VIVO Energy recrute pour ces 2 postes (23 Novembre 2022)

Informations sur l'Emploi

Titre du Poste : 2 postes

Lieu du Travail : Sénégal, Burkina Faso

Description de l'Emploi

Vivo Energy est une société néerlandaise de production, distribution et commercialisation de produits pétroliers. Elle est titulaire exclusive de la licence pour la production, la commercialisation des produits Shell en Afrique.

POSTE 1 : Assistant(e) bilingue

Raison d’être :

L’Assistant(e) bilingue joue un rôle charnière au sein de notre structure en prenant en charge la gestion administrative. Il/elle participe à la fois au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise mais également au bon entretien de la relation clientèle.

Responsabilités :

1. Réception et traitement du courrier « arrivée » et départ

  • Initiation de projet de lettre à la demande du Directeur : rédaction de lettres commerciales, note de service et ordre de mission
  • Gestion du courriel

2. Traitement des chèques et virements nationaux et internationaux

3. Réception et traitements des factures fournisseurs, transit et transport

  • Réception des factures dans
  • S’assurer du suivi de la conformité des factures
  • Traitement et transmission à la comptabilité
  • Gestion de la petite caisse

4. Accueil, réception et assistance des visiteurs

5. Gestion des voyages internes et internationaux

  • Réservation d’hôtels et hébergements
  • Etablissement des ordres de missions
  • S’assurer que les JMP sont établis
  • Assurer les remboursements des frais de mission
  • Demande de billets
  • Challenger le plan de vol pour avoir le meilleur coût
  • Procédure pour l’obtention de visa auprès des ambassades
  • Programmer les rencontres dans Outlook
  • Préparation de la salle de réunion
  • S’assurer que la logistique est en place
  • Prise des RDV pour le Comité de direction
  • Gestion de l’agenda des Directeurs
  • Apporte un Support pour l’organisation des évènements de la société

6. Assurer une bonne organisation du secrétariat des réunions et conférences internes et externes initiées ou accueillies par la société organisatrice

7. Donner du support dans toutes organisations

8. Classement et Archivage des documents.

Profil

  • De formation assistanat commercial ou assistanat de gestion, vous avez une expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste similaire.
  • Bonne expression orale et écrite
  • Anglais courant
  • Maîtrise du pack office
  • Connaissance de JDE et SAP S4/HANA idéalement
  • Discrète et courtoise
  • Sens de l’organisation et esprit d’initiative
  • Adaptabilité
  • Apte à travailler sous pression
  • Ponctualité
  • Suivi des procédures, bonne organisation
  • Sens des responsabilités
  • Disponibilité

 

Date limite pour postuler : 27/11/2022

 

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POSTE 2 : HSSE Implementer & QHSSE Support

Job Purpose:

The purpose of the role is to:

  • Identify and manage HSSE risks across the Retail, B2B, HR Class of Business.
  • Implement VE HSSE Policies and standards in Retail, B2B, HR and provide specialist advice and support to the staff and assist line function in the discharge of their responsibilities as set out in the HSSE Management System.
  • Evaluate HSSE performance in Retail, B2B, HR and monitor implementation of the HSSE Management System to achieve business success through HSSE excellence.
  • Actively work on the Maintain of the Triple certification-ISO 9001/ISO 14001/ ISO 45001- through effective monitoring and implementation of defined actions in coordination with action owners.

Principal Accountabilities:

 

Policies, Standards, Laws, HSSE Management System:

  • Facilitate Vivo Energy Standards-Policies, Health and Safety-Environmental Laws- compliance review exercise for Retail/B2B/HR, identify remedial actions and allocate responsibilities for compliance actions.
  • Work with Retail/B2B/HR team to implement HSSE Management System regarding Retail/B2B/HR and close any identified gap

Risk Management:

  • Facilitate Hazard and Effects Management Process /Health Risk Assessment for Retail/B2B/HR, contribute to risk studies, identify controls, allocate responsibilities for control measures and provide advise to achieve As Low as Reasonably Practicable, follow up timely implementation

Implementation:

  • Agree HSSE targets for Retail/B2B/HR with line manager, contribute to annual process for objectives setting, collate Retail/B2B/HR input in a bottom up” approach and monitor monthly performance
  • Develop Annual HSSE Action Plans for Retail/B2B/HR and monitor its implementation
  • Ensure timely notification, investigation and reporting of Retail/B2B/HR incidents in line with up to date procedures;
  • Facilitate investigation/analysis of all incidents, participate in reviews by Commercial/HR manager, follow-up recommendations
  • Draft LFI “Learning from Incidents” following final incident report on a timely and complete manner and share
  • Be responsible for effective cascade of all LFIs and also share with other departments/HSSE team.

Monitoring/Corrective Actions:

  • Review Retail/B2B/HR HSSE performance on a monthly and timely basis, agree corrective action plans with line manager and contribute to achievement of continuous improvement

Audits:

  • Participate in Site/Activity internal HSSE audits in line with Annual HSSE Audit Plan
  • Participate in Retail Sites operational audits with at least 3 audits with each of the Territory Managers for 3 different sites. Include CCTV audit.
  • Perform HSSE visits in line with plan in Retail sites under construction or refurbishment: Perform operational reception on site in coordination with Engineering and Network team.
  • Perform Permit to work audit for Retail/B2B/HR operational sites/Head office.
  • Participate in Greenbanding process as a representative of HSSE function.
  • Perform Hotels Vetting in coordination with HR/CP.

Competence development:

  • Assist Retail/B2B/HR teams to close their HSSE Competence gaps in line with VE HSSE mandatory trainings.
  • Assist B2B teams to train B2B customers in coordination with QHSSE Mgr. and as per customer’s request.

QHSSE support:

  • QHSSE procedures and files continuous update/set up preparation on a timely basis.
  • HSSE weekly/monthly/quarterly data & KPIs preparation and submission on a timely basis including tracking tools and HSSE comity presentation file.
  • SMQSE monthly/six-monthly/annual data & KPIs preparation on a timely basis in liaison with Processes Pilots including SMQSE review meeting presentation file.
  • Continuous support to Pilots as per request (to implement actions & improve their processes) and documentation reception & verification including necessary uploads in Shared Folder and required files updated.

Requirements

  • Graduate in engineering or equivalent/ Master in QHSSE
  • 3-7 years’ experience in industry or mining company or associated fields
  • 3-7 years’ experience in implementing/coordinating an SMQSE
  • Good knowledge of HSSE Policies, Standards, Procedures, Processes,
  • Excellent communication skills and negotiation skills
  • Good training and facilitation skills

Closing date: 5 December 2022

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