Le Programme des Nations unies pour le développement fait partie des programmes et fonds de l’ONU. Son rôle est d’aider les pays en développement en leur fournissant des conseils mais également en plaidant leurs causes pour l’octroi de dons.
Description de la tâche
Assurer le suivi hebdomadaire et le traitement des exceptions liées aux voyages dans les systèmes UNALL et QUANTUM, notamment les Travel Requests (TRs) et les claims en attente, les missions sans liquidation (No Claim), les recouvrements en suspens (Pending Recovery), les factures impayées (Unpaid Invoices) et les factures en attente de traitement (Pending Invoices).
Veiller au paiement et à la réconciliation des factures de voyage émises par UNHAS et la MONUSCO, assurer la liquidation des avances de voyage (Prepayments) liées à UNHAS, suivre le niveau de consommation de la caution PNUD auprès d’UNHAS, alerter en cas de risque d’épuisement et coordonner son renouvellement en temps opportun. Assurer, sur une base quotidienne, l’enregistrement et le suivi des demandes de voyage reçues via l’adresse [email protected] dans le SharePoint Travel, ainsi que la mise à jour régulière de leur statut en fonction des actions entreprises par l’Unité Travel ou l’agence de voyages. Suivre la mise en œuvre du Plan des missions du Bureau en veillant à la transmission, dans les délais prescrits par les procédures opérationnelles standard (SOP), des mémos et ordres de mission par les différentes unités.
Produire les rapports mensuels relatifs aux indicateurs de performance de la gestion des voyages, notamment les transactions incomplètes, les ajustements de DSA et DSA spéciaux, les achats anticipés de billets (Advance Purchase) et l’utilisation du Plan de voyage (Travel Plan). Préparer et finaliser les tableaux comparatifs des offres de vols internationaux devant être annexés aux demandes de voyage (Travel Requests), conformément aux procédures en vigueur.
Contribuer activement à la collecte, à l’analyse et à la production des statistiques relatives aux activités de l’Unité Travel, notamment celles liées à l’empreinte carbone dans le cadre de l’initiative Moonshot, ainsi qu’au suivi des dépenses de voyage et de la consommation des accords à long terme (LTAs) avec les prestataires de services de voyage.
Résultats attendus
Assurer une gestion efficace, rigoureuse et conforme des opérations liées aux voyages du Bureau. Garantir la disponibilité de données fiables, complètes et actualisées pour faciliter la prise de décision et le suivi des activités. Contribuer à l’amélioration de la qualité des services administratifs grâce à une gestion proactive des demandes et des dossiers de voyage. Renforcer l’efficacité opérationnelle du Bureau à travers un suivi performant des indicateurs, une meilleure maîtrise des coûts et une approche centrée sur les besoins des clients internes. Veiller au respect des procédures organisationnelles et à la production d’informations pertinentes pour les besoins de reporting et d’audit.
