Poste 1 : UN(E) DIRECTEUR (TRICE) EXECUTIF DE L’ASSOCIATION DES MUTUALISTES DE SANTE ALAFIA N’GBE
Résumé du poste
Placé sous l’autorité hiérarchique du conseil d’Administration et sous sa tutelle hiérarchique le/la secrétaire-caissiers, les collecteurs et le veilleur de nuit, le Directeur Exécutif (DE) a pour rôle d’assurer la gestion courante de la mutuelle de santé. Il joue un rôle transversal dans la coordination des activités de la mutuelle. A ce titre il assure la planification, la gestion, la supervision, le suivi et l’évaluation des activités de l’Association des Mutualistes de santé ALAFIA N’GBE.
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES
De façon générale, le/la Directeur(trice) Exécutif aura pour fonction de :
Première fonction
- S’occupe des transactions d’entrée et de sortie de fonds et des inscriptions comptables correspondantes.
Pour ce faire, il doit :
Quotidiennement :
- Surveiller les collecteurs/collectrices, et / ou rédige des pièces justificatives spécifiques à chacune des opérations,
- Enregistrer des opérations au journal, sur les fiches auxiliaires ainsi qu’aux différents registres pertinents,
- Balancer les opérations de la journée au journal – grand livre,
- Etablir le détail journalier de l’encaisse (décompte physique et conciliation de l’encaisse),
- Balancer les comptes (cotisations partielles, cotisations entières, adhésions et cotisations perçues d’avance, autres charges et autres produits) mouvementés au cours de la journée et fait la conciliation des mouvements correspondants au journal.
Mensuellement :
- Etablir la liste des nouvelles adhésions par zone de couverture et proposer s’il y’a lieu au conseil d’administration des nouvelles conventions avec les formations sanitaires situées dans les zones des nouvelles adhésions,
- Effectuer une tournée auprès de toutes les formations sanitaires conventionnées, pour la collecte après contrôle et conciliation avec les ordonnanciers à souches et les factures de prestations des soins,
- Enregistrer les opérations au journal, sur les fiches auxiliaires ainsi qu’aux différents registres pertinents,
- Balancer et arrêter le journal,
- Additionner les soldes des fiches auxiliaires et faire la conciliation avec les soldes correspondants au journal grand –livre,
- Etablir les rapprochements bancaires.
Annuellement :
- Participer aux travaux d’inventaire,
- Etablir la Factsheet,
- Elaborer le budget de l’exercice suivant à soumettre au Conseil d’Administration.
Deuxième fonction :
En tant que premier responsable de l’Exécutif, le Directeur est chargé de la promotion de la mutuelle de santé afin de permettre le développement et la rentabilité. Pour ce faire ;
- Il planifie avec les élus et les collecteurs, les actions de promotion et de sensibilisations et les supervise,
- Il prend les dispositions pour que tous les services et produits disponibles à la mutuelle soient bien expliqués aux mutualistes et aux mutualistes potentielles.
Troisième fonction :
Il exerce des mesures de contrôle pour permettre la bonne marche de la mutuelle :
- Il prend des dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des personnes, du matériel et des locaux abritant la mutuelle,
- Effectue des tournées périodiques afin de concilier les montants inscrits dans les livrets des membres avec ceux inscrits dans la comptabilité de la mutuelle,
- Effectue le suivi de la consommation des prestations,
- Met en place des mécanismes de contrôle à distance les demandes des soins (consultations, hospitalisations, ordonnances médicales) des membres au sein des formations sanitaires conventionnées pour s’assurer de l’effectivité des prestations ;
- Contrôle toutes les factures des prestataires de soins pour s’assurer que les membres ont effectivement obtenu les soins avant de procéder à tous les paiements ;
- Contrôle le niveau de liquidité dans la mutuelle à l’intérieur des normes établies,
- Veille à l’entretien des locaux du matériel et des équipements de la mutuelle,
- Réalise le suivi des indicateurs de performance de la mutuelle à travers l’élaboration de la Factsheet.
Quatrième fonction :
Le Directeur exécutif de la mutuelle est chargé de la formation et du suivi des collecteurs.
Cinquième fonction :
Il est chargé de rendre compte au Conseil d’Administration et aux partenaires techniques et financiers. Pour ce faire il doit :
- Mensuellement:
- Etablir l’état de synthèse mensuelle et le tableau de bord à soumettre au Conseil d’Administration lors des réunions mensuelles,
- Transmettre une copie validée du tableau de bord et l’état de synthèse mensuelle aux différents partenaires,
- Présente les pièces justificatives des dépenses réalisées au cours du mois au président du C/A pour visa,
- Trimestriellement :
- Présenter la situation trimestrielle et la Factsheet à soumettre au Conseil d’Administration,
- Transmettre une copie de la situation trimestrielle et la Factheet à aux partenaires
- Annuellement :
- Etablir les comptes annuels, le rapport annuel et la Factsheet et les soumettre au Conseil d’Administration,
Transmettre une copie des comptes annuels, du rapport annuel et la Factsheet aux partenaires techniques.
Sixième fonction :
Remplir d’autres fonctions connexes selon les besoins et à la demande du Conseil d’Administration à savoir :
Planification budgétaire – Gestion administrative et financière
- Diriger la planification et la budgétisation tout en veillant à l’identification des possibilités de financement locales (telles que les dons en nature et les subventions gouvernementales) ;
- Assurer l’allocation et l’utilisation appropriée des ressources ;
- Veiller au respect des procédures financières et administratives ;
- S’assurer de l’élaboration des rapports financiers et de la mise en œuvre des recommandations des supervisions financières et de l’audit externe ;
- S’assurer de l’élaboration des tableaux de bord et des indicateurs essentiels ;
- Veiller à l’entretien et au maintien des infrastructures du site.
Gestion des ressources humaines
- S’assurer de la mise en œuvre et du respect des normes du manuel de procédure de ressources humaines et du règlement intérieur ;
- Orienter et soutenir tous les collaborateurs selon les politiques et les directives de l’organisation ;
- Responsabiliser ses collaborateurs et leur assurer les conditions favorables de travail ;
- Favoriser le développement de liens solides entre tous les collaborateurs ;
- Contribuer au processus de recrutement et de réaffectation/mobilité du personnel ;
- Assurer l’orientation, la formation et l’accompagnement des membres de l’équipe, et surtout les agents de promotion;
- Veiller à la mise en place d’un système efficace de gestion de performance à travers notamment l’élaboration des plans individuels de travail et les entretiens d’évaluation de performance ;
- Encourager les collaborateurs à s’investir dans leur développement personnel tout en leur fournissant le soutien dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.
Partenariat et représentation
- Représenter l’Association des Mutualistes de santé ALAFIA N’GBE dans la région auprès des autorités, partenaires et collectivités locales ;
- Représenter l’Organisation dans les différents réseaux locaux et faire des plaidoyers ;
- Mener des activités en lien avec la promotion de la mutuelle et nouer des relations publiques pour faire connaître l’organisation ;
- Participer aux activités de communication et de collecte de fonds en collaboration avec le conseil d’administration ;
- Développer le partenariat au niveau local et favoriser la visibilité des actions de l’organisation.
Qualifications et compétences
- Avoir au minimum un BAC+2 en comptabilité ou Gestion ou tout diplôme admis en équivalence ;
- Être âgé de 28 ans minimum et 45 ans au maximum à la date du recrutement ;
- Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans la gestion
d’une structure ; - Les expériences en gestion d’une mutuelle de santé constituent un atout ;
- Compétence en communication, négociation et développement de partenariats ;
- Bonne connaissance de la tenue de la comptabilité ;
- Compétences en gestion des ressources humaines et gestion financière ;
- Maîtrise de l’outil informatique (pack office, Sage comptabilité et autres…) ;
- Bonne capacité rédactionnelle et aptitude à préparer des rapports et documents
stratégiques ; - Bonne aptitude à diriger et à travailler en équipe ;
- Avoir des habilités à communiquer verbalement dans l’une des principales langues de la région de la Kara serait un atout.
Lieu de travail :
Commune Kozah 1 avec des déplacements réguliers dans les autres communes de la préfecture et ou de la région de la Kara.
Contrat :
Contrat à Durée Déterminée d’un (1) an renouvelable en fonction des performances, avec une période d’essai de 3 mois.
Poste 2 : UN(E) SECRETAIRE-CAISSIER (E)
Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur (trice) Exécutif, le/la Secrétaire-Caissier/Caissière) a pour mission, d’assurer la bonne exécution des tâches d’ordres administratif et comptable de la mutuelle en vue de produire régulièrement et dans les délais, des informations fiables et transparentes.
Missions et Responsabilités :
- Accueillir les visiteurs ;
- Gérer les appels téléphoniques ;
- Gérer les courriers (arrivés, départs et électroniques) ;
- Etablir les bordereaux d’envoi ainsi que les fiches de demande d’achat si besoin ;
- Suivre le bon fonctionnement des imprimantes et des photocopieuses ;
- Assurer la gestion de la salle de réunion lors d’événements spéciaux ;
- Assurer l’enregistrement des adhésions des membres ;
- Encodages des adhésion (attribution des codes) aux membres et leurs ayant droits ;
- Tenir le journal des adhésions ;
- Contrôler et percevoir les collectes des cotisations auprès des agents de terrain ;
- Effectuer les versements des collectes auprès de l’institution de microfinance partenaire de la mutuelle ;
- Tenir le journal de la caisse recettes ;
- Assurer la remise des titres de paiement (chèques aux prestataires et fournisseurs) ;
- Tenir le journal de la caisse des menues dépenses ;
- Contrôler toutes les pièces de caisses avant leur enregistrement au journal ;
- Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations ;
- Assurer l’archivage et la gestion des classeurs et des documents de caisse relative à son poste ;
- Participer à l’organisation des réunions des organes de la mutuelle ;
- Répondre au besoin à d’autres sollicitations selon les besoin et disponibilités.
Profil recherché :
- Être titulaire d’un Brevet de Technicien (BT) en secrétariat de direction plus une formation en bureautique aide-comptable, ou en secrétariat bureautique gestion de la caisse ou tout autre diplôme jugé équivalent ;
- Être âgé de 25 ans minimum et 35 ans au maximum à la date du recrutement ;
- Avoir au moins deux (2) ans d’expériences à un poste similaire ;
- L’expérience dans le milieu des associations de mutuelle de santé serait un atout ;
- Justifier d’une bonne maîtrise du métier de secrétariat et de la tenue d’une caisse menue dépense.
Aptitudes et Capacités :
- Travailler à maîtriser la tenue du registre des pièces comptables :
- Être apte pour une formation suivie de l’utilisation du logiciel ;
- Capacité à prendre des responsabilités ;
- Capacité à coordonner des informations
- Capacité de résistance au stress (surtout en début d’année à l’approche des audits annuels
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques : Excel, Word, PowerPoint
- Bonne de la communication par Watshapp
Lieu de travail :
Commune Kozah 1 avec des déplacements dans les autres communes de la Kozah et au besoin dans la région
Contrat :
Contrat à Durée Déterminée d’un (1) an renouvelable selon les performances, avec une période d’essai de 3 mois.
Poste 3: TROIS ANIMATEURS OU ANIMATRICES DE TERRAIN CHARGES DE LA COLLECTE DES ADHESIONS, COTISATIONS ET DE LA PROMOTION DE L’ASSOCIATION.
Placés sous l’autorité hiérarchique du Directeur Exécutif et du conseil d’Administration et sous sa tutelle hiérarchique les animateurs des Cantons, l’animateur de terrain a pour rôle d’assurer la gestion courante de la mutuelle de santé.
Ces tâches se résument comme suit :
Quotidiennement :
- Appuyer les animateurs endogènes des Cantons, les Cellules Mutualistes de Base (CMB), les Mutualistes Volontaires (MV), de la Mutuelle de Santé ALAFIA N’GBE dans la planification et la réalisation de leurs activités de terrain ;
- Faire le suivi des activités de terrain ;
- Organiser les séances de sensibilisation et de mobilisation des populations (Porte à Porte, entretiens individuels, causeries et débats, Visites à Domicile, journées promotionnelles, émissions radiophoniques, Assemblées Générales…) ;
- Organiser la collecte des adhésions et des cotisations de sa zone et faire leurs versements à la Mutuelle de Santé ;
- Prendre les photos de chaque noyau familial, confectionner et distribuer à temps les carnets et les bons de prise en charges aux mutualistes ;
- Saisir les données de la collecte des cotisations et des adhésions ;
- Faciliter la collaboration avec les USP (Unité de soins Périphériques), les CMS (Centres Médicaux Sociaux) et les Mutualistes ;
- Veiller à l’atteinte des objectifs de la Mutuelle de Santé ;
- Proposer des orientations stratégiques en fonction du plan d’action ;
- Assurer le bon archivage ;
- Centraliser les informations relatives aux activités de terrain de sa zone au niveau du DE Comptable
Mensuellement :
- Élaborer des plans opérationnels mensuels, trimestriels, semestriels et annuels assortis de proposition de budgets et les transmettre au Responsable;
- Produire la liste des bénéficiaires avec contacts et signatures ;
- Produire le tableau de bord de sa zone et le transmettre au Directeur Exécutif ;
- Participer aux réunions mensuelles des élus ;
- Organiser et animer des réunions autours des aires sanitaires ;
- Faire des recommandations par rapport aux résultats des activités ;
Trimestriellement
- Organiser et animer des évaluations à mi-parcours des campagnes de collecte des cotisations
- Organiser et animer des évaluations finales des campagnes de collecte des cotisations ;
- Veiller à l’élaboration des rapports mensuels, semestriels et annuels des activités des projets ;
- Participer à l’élaboration des documents de capitalisation et diffusion des bonnes pratiques de la Mutuelle de Santé.
Annuellement :
- Organiser des lancements des campagnes de collecte des cotisations ;
- Initier et participer activement à la rédaction de projets et à la recherche de partenaires technique et financier (PTF).
Profil recherché :
- Être titulaire d’un BAC toutes séries confondues ou tout autre diplôme équivalent ;
- Être âgé de 25 ans minimum et 35 ans au maximum à la date du recrutement ;
- Avoir au moins deux (2) ans d’expériences en matière d’animation des groupements et associations et de collecte des fonds ou cotisations;
- L’expérience dans le milieu des mutuelles serait un atout ;
Dépôt des candidatures
Les dossiers de candidature comprenant les copies de diplômes les attestation des expériences, un CV à jour ainsi qu’une lettre de motivation avec prétention salariale sont adressés au président du conseil d’Administration et devront être déposés à au Cabinet CECOGES, sise à Kara en face de l’ancienne pharmacie LAFIA au quartier COFAC du côté Est de l’école évangélique de Kara en mettant comme objet, le titre du poste à pourvoir ou envoyés à l’adresse électronique suivante : [email protected].
La date limite de réception des dossiers est fixée au 23 septembre 2022 à 17h
