Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale basée à Washington DC et à Bruxelles qui travaille pour la transformation des conflits à l’échelle mondiale. Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision spécifique appelée Common Ground Approach, qui repose sur les deux principes suivants : (1) le conflit est inévitable, mais la violence ne l’est pas ; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde y gagne.
Le travail de Search en République Démocratique du Congo (RDC) s’inscrit dans cette vision globale. Search travaille en RDC depuis 2001, mettant en œuvre des programmes qui favorisent le dialogue pacifique, la cohésion sociale, la bonne gouvernance, la responsabilité et la protection, toujours en mettant l’accent sur l’engagement des jeunes. S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication par les médias et théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les acteurs locaux, la présence de Search s’établit dans les provinces de l’Ituri, du Nord Kivu, du Sud Kivu, du Tanganyika, Kasai, Haut Ubangi et Kinshasa.
Search met en œuvre un programme « Engagement des Organisations de la Société Civile (OSC) de l’Est de la RDC dans l’approche du pouvoir de l’espace civique », un projet de 36 mois qui vise à renforcer les capacités de la société civile promouvoir la démocratie et améliorer la gouvernance inclusive, l’égalité des sexes et la participation politique des femmes et des jeunes en République démocratique du Congo.
Mis en œuvre dans les provinces du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, du Tanganyika et de Kinshasa, et dans sa 2ème année de mise en œuvre, Search recherche un chef de projet expérimenté avec de solides compétences en coordination, communication et gestion de projet et de budget, pour gérer, superviser et guider le et une mise en œuvre de haute qualité des activités à l’appui de la vision programmatique du projet. Le titulaire doit être capable de travailler avec plusieurs partenaires et dans plusieurs provinces, ainsi qu’avoir une solide expérience technique dans la gouvernance locale et inclusive et l’engagement des organisations de la société civile (OSC) en République démocratique du Congo, ou dans des contextes similaires.
Résumé des responsabilités de l’équipe de mise en œuvre du programme
L’équipe de mise en œuvre du programme, qui est supervisée et dirigée par un responsable de programme spécifique au projet, est chargée d’assurer la mise en œuvre efficace et rapide des programmes et projets de Search dans ses bureaux de pays, conformément aux politiques et procédures de Search et des donateurs. L’équipe de mise en œuvre du programme travaille sur le cycle de vie complet du projet, de la phase de démarrage à la clôture complète. Cela implique la conception de plans de travail, la mise en œuvre d’activités, l’établissement de rapports, la gestion financière et la gestion du personnel L’équipe de mise en œuvre du programme collabore avec d’autres départements, notamment les finances, l’apprentissage institutionnel, les programmes, les affaires mondiales et les partenariats, les ressources humaines et les technologies de l’information
Type et nature des contacts
- Coordonne régulièrement avec les collègues et les consultants sur place et sur le terrain et résout les situations problématiques avec tact.
- Représente, tel qu’assigné, des programmes ou projets sélectionnés et d’autres organisations, y compris des donateurs, des fournisseurs et des partenaires internationaux et locaux.
- Interagit avec le bureau de pays et le personnel régional.
Éducation et expérience
- Généralement BS / BA avec un minimum de 9 ans d’expérience.
- Possède une compréhension et une expérience antérieure en matière de programmation de gouvernance, y compris dans l’élaboration et l’exécution de plans de plaidoyer.
- Parle et écrit couramment le français et l’anglais.
Conditions de travail et exigences physiques
- Conditions habituelles de l’environnement de bureau ; capacité à se déplacer sur différents sites de projet au moins 30 % du temps.
Supervision et responsabilité budgétaire
- Peut superviser un ou plusieurs membres du personnel.
Responsabilités du chef de projet
- Assurer la supervision et le leadership pour assurer une mise en œuvre efficace et rapide du projet
- Supervise et coordonne tous les processus associés à la mise en œuvre du projet et à la gestion du budget
- Gère les relations internes et externes liées à la mise en œuvre du projet, y compris les collègues au sein de son équipe et d’autres départements soutenant le projet, et les acteurs tiers tels que les donateurs, les autorités locales et les prestataires de services techniques respectivement
Contributions
Outils de gestion de projet. Assure le développement, la finalisation, la coordination, les analyses, la mise à jour et le suivi et la surveillance des outils de gestion de projet, y compris les plans de travail chiffrés des activités et les plans de dépenses ; soutien à la finalisation et au suivi du cadre logique et du plan de suivi et d’évaluation (S&E)
Gestion financière : assurer la santé financière du projet ; examiner le grand livre (GL) (c’est-à-dire la liste des dépenses) pour assurer la bonne répartition des dépenses et la mise à jour du BVA ; diriger les réunions mensuelles de gestion de l’équipe de programme (PMT) sur la base du BvA mis à jour et diriger les analyses nécessaires des activités et des dépenses prévues par rapport aux activités effectuées pour informer une planification réaliste des activités et des dépenses ; s’assurer que les révisions budgétaires sont effectuées et que l’approbation des donateurs est demandée en temps opportun si nécessaire.
Activités du projet : concevoir les activités du projet (par exemple, les objectifs et la structure des activités) ; diriger et/ou exécuter les activités du projet ; coordonner avec les formateurs le cas échéant, et collaborer avec le département S&E, recherche et apprentissage dans la conception et la réalisation des activités du projet pour assurer la qualité et l’intégration appropriée de l’apprentissage dans la prise de décision
Rapports : coordonner les entrées, examiner et finaliser ; documents de projet (par exemple, présentations et ordre du jour); les rapports des donateurs ; rapports mensuels et d’activité ; et soutenir l’équipe des finances du pays (CFT) dans la production d’un rapport financier
Conformité : coordonne avec le membre approprié de l’équipe de gestion du pays pour s’assurer que le personnel du projet, des finances et de la logistique respecte les règles/règlements des donateurs ; assurer la conformité des donateurs ; dirige des sessions de renforcement des capacités pour rationaliser les règles et réglementations
Passation des marchés : développer, finaliser et assurer la mise à jour régulière du plan de passation des marchés du projet en coordination avec l’équipe logistique pour garantir que les besoins du programme sont effectivement répondus.
Gestion des sous-subventions : fournir un examen technique des documents des partenaires ; diriger la communication avec l’équipe de gestion des partenaires ; superviser le plan de travail des partenaires et les principaux produits livrables ; diriger l’évaluation/le plan de capacité des partenaires et la sélection des partenaires ; S’assurer que la formation et le coaching nécessaires sont fournis au partenaire afin d’être performant.
Gestion du personnel : créer les conditions d’une équipe performante, bien informée et cohérente
- Diriger le renforcement des capacités du personnel et identifier les opportunités d’apprentissage / de croissance
- Créer des opportunités d’apprentissage croisé et s’assurer que tout le personnel du projet est clair sur les objectifs généraux du projet, ainsi que sur les rôles et responsabilités individuels
- Coordonner avec le Country Manager (CM) ou le Country Director (CD) dans l’élaboration du plan de dotation en personnel du projet ;
- Diriger tous les besoins de recrutement pour son projet en coordination avec les RH
- Gérer les membres du personnel en conséquence et s’assurer que les évaluations de performance du personnel sont systématiquement effectuées ;
Engagement externe : Établir des relations constructives et maintenir une communication régulière avec les donateurs (par exemple, 4 corner meetings, reporting, etc.) ; les autorités locales et les partenaires facilitent les agréments ; Clarifier la structure de gouvernance et assurer des réunions de contrôle régulières avec la direction du partenaire.
Gestion du programme, qualité et conception du projet : coordination avec l’équipe de suivi et d’évaluation, de recherche et d’apprentissage (MERL), le système de gestion des subventions (GMS) et l’équipe de direction, y compris le directeur de pays
Noter et enregistrer les leçons apprises via les rapports des donateurs
- Veiller à ce que le projet soit dirigé par une vision claire en vue d’obtenir un impact
- Effectue des visites régulières sur le terrain pour permettre l’accompagnement le plus approprié de l’équipe, dans la vision d’une conformité totale et du plus grand impact
- Veiller à ce que les examens et les séances de réflexion mènent à un plan de travail adaptatif
- Assurez-vous que les méthodologies de recherche approuvées sont utilisées
- Coordonner avec l’équipe de développement du programme Affaires mondiales et partenariats, au besoin
- Sur demande, participer à des réunions de collecte de fonds et de réseautage
- Fournir des contributions à l’élaboration et à la planification de la stratégie du programme de pays liée au domaine de travail technique
Examen technique de la stratégie et des objectifs et résultats clés (OKR) pour leur équipe afin d’assurer l’alignement avec les OKR de la mission
Imprègne les valeurs organisationnelles dans tous les travaux et assure le respect des principes de l’organisation du code de conduite et de protection
Autres tâches qui sont globalement conformes aux contributions clés ci-dessus telles qu’assignées.
Indicateurs de comportement de compétence (connaissances, aptitudes et capacités)
- Gère la stratégie et la vision globales. Assure la gestion fonctionnelle et de programme/projet. Anticipe et planifie les besoins et agit en conséquence. Fournit des conseils aux subordonnés directs ou aux membres de l’équipe matricielle.
- Développe et entretient des relations de collaboration avec les fournisseurs, les organisations, les associations professionnelles, les partenaires, les bailleurs de fonds et le réseau d’experts de Search essentiels au domaine de compétence.
- Modifie un plan d’action planifié en réponse à de nouvelles informations ou à de nouvelles circonstances.
- Réagit facilement aux circonstances et aux attentes changeantes.
- Articule les buts et objectifs du programme de recherche/fonction/projet à l’intérieur et à l’extérieur de la recherche. Développe des objectifs de programme qui reflètent des stratégies et des approches de recherche plus larges.
- Fournit des informations sur les normes à travers les fonctions à l’échelle mondiale au sein des équipes de recherche et avec une vue d’un point de vue multiculturel qui reflète la prise en compte d’autres cultures, d’autres points de vue et d’autres façons de faire les choses.
- Surmonte les obstacles en utilisant des pratiques éthiques ; formule et évalue des solutions moralement et éthiquement justifiées.
- Évalue les risques et les opportunités pour amener les décideurs à un résultat favorable.
- Vérifie l’exactitude de son propre travail et de celui des autres et met en place des freins et contrepoids systématiques pour soutenir l’intégrité du contenu et des données.
- Connaître les outils de gestion de projet, y compris la technologie, comme ressources d’efficacité et de réduction du stress.
- Travaille avec les employés pour définir et communiquer des normes de performance spécifiques et mesurables.
- Anticipe les conséquences des situations et planifie en conséquence.
- Analyse les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès de la prise de décision.
- Fournit du coaching et du mentorat au personnel.
