis.
- Gestion des actifs : Tenir un registre des actifs complet et à jour. S’assurer que tous les actifs sont correctement étiquetés, suivis et éliminés conformément à la politique en vigueur.
- Transport : Planifier et coordonner le transport sûr et ponctuel des marchandises, des matériaux et du personnel vers les différents lieux de projet.
2. Administration et gestion des installations :
- Gestion administrative : Assurer le bon fonctionnement quotidien du ou des bureaux. Cela comprend la gestion des fournitures, du matériel, des charges et l’entretien général. Veiller au paiement des factures relatives à la gestion administrative dans les délais impartis.
- Gestion des installations : Superviser la sécurité, l’entretien et la réparation de tous les locaux de l’organisation, y compris les bureaux et les logements du personnel.
- Voyages et hébergement : Coordonner et gérer les déplacements du personnel, des consultants et des visiteurs, y compris les vols, les visas et les réservations d’hôtel.
- Gestion de l’information : Superviser la tenue d’un système de classement et de documentation approprié pour tous les documents administratifs et logistiques.
3. Gestion financière et budgétaire et rapports :
- Budgétisation : Contribuer à l’élaboration des budgets annuels et spécifiques aux projets pour les activités administratives et logistiques.
- Supervision financière : Surveiller et gérer les budgets logistiques et administratifs, en veillant à ce que les dépenses soient bien documentées et respectent les limites approuvées.
- Rapports : Préparer des rapports réguliers sur les activités logistiques et administratives, y compris des outils de suivi des achats, des rapports sur les actifs et des analyses de flotte, pour examen interne et rapports aux donateurs à destination du superviseur chaque mois.
4. Leadership d’équipe et gestion du personnel :
- Supervision : Superviser et encadrer directement les membres de l’équipe administrative et logistique, y compris les chauffeurs, les agents d’entretien et les autres membres du personnel de soutien.
- Renforcement des capacités : Identifier les besoins de formation et fournir un accompagnement au personnel afin d’améliorer ses compétences et ses performances.
- Gestion de la performance : Procéder à des évaluations de performance régulières, fixer des objectifs et garantir un environnement de travail positif et efficace.
5. Conformité, sûreté et sécurité :
- Mise en œuvre des politiques : Élaborer, examiner et appliquer les politiques administratives et logistiques ainsi que les procédures opérationnelles standard (POS) conformément aux meilleures pratiques et aux exigences des donateurs.
- Gestion des risques : Identifier et atténuer de manière proactive les risques liés aux opérations administratives et logistiques.
- Sûreté et sécurité : veiller à ce que toutes les activités logistiques soient menées en accordant une importance primordiale à la sécurité du personnel. Cela peut impliquer une coordination avec les référents sécurité et la mise en œuvre de protocoles de sécurité.
6. Surveillance de la conformité réglementaire
- Assurer le suivi et la conformité aux exigences réglementaires établies dans le cadre de l’accord/convention conclu avec le gouvernement (Accord du pays hôte), notamment le respect des échéances et des obligations relatives aux déclarations fiscales, aux exonérations et aux paiements (droits de douane, TVA et autres taxes applicables). Collaborer avec les autorités gouvernementales compétentes et les équipes internes Finance/Conformité afin de garantir le respect des délais de déclaration et de paiement, tenir à jour les dossiers de toute la correspondance et des déclarations réglementaires, et signaler rapidement à la direction tout risque de non-conformité.
Exigences du poste :
Éducation (Connaissances )
- Baccalauréat en administration des affaires, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe. Une maîtrise est un atout.
- Expérience minimale de 5 à 7 ans dans un rôle similaire, dont au moins 2 à 3 ans à un poste de direction ou de supervision, de préférence au sein d’une ONG ou du secteur humanitaire.
- Expérience avérée dans la gestion de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, y compris les achats, l’entreposage et le transport.
- Une solide connaissance des réglementations des donateurs est fortement souhaitable.
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification et de résolution de problèmes.
- Solides compétences en leadership et en gestion d’équipe.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion logistique.
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Maîtrise de l’anglais et du français requise.
Compétences et aptitudes :
- Un sens aigu de l’intégrité personnelle.
- Le souci du détail.
- Solides compétences en matière de supervision.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d’équipe et aptitudes à résoudre les problèmes.
- Capable de travailler sous pression.
L’IRC et ses employés doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans le Code de conduite de l’IRC : intégrité, service et responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, à la protection de l’enfance, à la lutte contre le harcèlement au travail, à l’intégrité financière et à la protection contre les représailles.
IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, l’IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière et les représailles.
La date limite pour soumettre les candidatures est le 9 octobre 2026.
Normes professionnelles : Tous les employés du Comité international de secours doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux énoncés dansIRC Way – Normes de conduite professionnelleNos normes sont l’intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques relatives àprotectionConflits d’intérêts, intégrité financière, signalement des actes répréhensibles et protection contre les représailles : IRC s’engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où chacun se sent en sécurité, ainsi qu’à prendre toutes les mesures correctives nécessaires en cas de préjudice. IRC constitue des équipes de professionnels qui favorisent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l’objectivité afin d’offrir les meilleurs services possibles à ses clients.