Le PNUD recrute pour ce poste (14 mars 2025)

• Conformité totale des activités administratives aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
• Contribution à la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau-Pays et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées internes (SOPs).
• Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail axés sur les résultats de l’équipe administrative.
• Toute autre tâche opérationnelle demandée par le Superviseur entrant dans ses domaines de compétences.

• Organisation du transport par véhicule, entretien régulier du véhicule, assurance, immatriculation.
• Superviser les chauffeurs, définir les heures supplémentaires ou la compensation, gérer leur tenue de travail et le suivi de leurs missions, gérer leur absence et congé.
• Assurer que chaque véhicule ait le carburant nécessaire, les équipements adéquats et les documents administratifs à jour.
• Contrôler et assurer la conformité MOSS de la flotte et prendre les actions nécessaires en cas d’anomalie.
• Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation de carburant, mise à jour et tenue du rapport historique du véhicule.
• Tenir les doubles des clés des véhicules.
• Transmission au Superviseur et à la Gestion du rapport d’observation et de recommandation concernant les véhicules et le carburant.
• Gestion de la flotte téléphonique et du paiement des factures afférentes.
• Gestion des LTA et des contrats de la flotte téléphonique.
• Point focal des cartes d’accès au parking de l’aéroport.
• Classement de ces dossiers en original.

• Gestion et approvisionnement de l’économat (mobilier de bureau, stocks de sécurité, médicaments, eau), y compris la tenue de la liste des stocks, la distribution selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution, préparation des rapports.
• Appui l’exercice régulier de vérification de l’inventaire physique annuel en vérifiant l’exactitude des dossiers et l’emplacement des biens et de l’économat.
• Prendre les actions nécessaires avant la péremption des produits.
• Action de veille à l’entretien des bureaux et des équipements.
• Tenue à jour des dossiers pertinents pour l’entretien des bureaux.
• Soutien à l’entretien des locaux du PNUD, des locaux communs et des services communs.
• Assurer les services logistiques et intendance du bureau, gestion des clés.
• Gestion du courrier et de la valise diplomatique.

• Appui à l’organisation des expéditions, arrangements de dédouanement, préparation des documents pour les expéditions du PNUD (reçus/envoyés). Préparation de tous les documents nécessaires, mise en œuvre des actions de suivi.
• Exécution d’un rôle d’acheteur dans Quantum
• Appui à la préparation des voyages (terrestre, aérien, fluviale)
• Appui à l’organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identité et autres documents.
• Classement des dossiers de l’unité (administratifs et achats) et maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels
• Recouvrement des coûts dans Quantum pour les services fournis par l’unité à des projets et/ou à d’autres organismes/agences.
• Soutien à la présentation des rapports sur les achats au bureau de pays.
• Soutien au développement et à la mise à jour des listes de fournisseurs, à la mise en œuvre de la sélection et de l’évaluation des fournisseurs.

• Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur l’administration.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Toute autre tâche connexe qui peut être requise ou assignée par le superviseur.

• Une formation secondaire est requise.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie ou l’équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
• Le niveau 2 du CIPS est exigé pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

• Au moins 5 ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou 2 ans (avec une Licence) d’une expérience administrative pertinente, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevé, est exigé aux niveaux national et international.
• Expérience de l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de bases de données et de systèmes de gestion Web tels que les ERP sont requis.
• Expérience dans la gestion des flottes de véhicules et des chauffeurs
• Expérience dans la gestion des stocks et des immobilisations et le suivi des inventaires,
• Expérience dans les activités liées aux achats.

• La maîtrise de la langue française est requise.
• La connaissance de la langue anglaise est un atout.

• Capacité de trouver, d’évaluer et de mobiliser des fournisseurs de biens et de services.

• Connaissance de l’évaluation d’entreprises, de projets, de budgets et d’autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur pertinence.

• Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données d’approvisionnement.

• La capacité d’acquérir des biens, des services ou des œuvres d’une source externe.

Satisfaction/Gestion de la clientèle

• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients
• Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par la communication écrite que verbale ; d’adapter les messages et de choisir les méthodes de communication en fonction de l’audience
• Capacité de gérer les communications internes et externes, par l’intermédiaire des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés.

• Capacité d’inspecter, de nettoyer, de transformer et de modéliser des données dans le mais de découvrir des informations utiles, d’éclairer les conclusions et d’appuyer la prise de décisions.