À propos du Programme alimentaire mondial (PAM)
Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences de phénomènes météorologiques extrêmes.
Au Programme alimentaire mondial (PAM), l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
Le Programme alimentaire mondial (PAM) recrute un Associé(e) aux services de gestion (Protocole) SSA6 Kampala
Lieu : Kampala, Ouganda
Date limite : 6 octobre 2026
L’assistant(e) aux services de gestion (protocole) joue un rôle essentiel dans les activités quotidiennes liées au protocole administratif et apporte son soutien à la haute direction en assurant les liaisons diplomatiques, administratives et gouvernementales.
Il/Elle est l’interlocuteur/trice privilégié(e) pour les échanges de haut niveau avec les homologues gouvernementaux, les missions diplomatiques, les agences des Nations Unies, les partenaires au développement et les autres parties prenantes, veillant à ce que toutes les interactions, missions et manifestations officielles soient menées conformément aux protocoles diplomatiques établis et aux normes de l’organisation.
Ce poste requiert d’excellentes compétences en matière de coordination, de communication et d’organisation afin de faciliter les relations stratégiques entre le Programme alimentaire mondial (PAM) Ouganda et les principales institutions gouvernementales, d’appuyer les missions et visites officielles, de gérer l’agenda des cadres supérieurs et de garantir le traitement efficace des questions administratives liées au protocole.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Assurer la coordination des questions protocolaires, diplomatiques et administratives entre le Programme alimentaire mondial (PAM) Ouganda et les ministères, départements et agences gouvernementaux, ainsi que le ministère des Affaires étrangères.
Entretenir des relations de travail étroites avec les représentants gouvernementaux, les missions diplomatiques, les agences des Nations Unies, les partenaires au développement et les autres parties prenantes afin de faciliter les opérations et les engagements stratégiques du Programme alimentaire mondial (PAM).
Fournir un soutien administratif et de direction complet au directeur pays, notamment en gérant son agenda, ses rendez-vous, sa correspondance, ses déplacements et ses engagements officiels.
Coordonner et planifier des réunions de haut niveau impliquant la haute direction du PAM, des représentants gouvernementaux, des ambassadeurs, des chefs d’agences des Nations Unies, des donateurs et d’autres acteurs clés.
Préparer les documents d’information, les points de discussion, les notes de protocole, la correspondance et autres documents nécessaires aux réunions de direction, aux missions et aux engagements officiels.
Planifier, coordonner et soutenir les conférences de haut niveau, les ateliers, les visites de donateurs, les cérémonies officielles, les délégations VIP et autres événements stratégiques impliquant le Programme alimentaire mondial (PAM), afin de permettre une prestation de services efficace.
Organiser le protocole et la logistique des missions officielles, des visites de terrain et des visites de hauts fonctionnaires, de donateurs, de missions de sièges et d’autres dignitaires.
Coordonner les déplacements officiels et le soutien à la mission du directeur pays et de la haute direction, en veillant au respect des politiques du Programme alimentaire mondial (PAM) et des exigences du protocole diplomatique.
Surveiller et traiter les actions liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d’autres domaines pertinents, en veillant à ce que les données soient enregistrées et traitées avec exactitude et en temps opportun dans les systèmes de l’entreprise.
Faciliter les démarches fiscales auprès de l’Autorité fiscale ougandaise (URA), notamment en matière d’exonérations fiscales, de remboursements de TVA, de documents douaniers et autres exigences réglementaires.
Tenir à jour des registres, des bases de données, des listes de contacts et des rapports précis relatifs aux activités protocolaires, à la liaison avec les pouvoirs publics, aux missions, aux relations avec les parties prenantes et à la correspondance officielle.
Assurer un suivi rapide des points d’action, maintenir la confidentialité dans le traitement des informations sensibles et contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et protocolaires au sein du bureau de pays.
Surveiller les besoins en ressources dans la zone de responsabilité désignée et contribuer à identifier les nouveaux besoins afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la rentabilité des services.
Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service à la clientèle, et adopter efficacement les nouvelles technologies introduites sur le lieu de travail.
Fournir une formation et des conseils au personnel afin d’améliorer sa compréhension du protocole, des règlements, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion.
Examiner et recommander des améliorations aux procédures afin de contribuer à l’amélioration continue des services fournis.
Toute autre activité requise par le poste.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :
Éducation:
L’achèvement des études secondaires OU un diplôme universitaire (baccalauréat) en administration des affaires, relations internationales ou diplomatie, relations publiques et communications ou dans un domaine connexe est fortement préféré.
Expérience:
Au moins six ans d’expérience avec un certificat d’études secondaires OU un diplôme universitaire (baccalauréat) avec un minimum de trois ans ou plus d’expérience avérée en administration des affaires et en protocole.
Connaissances et compétences :
Solide connaissance du protocole diplomatique, de l’étiquette officielle et des pratiques protocolaires applicables aux engagements gouvernementaux, diplomatiques, des Nations Unies et de haut niveau.
Solide connaissance des structures et procédures du gouvernement ougandais, en particulier des rôles du ministère des
Affaires étrangères, des autorités d’immigration, de l’Autorité fiscale ougandaise et des autres ministères, départements et agences concernés.
Solide compréhension de la confidentialité, du sens diplomatique et du traitement approprié des informations privilégiées ou sensibles.
Compétences efficaces en matière de soutien à la direction, notamment la gestion d’agenda, la planification, la coordination des déplacements, le suivi de la correspondance, la préparation des réunions et la gestion des dossiers, ainsi que le suivi en temps opportun des points d’action.
Compréhension des protocoles et des exigences logistiques liés à l’organisation de visites de VIP, de missions officielles, de conférences, de cérémonies et d’événements de haut niveau.
Maîtrise des protocoles de coordination et des compétences en matière de liaison gouvernementale, avec la capacité d’interagir professionnellement avec les hauts fonctionnaires, les diplomates et les partenaires externes.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, notamment la capacité à préparer des notes d’information, des argumentaires, de la correspondance officielle, des comptes rendus de réunion et des directives protocolaires.
Bonnes aptitudes d’analyse et de résolution de problèmes, notamment la capacité d’anticiper les risques liés aux protocoles ou à la logistique et de recommander des solutions pratiques.
Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et autres outils numériques utilisés pour la planification, la production de rapports, la communication et la gestion des dossiers.
Langues :
La maîtrise de l’anglais oral et écrit, ainsi que la connaissance d’une langue officielle de l’ONU, seraient un atout.