VIVO Energy recrute pour ce poste (12 janvier 2023)

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : Administrateur Achats

Niveau Requis : BAC + 4

Année d'Expérience Requise : 2 ans

Lieu du Travail : Côte d’Ivoire

Date de Soumission : 18/01/2023

Description de l'emploi

Vivo Energy est une société néerlandaise de production, distribution et commercialisation de produits pétroliers. Elle est titulaire exclusive de la licence pour la production, la commercialisation des produits Shell en Afrique.

 

Responsabilités principales:

 

Activités administratives

• Effectuer des tâches administratives quotidiennes telles que la tenue de dossiers, la génération de rapports, de dossiers et le traitement de documents.

• Aider le responsable des achats à maintenir les documents d’approvisionnement dans une approche systématique et vérifiable. (Fichiers, enregistrements et journaux….)

• Mettre à jour le CMS (Contract Management System) au besoin.

• Enregistrer et modifier les contrats dans le système d’approvisionnement SAP (y compris les nouveaux fichiers et les données de base)

• Organiser toutes les activités administratives d’approvisionnement liées aux demandes de propositions, aux offres scellées, aux offres de prix et au processus général d’appel d’offres.

• mettre à jour et maintenir la base de données des fournisseurs

• Surveiller la demande d’achat, les indicateurs de performance clés (KPI), générer des rapports de demande d’achats et aider le responsable des achats à prendre les mesures correctives appropriées et à atteindre les objectifs.

• Fournir des conseils et une formation en demande d’achats, aux parties prenantes.

• Assurez-vous que le processus ‘Demande d’achats’ est observé et tenue à jour en cas de changement de la situation commerciale.

• Résoudre les requêtes et les problèmes de ‘Demande achats’.

• Convertir les demandes d’achat en bons de commande et les contrats en bon de commande permanent

• Suivez l’état des réquisitions, des contrats et des commandes.

• Filtrer les réquisitions et autres demandes d’approvisionnement pour corriger les itinéraires, (vérifier l’exactitude, la terminologie et les spécifications

• Soutenir la classe d’affaires (Class Of Business) pour opérationnaliser la fonction de commande d’achat directe (Purchasing Order) activée

• Générer des demandes de workflow (fournisseurs et base de données catalogue)

• Générez des rapports d’analyse des dépenses et mettez en évidence les zones de non-conformité.

• Assister le responsable des achats dans la sélection de nouveaux fournisseurs : tenir à jour et aider à développer une liste de fournisseurs privilégiés à l’appui des exigences de l’entreprise.

• Assister les comptes payables dans la résolution des problèmes liés au paiement des fournisseurs.

• Fournir des informations au responsable des achats et contribuer au développement des catalogues et des données des fournisseurs.

• Travailler en collaboration avec les administrateurs des achats du reste de l’organisation, soutenir la dynamique d’une culture de partage des meilleures pratiques et d’amélioration continue.

• Fournir une formation sur le poste, le cas échéant, et soutenir le reste de l’équipe de l’administrateur des achats pour fournir un service de classe mondiale à l’organisation.

Approvisionnement:

 

Responsable d’activités d’achat spécifiques telles que déléguées de temps à autre

• Créer un package (demande de quotation) Request For Quotation, effectuer une analyse concurrentielle et sélectionner la source.

• Utilisez les enchères en ligne, les fournisseurs privilégiés, les négociations, etc.

• Élaborer des contrats si nécessaire

• Communiquer avec les fournisseurs et les clients (internes) pour les contrats ci-dessous si nécessaire.

• Mettre en œuvre, gérer et résoudre les problèmes sur les contrats appropriés

Gestion de l’information

• Utiliser les procédures appropriées pour collecter, organiser, récupérer, conserver et diffuser les informations conformément aux politiques de confidentialité et d’archivage/gestion des dossiers.

• Applique les procédures de sécurité appropriées lors de la distribution et du stockage d’informations classifiées/sensibles.

 

Orientation client

• Fournir un excellent service aux clients internes et/ou externes.

• Tenir les clients informés de la progression du service qu’ils reçoivent et des changements qui les concernent.

Assurance qualité

  • Participer activement au management du système qualité (SMQ)
  • Participer activement aux audits de certifications, audits internes et externes

Principaux défis:

• Livraison d’opérations d’achat efficientes et efficaces dans un environnement complexe, avec les défis supplémentaires de la pression du temps, des ressources et un engagement à respecter les objectifs de KPI Demande ‘achats étendus tout en répondant pleinement aux attentes des clients.

• Travailler efficacement au sein d’une équipe dans un environnement stimulant et en évolution rapide

• Jongler entre les rôles d’administrateur, d’assistant acheteur et d’analyste dépenses et des investissements

• Ce rôle comprendra une interaction étendue avec les clients internes et les fournisseurs qui doivent être traités de manière professionnelle en tout temps.

Profil

Qualification, connaissances, compétences et expériences professionnelles :

  • Bac+4 minimum, en formation initiale (Ingénieur Civil/Généraliste)
  • Bon niveau en Anglais (minimum « intermediate »)
  • Acheteur Professionnel avec au moins 2 ans d’expérience dans les fonctions d’approvisionnement, de préférence parfaitement familiarisé avec les pratiques de demande de paiement
  • Aptitude avérée à intégrer les processus achats opérationnels.
  • Bien organisé et capable de gérer des priorités concurrentes
  • Solides compétences analytiques et capacité à travailler de manière autonome
  • Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles
  • Un sens commercial et une compréhension de l’approvisionnement
  • Connaissance du traitement des bons de commande et compétences des utilisateurs
  • Connaissance de la finance et des mathématiques

Compétences clés

Techniques d’analyse des données

Gestion de projet et du changement

Communication et interaction avec les parties prenantes

Gestion des catégories et processus contractuel

Négociation

Comptabilité financière

Travail d’équipe

Fonctionnalité du système d’approvisionnement ERP

Enchère en ligne

Gestion et contrôle des données

Traitement de texte, tableurs, présentations et bases de données

Planification et organisation

Analyse et résout les problèmes

Accent mis sur les clients et les parties prenantes

Date de clôture : 18 Janvier 2023