La Fédération internationale pour la planification familiale (IPPF) est un fournisseur mondial de premier plan de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et un ardent défenseur de la santé et des droits sexuels et reproductifs (SDSR) pour tous. Elle opère à travers un réseau de plus de 120 associations membres à travers le monde.
En Afrique, l’IPPF travaille en partenariat avec les organisations de la société civile, les gouvernements, l’Union africaine (UA), les communautés économiques régionales (CER) et les Nations Unies afin de renforcer les engagements politiques et financiers en faveur de la santé sexuelle et reproductive (SSR). La Région Afrique de l’IPPF (IPPFAR) a son siège à Nairobi, au Kenya, et dispose d’un bureau à Cotonou, au Bénin. Elle soutient les associations membres dans plus de 40 pays d’Afrique subsaharienne, répondant aux défis les plus urgents de la région en matière de SSR grâce à un solide réseau d’associations membres, de partenaires stratégiques et de bénévoles.
L’assistant d’expédition et général fournira un soutien administratif, opérationnel et de conduite quotidien au sous-bureau de l’IPPF pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre, garantissant le bon fonctionnement du bureau.
Livrables :
Lié à la conduite :
- Assurer un transport sûr et rapide au personnel, aux expatriés et aux visiteurs officiels.
- Assurer les contrôles quotidiens et l’entretien de base (carburant, huile, pneus, etc.) des véhicules officiels afin de les maintenir en bon état de marche.
- Coordonner l’entretien courant et les réparations des véhicules avec les garages agréés en consultation avec le superviseur.
- Tenir à jour des carnets de bord précis du véhicule (kilométrage parcouru, consommation de carburant, dossiers d’entretien).
- Assurer la livraison et la collecte en temps opportun du courrier et des documents officiels à destination et en provenance des bureaux gouvernementaux, des partenaires, des ambassades et des prestataires de services.
- Soutenir le personnel expatrié et ses personnes à charge lors de leur arrivée et de leur réinstallation (accueil à l’aéroport, courses, orientation de base).
- Fournir un soutien logistique lors d’ateliers, de conférences et d’autres événements officiels.
- Respectez strictement les protocoles de protection et de sécurité de l’IPPF lorsque vous conduisez ou soutenez des mouvements.
- Aider au renouvellement de l’immatriculation et de l’assurance des véhicules lorsque cela est délégué.
Lié à l’administration :
- Assurer un environnement de bureau propre, sûr et fonctionnel en supervisant la disponibilité et l’état des services publics et des fournitures de bureau.
- Soutenir la logistique des réunions et des événements (par exemple, l’installation de la salle, le matériel, les rafraîchissements, le transport).
- Surveiller et soutenir les besoins mineurs d’entretien et d’installations.
- Recevoir et guider les visiteurs et aider aux livraisons de courrier.
- Assurez-vous que le stock adéquat de papeterie et de fournitures de cuisine est maintenu et réapprovisionné en temps opportun.
- Superviser et coordonner le travail des agents de nettoyage de bureau et collaborer avec le personnel de sécurité au besoin.
- Aider à la préparation de l’intégration du nouveau personnel (préparation de l’espace de travail, accompagnement d’accueil de base).
- Tenir des registres d’inventaire simples du mobilier et de l’équipement de bureau, sous la direction du responsable des achats/de l’administration.
- Fournir un soutien administratif tel que la photocopie, le classement et la numérisation, selon les besoins.
- Soutenir les tâches administratives quotidiennes liées aux finances, aux ressources humaines et aux achats, telles que l’organisation des dossiers, la soumission de formulaires et la livraison ou la collecte de documents auprès des prestataires de services ou des autorités.
- Fournir aux équipes de projet un soutien administratif de routine, notamment la rédaction de documents de base, la préparation de demandes d’achat (PR) et la visite de fournisseurs ou de prestataires de services pour recueillir des devis ou vérifier les conditions de service.
- Exécuter d’autres tâches assignées par le superviseur dans le cadre du rôle.
Responsabilité de reporting/gestion :
- N / A
Expertise/Compétences :
- Expérience avérée dans un poste similaire, de préférence dans le secteur des ONG ou du développement.
- Haut niveau d’intégrité, d’honnêteté et capacité à maintenir une stricte confidentialité.
- Bonne connaissance des itinéraires locaux et bon sens de l’orientation.
- Connaissances informatiques, avec une connaissance pratique de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
- Une grande attention aux détails et une éthique de travail assidue.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
- Maîtrise du français (parlé et écrit) ; une connaissance pratique de l’anglais est un atout.
- Engagement envers la mission, la vision et les valeurs de l’IPPF, et adhésion aux politiques, procédures et code de conduite de l’IPPFAR.
- A fait preuve d’initiative et de capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu’en collaboration au sein d’une équipe.
- Capacité avérée à maintenir la flexibilité et la volonté de travailler en dehors des heures normales lorsque cela est nécessaire.
- Capacité à toujours assurer la sécurité du véhicule et de ses passagers.
- A fait preuve de bon jugement et de discrétion dans la prise de décision.
- Engagement envers l’amélioration continue et la haute performance.
Votre éthique :
- Démontrer une compréhension et un engagement envers la protection dans un contexte local et international.
- Démontre la capacité et la volonté de travailler dans un environnement diversifié, multiculturel, multilingue et intergénérationnel, antiraciste et respectueux des autres.
- Une féministe intersectionnelle (pro) passionnée par les droits et la justice en matière de santé sexuelle et reproductive, y compris l’avortement sans risque.
- Soutien aux droits des personnes indépendamment de leur sexualité ou de leur identité/expression de genre et soutien aux droits des travailleurs et à l’accès aux soins de santé dans le travail du sexe.
COMMENT POSTULER ?
Il s’agit d’un poste national . Le candidat intéressé doit avoir le droit de travailler au Bénin.
Les personnes intéressées doivent remplir le formulaire de candidature ci-joint et soumettre une lettre de motivation d’une page à : [email protected] avec le poste pour lequel vous postulez comme objet de l’e-mail avant le 12 juillet 2025. Veuillez noter que l’IPPFAR ne prendra pas en compte les candidatures qui ne sont pas faites dans le format demandé.
L’IPPF est un employeur garantissant l’égalité des chances. En tant qu’organisation mondiale de premier plan en matière de défense des droits humains, axée sur l’égalité, l’autonomisation, la lutte contre la discrimination et l’éradication de la pauvreté, nous appliquons en interne les principes de justice sociale. L’IPPF s’oppose fermement au racisme sous toutes ses formes et œuvre résolument pour un changement culturel qui réduira les déséquilibres de pouvoir et de processus.
Les candidatures des femmes, des personnes handicapées et des candidats vivant ouvertement avec le VIH sont particulièrement encouragées.
L’IPPF a été informée de plusieurs offres d’emploi frauduleuses diffusées par courriel sur des sites web prétendant être publiés par l’IPPF ou en association avec elle. Ces correspondances, qui peuvent viser à soutirer de l’argent à leurs destinataires, sont frauduleuses et l’IPPF ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, réunion, traitement, formation ou autre).
L’IPPF s’engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes vulnérables et attend de tous ses employés, bénévoles, prestataires et partenaires qu’ils partagent cet engagement. Toute personne employée par l’IPPF s’engage à signer et à respecter le Code de conduite et la Politique de protection des enfants et des adultes vulnérables de l’IPPF.
