SOLIDARITÉS INTERNATIONAL (SI) recrute pour ce poste (07 Novembre 2022)

Placé sous la supervision directe du Coordinateur Terrain, l’adminstrateur.rice assure la gestion administrative, comptable et financière de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et Solidarités International, et supervise les opérations comptables, la gestion de la trésorerie et effectue le suivi budgétaire en collaboration avec les responsables de programmes. il(elle) est également le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines Solidarités International sur sa base et appuie, suit et forme les membres de son équipe administrative. il(elle) remplace le Coordinateur Administratif pendant son absence. Plus spécifiquement, il(elle) devra correspondre au profil recherché.
 

Profil recherché
Gestion administrative du personnel :
•    Participer à l’accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
•    Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base
•    Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International
•    Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
•    S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
•    Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
•    Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
•    Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat   Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
•    Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
•    Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale
•    Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits   Organiser les réunions et la communication avec le personnel
•    Suivre l’évolution du coût de la vie
•    Tenir à jour l’organigramme de la base
Gestion d’équipe
•    Définir les besoins en personnel administratif sur sa base et recruter en fonction des moyens alloués
•    Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative sur sa base d’affectation
•    Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative
•    Animer les réunions de l’équipe administrative
Trésorerie / comptabilité :
•    Gérer la trésorerie de sa base et veiller au bon approvisionnement des banques et caisses
•    Gérer les transferts et veiller à la sécurité des fonds
•    Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec le logisticien et les responsables programmes
•    Superviser la tenue physique et la sécurité des coffres et caisses
•    Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures Solidarités International
•    Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
•    Suivre les livres de banque pour sa base et tenir le coffre
•    Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et I’intégration de la comptabilité de sa base
•    Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination
Suivi budgétaire / financements :
•    Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
•    Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
•    Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
•    Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
•    Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
•    Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
•    Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets
Gestion administrative de la mission
•    Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base
•    Participer au choix des locaux Solidarités International
•    Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurance
Reporting / communication :
•    Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur
•    Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités
International sur demande et/ou sur délégation
•    Superviser l’envoi des archives administratives en coordination
•    Assurer le reporting administratif et financier vers sa coordination selon le calendrier administratif Solidarités

•    Niveau Bac + 5, diplôme dans le domaine de la finance, comptabilité et contrôle de gestion
•    Expérience professionnelle minimale d’une année à un poste similaire
•    Connaissance du domaine humanitaire
•    Solides connaissances des procédures Admin/Fin/RH de SI et des guidelines bailleurs   Bon sens de l’organisation, rigueur et méthodologie, polyvalence, autonomie
•    Aisance avec le Pack Office Microsoft (principalement Word et Excel, y compris les formules et TCD)
•    Connaissance des logiciels SAGA et HOMERE obligatoire
•    Connaissances sur le contexte humanitaire Sahélien souhaitées mais non essentielles
•    Connaissances techniques sur les activités Sécurité Alimentaire et Moyens d’existence et/ou
Eau Hygiène et Assainissement souhaitées mais non essentielles
•    Capacité à manager une équipe
•    Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse
•    Expérience de la négociation, coordination et communication
•    Niveau excellent de français, connaissance de la langue locale souhaitée      Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, power point etc.).      Qualités requises :
•    Diplomate et bon communicant, Autonomie, indépendance, Prise d’initiative, o Capacités d’organisation (importante) au niveau du terrain o Ouverture d’esprit, rigueur, Dynamisme, réactivité