Votre compétence est demandée à l’ONG Open Society (9 juin 2026)

Officier, réunions et événements. Dakar. Date de publication: 29/05/2026. Date limite: 06/11/2026

Titre du rôle: (Officier, réunions et événements)

Type de contrat: Permanent

Arrangement de style de travail: Hybride

Rapport À: Directeur, Opérations Mondiales

Département: Opérations mondiales

Lieu: Johannesburg, Dakar ou Nairobi

Nom de l’équipe: Global Operations

Opportunité ou description d’équipe

Aidez à façonner la façon dont l’OSF planifie et organise des réunions et des événements dans les bureaux mondiaux et les lieux externes.

Vous guiderez vos collègues à travers les flux de travail d’événements, prendrez en charge des convocations complexes et aiderez à construire des opérations d’événements pratiques cohérentes dans l’ensemble de l’organisation.

But du rôle

L’agent des réunions et des événements soutiendra la planification, la coordination et la tenue de réunions et d’événements à travers les bureaux mondiaux et les lieux externes de l’OSF. Ce rôle aidera à renforcer la cohérence à l’échelle de l’organisation dans les flux de travail, les politiques, les outils et les meilleures pratiques de l’événement, en veillant à ce que les collègues disposent d’une orientation claire et d’un soutien pratique tout au long du cycle de vie de l’événement.

En étroite collaboration avec les organisateurs d’événements internes, les collègues des opérations mondiales et les fournisseurs externes, l’agent de réunions et d’événements fournira un soutien logistique et opérationnel spécialisé pour les événements de haute priorité et complexes. Le rôle exige de solides compétences en planification, un jugement sain, une conscience culturelle et la capacité de rester calme, proactif et axé sur les solutions dans des environnements d’événements en évolution rapide.

Principales responsabilités

Soutenir la planification et la coordination des événements à l’échelle de l’organisation

• Développer une compréhension complète des réunions et des événements qui sont organisés par le FSO et/ou auxquels participent des membres du personnel du FSO.
• Soutenir la conception du cadre de soutien des réunions et des événements, y compris le cycle de vie de l’événement, les flux de travail, les politiques et les rôles et responsabilités de diverses parties prenantes internes et externes.
• Fournir des conseils étape par étape aux organisateurs de l’événement sur la planification de l’événement et l’exécution réussie dans le cadre de soutien; lorsqu’on leur demande de soutenir en dehors de sa mission, de rediriger les parties prenantes appropriées avec professionnalisme, discrétion et intégrité.
• En collaboration avec les organisateurs de réunions ou d’événements, intégrer l’amélioration continue du cadre de soutien des réunions et des événements et s’adapter aux besoins changeants de l’organisation.

Orientation et formation sur les outils et politiques d’événement

• Promenez les organisateurs de l’événement à travers des outils et des politiques d’événement pertinents, y compris ceux gérés par des fournisseurs externes ou d’autres collègues internes.
• Fournir une formation régulière aux organisateurs d’événements sur les principes de conception d’événements, les flux de travail, les outils et la conformité.
• Maintenir un ensemble de documents d’appui pour les réunions et les événements cadre de soutien qui sont clairement organisés et partagés avec les organisateurs de l’événement pour faciliter l’accès et l’utilisation.

Haut ‐ Soutien à l’événement prioritaire et complexe

• Fournir un soutien logistique pratique en personne pour les événements hautement prioritaires et complexes.
• Travailler en étroite collaboration avec les organisateurs d’événements et les sociétés de gestion d’événements dans la préparation d’événements complexes et la coordination avec diverses parties prenantes internes et externes.
• Afficher l’adaptabilité et le calme sous pression pour réfléchir rapidement sur leurs pieds et gérer toute situation inattendue pendant les événements.
• Gestion et soutien des fournisseurs d’événements
• Gérer les relations avec les hôtels, les lieux d’événements et les fournisseurs dans les principales villes opérationnelles.
• Établir et maintenir des accords de service-cadre mondiaux avec les planificateurs et les lieux d’événement privilégiés, tant au niveau mondial qu’au niveau régional/local.
• Gérez l’utilisation des fournisseurs d’événements mondiaux, y compris la confirmation de réservation, le traitement des paiements et l’évaluation des performances.
• Review the current preferred external venues, accommodations and other event vendors on a regular basis based on staff’s feedback on their contribution to the meetings and events.

Cross‑Functional Collaboration and Continuous Improvement

• Collaborate with other members of Global Operations, OneOps teams, event organizers and programmatic staff members in ensuring the successful event planning and execution, as well as continuously improving
• Liaise with facilitators, consultants, and external partners in improving their experience and contribution toward successful OSF events.
• Support the Global Associate Director in improving event workflows and policies by proactively identifying operational gaps and recommending enhancements.

The ideal candidate

Essential Education

• Bachelor’s degree or equivalent professional experience.

Essential Experience

• Demonstrable experience supporting or delivering end-to-end meetings, events, conferences, convenings, or complex stakeholder gatherings.
• Experience coordinating multiple event workstreams, including timelines, logistics, stakeholders, venues, vendors, participant needs, and follow-up actions.
• Experience working with external vendors, venues, hotels, event agencies, or service providers, including negotiation, booking, contracting support, or performance follow-up.
• Strong project coordination skills, with the ability to manage competing priorities, deadlines, and changing requirements.
• Strong stakeholder management skills, including the ability to guide internal event organisers through processes, policies, and practical event requirements.
• Ability to remain calm, solutions-focused, and professional during high-pressure or live-event situations.
• Strong attention to detail and follow-through, including documentation, task tracking, and process compliance.
• Capacité et volonté de voyager pour des événements hautement prioritaires ou complexes au besoin.
• Excellente connaissance pratique de l’anglais et de la maîtrise de la langue locale de l’emplacement du bureau.

Desirable Experience

• Experience in a global, regional, nonprofit, foundation, philanthropy, development, international organisation, or mission-driven environment.
• Experience working with event management companies.
• Experience using event platforms or tools such as Stova, TROOP, registration platforms, travel/event logistics tools, or similar systems.
• Experience creating event guidance documents, workflows, checklists, templates, or knowledge resources.
• Experience supporting events with accessibility, safeguarding, security, protocol, or sensitive participant considerations.
• French language fluency or strong working proficiency, particularly for roles based in Dakar or supporting West Africa coverage.

Langue

• Maîtrise de l’anglais et de la langue locale du bureau.

Travel

• Travel is required. Travel frequency depends on the role requirements.

Functional Competencies

Event Planning and Coordination

• Able to coordinate multiple meetings and events simultaneously across office-based and external venues.
• Une forte attention aux détails, avec la capacité d’anticiper les besoins logistiques, les risques, les dépendances et les exigences des participants.
• Gérer confortablement les échéanciers serrés, les priorités changeantes et les flux de travail de plusieurs événements.

Communication and Stakeholder Guidance

• Clear, diplomatic communicator who can liaise effectively with colleagues at all levels.
• Skilled at walking event organisers through workflows, policies, tools, and complex procedures.
• Able to represent the organisation professionally with vendors, venues, facilitators, consultants, and event partners.

Problem-Solving and Event Judgement

• Able to troubleshoot challenges quickly during pre-event planning and live events.
• Apporte un état d’esprit axé sur les solutions aux questions de fournisseur, de participant, de logistique ou d’intervenants.
• Démontre un jugement sonore dans des situations d’événements complexes, sensibles ou à haute pression.

Vendor, Venue and External Partner Management

• Skilled at building effective relationships with hotels, venues, event agencies, and service providers.
• Able to support negotiation, booking, contracting, service coordination, and vendor performance follow-up.
• Confident coordinating external partners for large, complex, or high-priority events.

Technical Competence and Process Orientation

• Comfortable learning and using event tools, including registration platforms, TROOP, notification systems, or similar platforms.
• Able to follow structured workflows and help others apply them consistently.
• Skilled at documenting and maintaining event processes, guidance materials, checklists, and knowledge resources.

Continuous Improvement and Workflow Development

• Looks to improve event workflows, procedures, tools, and supporting materials.
• Welcomes feedback and contributes practical ideas to improve event operations.
• Helps drive consistency and shared standards across global teams.

Personal Competencies

Adaptability and Calm Under Pressure

• Works well in fast-paced and occasionally high-stakes environments.
• Maintains composure during complex events with many moving parts.
• Ajuste les plans de manière efficace à mesure que les besoins en événements, les exigences des parties prenantes ou les risques évoluent.

Compétence culturelle et collaboration mondiale

• Expérience de travail avec des collègues internationaux et des participants à l’événement culturellement diversifiés.
• Sensible aux contextes mondiaux, aux fuseaux horaires, aux langues, aux besoins d’accessibilité et aux normes culturelles.
• Capable de naviguer efficacement et respectueusement dans la communication interculturelle.

Professionnalisme, discrétion et intégrité

• Gère les informations confidentielles ou sensibles de manière appropriée.
• Représente les valeurs de l’organisation dans toutes les interactions internes et externes.
• Démontre la fiabilité, la maturité, l’éthique saine et le bon jugement.

Propriété proactive et initiative

• Prend de l’initiative sans attendre la direction.
• Anticipe les besoins avant qu’ils ne surviennent, en particulier pour les événements de haute priorité ou de niveau exécutif.
• S’ensuit sur les engagements et aggrave les risques tôt lorsque des mesures de soutien ou des décisions sont nécessaires.

Orientation de service

• Apporte une approche pratique, utile et axée sur les solutions pour soutenir les organisateurs d’événements et les collègues.
• Équilibre la réactivité avec une discipline de processus appropriée et des limites claires.
• Bâtit la confiance en étant fiable, clair et calme sous la pression.

Langues

• Parlant couramment la langue locale où le rôle est basé et une excellente connaissance pratique de l’anglais.
• La maîtrise du français est souhaitable, particulièrement lorsque le rôle soutient les intervenants francophones, les fournisseurs ou les participants à l’événement.

Ce que nous offrons

• Possibilités exceptionnelles d’apprendre, de grandir et d’avoir un impact; d’une généreuse allocation de perfectionnement professionnel annuel pour chaque employé à la formation sur place et à l’apprentissage de conversations avec des experts invités.
• Excellents avantages et avantages pour promouvoir le bien-être et un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, notamment:
• Des congés généreux et des arrangements de travail flexibles.
• Le personnel est tenu de travailler dans un bureau Open Society 50% des jours ouvrables par mois.
• Assurance maladie * et régimes de soins dentaires payés par l’employeur pour les particuliers et les familles (aucune cotisation d’employé requise).
• Régime exceptionnel d’épargne-retraite (non-contributif pour les employés) et assurance-vie.
• Congé parental rémunéré progressif, soutien à la procréation et à la planification familiale, et bien plus encore.
• Un engagement à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif, afin que vous puissiez vous mettre au travail et avoir un impact positif.

Qui sommes-nous

Les fondations Open Society visent à établir des démocraties dynamiques et inclusives où les gouvernements rendent des comptes à leurs citoyens. Notre modèle opérationnel organise l’octroi de subventions autour de projets spécifiques et limités dans le temps, développés parallèlement à un soutien pour les partenaires établis, ce qui nous permet de répondre rapidement aux besoins émergents. Nous nous engageons à promouvoir la dignité humaine, l’égalité et les droits, à réimaginer les idéaux et les pratiques démocratiques et à promouvoir l’équité dans les systèmes de gouvernance.

Guidés par les valeurs de notre fondateur et la croyance en l’art du possible, nous nous engageons directement avec les entités mondiales, les individus et les décideurs politiques par le biais de subventions, de plaidoyer, d’investissements d’impact et de litiges stratégiques en matière de droits humains pour conduire un changement positif. Au cœur de notre mission se trouve un engagement profond envers les droits, l’équité et la justice, inspirant chaque action que nous prenons.

Des taux de rémunération compétitifs s’appliquent.

Open Society Foundations s’engage à faire progresser la diversité, l’équité et l’inclusion, et à bâtir un personnel diversifié qui reflète les mouvements, les enjeux et les communautés que notre mission sert. Les candidats de tous les milieux, identités et communautés sous-représentés sont encouragés à postuler.

Nous nous engageons à fournir des mesures d’adaptation raisonnables aux demandeurs et aux collègues handicapés.

POSTULER

Voir aussi : APPEL A PROJETS : LE PNUD FINANCE VOS INITIATIVES ENVIRONNEMENTALES, CANDIDATEZ ICI