Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Il est présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, où il aide les populations à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés.
Aperçu/Résumé du poste
Basé(e) à Maiduguri, au Nigéria, le/la Gestionnaire de subventions assurera la gestion des subventions, le développement commercial et le reporting pour l’ensemble du portefeuille nigérian. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes programmes, suivi et évaluation, finances, opérations et la direction afin de garantir une gestion de qualité des subventions, avant et après leur attribution. Le/La Gestionnaire de subventions veillera au respect des exigences des bailleurs de fonds, à la production de rapports dans les délais impartis, à l’élaboration de propositions de haute qualité, au classement des documents de projet, à la préparation des notes d’information destinées aux bailleurs de fonds et à la visibilité auprès des bailleurs de fonds et en interne. Sous la supervision du/de la Coordinateur(trice) principal(e) des subventions, il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres responsables des subventions, des partenariats et de la communication.
Principales responsabilités
Gestion de l’information
- Assurer la conservation de la documentation relative aux connaissances institutionnelles et aux activités du programme, en coordination avec les superviseurs et coordinateurs sectoriels concernés.
- Conserver des dossiers électroniques complets pour les programmes et veiller à ce que les collègues de l’IRC aient accès aux documents et informations pertinents.
Relations avec les donateurs et communications
- Assurer la liaison avec les donateurs et les donateurs potentiels, ainsi qu’avec les autres partenaires opérationnels, notamment en participant à des réunions, et en représentant l’IRC et ses intérêts en maintenant des relations positives et constructives.
- En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes de renseignements sur la conformité émanant des donateurs et répondre à leurs questions en la matière, le cas échéant.
- Veillez à ce que les membres du personnel concernés soient au courant de toutes les communications des donateurs, des changements de réglementation et des réunions ou événements.
- Faciliter et participer aux visites et/ou réunions des donateurs.
- Élaborer des supports de communication externe, notamment des fiches d’information et des mises à jour de programmes
Conformité
- Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs pertinentes pour le portefeuille du Nigéria, y compris, mais sans s’y limiter : USAID, FCDO, ECHO, UNOCHA.
- Fournir une formation au personnel de l’IRC sur les exigences de conformité et les exigences de conformité spécifiques aux donateurs.
- Surveillez de près les subventions afin de déceler tout problème de conformité interne ou lié aux donateurs, et signalez les problèmes en temps opportun.
Gestion des subventions et développement des affaires
- Avec l’appui du coordonnateur principal des subventions, coordonner l’élaboration de propositions et de rapports narratifs de qualité avec les équipes concernées, y compris en agissant comme rédacteur principal lorsque cela est nécessaire.
- Assurer la liaison avec les unités du siège (unité régionale, unité de gestion des subventions, unités techniques) afin de garantir que les propositions respectent les normes internes et répondent aux exigences des donateurs.
- Appuyer le personnel du programme dans l’évaluation des possibilités de financement en fonction des objectifs stratégiques d’IRC Nigeria et du contexte local, et fournir des conseils à ce sujet au besoin.
- Collaborer avec les coordinateurs et les gestionnaires de programmes afin de coordonner l’élaboration en temps opportun de nouvelles propositions et de nouveaux rapports de financement de haute qualité.
- Collaborer étroitement avec les autres membres de l’unité des subventions afin de soutenir de manière proactive les processus de gestion des subventions dans l’ensemble du portefeuille.
- Surveiller et soutenir l’utilisation des outils de gestion des subventions/projets afin d’assurer un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
- Fournir des conseils techniques sur les réglementations de l’IRC et des donateurs afin d’assurer la conformité au sein de l’IRC Nigeria, en soulevant et en résolvant les problèmes de manière proactive.
- Gérer tous les délais de remise des rapports, et coordonner et consolider les rapports au besoin afin de garantir que les documents soient de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
- Agir comme point de contact pour les collègues de l’administration et de la conformité des subventions du siège, notamment en maintenant les soumissions sur le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne de l’IRC (OTIS).
- Contribuer activement aux réunions de cycle de projet en collaboration avec les responsables de projet concernés afin d’assurer une mise en œuvre de projet rapide et de qualité.
- Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée par le coordonnateur principal des subventions.
Relations de travail clés
Le poste relève du coordonnateur principal des subventions
Reporting indirect/technique : Sans objet
Poste supervisé directement par : Chargé(e) de subventions
Principaux contacts internes :
- Programme de pays : Subventions, Partenariats, Communication, Finances, Suivi et évaluation, Ressources humaines, Chaîne d’approvisionnement, Sûreté et sécurité, Coordinateurs de terrain
- Région/Monde : Unités AMU et unités techniques
Principaux contacts externes : partenaires, donateurs et autres personnes concernées
Exigences du poste
Éducation:
- Licence ou diplôme équivalent en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre discipline pertinente.
Expérience professionnelle :
- 2 à 3 ans d’expérience dans la gestion des subventions et le développement de propositions/d’affaires/de conception.
Compétences techniques démontrées :
- Connaissance des réglementations de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, FCDO, GAC, etc.)
- Expérience réussie avérée dans le développement de projets, la rédaction de propositions et de rapports aux donateurs.
- Bonnes aptitudes à la communication, à l’organisation, à la gestion du temps et à l’analyse
- Excellentes compétences en rédaction et en révision, avec un souci du détail.
- Capacité démontrée à faire preuve de minutie, à suivre les procédures tout en prenant des initiatives, à respecter les délais et à travailler de manière autonome et en collaboration avec les membres de l’équipe.
Compétences managériales/de leadership démontrées :
- Capacité d’adaptation aux exigences et circonstances changeantes
- Capacité à gérer des priorités concurrentes, à respecter les délais et à travailler sous pression dans un environnement précaire
- Aptitude à s’adapter à un contexte différent en matière de sécurité, de culture, de climat ou de santé
- L’engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs de l’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
Langues :
- Maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
Exigences informatiques et autres exigences techniques :
- Maîtrise complète de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Ajouter les compétences spécifiques au poste (ex. : logiciels de comptabilité, logiciels statistiques, etc.).
