L’UNHCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, prend l’initiative de protéger les personnes contraintes de fuir les guerres et les persécutions à travers le monde, fournissant une aide vitale comprenant un abri, de la nourriture et de l’eau afin d’assurer leur sécurité fondamentale, leurs droits et leur dignité. Avec 18 879 femmes et hommes travaillant dans 137 pays, nous travaillons sans relâche pour faire une différence dans la vie de 89,3 millions de personnes déplacées de force dans le monde.
Notre équipe dévouée et professionnelle travaille sans relâche dans des rôles tels que la protection juridique, les services communautaires, les affaires publiques, la santé et bien plus encore. Malgré les défis auxquels ils peuvent être confrontés, notre personnel est fier de travailler pour le HCR et déterminé à avoir un impact positif.
Senior Administrative Assistant
Emplacements
Dakar (RB), Sénégal
Type de temps
Temps plein
Publié sur
Offre publiée aujourd’hui
Identifiant de demande d’emploi
JR2666355
Date limite de candidature
9 juin 2026
Grade
GS5
Membre du personnel / Type d’affilié
Service général
Raison
Affectation/nomination temporaire > temporaire
Niveau de difficulté
A (moins de difficultés)
Type de famille
Famille<p></p><p></p>
Emplacement résidentiel (si applicable)
Date de début cible
2026-06-01
Date de fin de la cible
2026-12-31
Description standard du poste
Assistant
administratif principal Cadre organisationnel et relations
de travail L’assistant administratif principal apportera un soutien administratif au bureau où se trouve le poste.
L’assistant administratif principal n’a normalement pas de fonctions directes de supervision, bien que le superviseur du poste incombe à organiser des arrangements temporels spécifiques à la situation donnée. L’incumbent travaille normalement sous la supervision directe de personnel local ou international plus expérimenté, qui doit surveiller la performance de l’incumbent et lui fournir des conseils réguliers. Il peut assurer la liaison avec les fournisseurs locaux et/ou les responsables et/ou les partenaires de mise en œuvre (PI) sur des sujets de routine sous la direction du superviseur.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables d’exercer leurs fonctions telles qu’elles sont indiquées dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, les Règlements et Règles du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. De plus, les membres du personnel doivent assumer leurs responsabilités de manière cohérente avec les compétences fondamentales, fonctionnelles, interfonctionnelles et managériales, ainsi que les valeurs fondamentales du HCR : professionnalisme, intégrité et respect de la diversité.
Fonctions
– Aider à l’interprétation et au traitement des droits, à la délivrance de contrats et à la tenue de divers dossiers et dossiers du personnel.
– Assister aux réunions sur les questions administratives quotidiennes ; administrent les déplacements des membres du personnel du HCR et surveillent leurs registres de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et leurs exigences de visa.
– Recherche dans les dossiers et dossiers du bureau relatifs à divers sujets pour obtenir des informations et des références. Sélectionnez les informations et documents dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales à utiliser par d’autres dans la préparation de rapports, correspondances, documents techniques, plans de projet ou de programme et documents de référence généraux.
– Aider à la réquisition des fournitures de bureau, du matériel et organiser la distribution ainsi que les registres d’inventaire appropriés.
– Aider aux formalités administratives liées aux arrangements de voyage et à la délivrance/renouvellement de visas, licences, arrangements de voyage et autres documents similaires.
– Élaborer des correspondances et des rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées pouvant être de nature confidentielle dans la zone de responsabilité assignée ; Tapez la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être très confidentiels.
– Organiser des rendez-vous et tenir le calendrier du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux questions avec discernement ; Tenez des listes des noms, adresses et numéros de téléphone des ministres, des fonctionnaires et des membres du corps diplomatique.
– Aider la direction à organiser et gérer les complexes administratifs et résidentiels du HCR (lorsque cela est applicable).
– Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d’autres personnes concernées par le HCR.
– Préparer les attestations et certificats exigés par les membres du personnel pour signature de l’officier supérieur.
– Aider au traitement des demandes de MIP et de diverses autres demandes du personnel du HCR et d’autres clients du HCR.
– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités impactant les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurez-vous de prendre des décisions en fonction des risques dans le domaine fonctionnel du travail. Soulevez les risques, les questions et les préoccupations auprès d’un superviseur ou d’un ou des collègues fonctionnels concernés.
– Accomplir d’autres tâches connexes selon les besoins.
Diplômes
minimums Éducation et expérience
professionnelle Années d’expérience / Niveau
de diplôme Pour le G5 – 2 ans d’expérience pertinente avec le diplôme de fin d’études secondaires ; ou 1 an d’expérience professionnelle pertinente avec une licence ou un ou plusieurs domaines de l’éducation
équivalents ou supérieurs
Non applicables.
Certificats et/ou licences
: administration des affaires, finance, gestion de bureau, ressources humaines ou autres domaines connexes.
(Les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)
Expérience
professionnelle pertinente Essentielle
Non spécifié.
Souhait
: Compléter les programmes d’apprentissage du HCR ou des formations spécifiques pertinentes aux fonctions du poste.
Compétences
fonctionnelles*IT-Littératie
informatique Règles, règlements et procédures
administratifs ONU-ONU/HNUR Applications TI – PersonnesApplications
logicielles (les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)
Exigences
linguistiques pour les emplois professionnels internationaux et de terrain : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies de la base si ce n’est pas l’anglais.
Pour les emplois professionnels nationaux : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU de la base, si ce n’est pas de l’anglais, et de la langue locale.
Pour les emplois dans le service général : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU de la base, si ce n’est pas l’anglais.
Tous les membres de la main-d’œuvre du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chaque personne se sent en sécurité et habilitée à exercer ses fonctions. Cela inclut la non-tolérance envers l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l’inégalité des sexes, la discrimination et l’abus de pouvoir.
En tant qu’individus et en tant que gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et répondre aux comportements inappropriés, soutenir le dialogue continu sur ces questions et prendre la parole et demander conseil et soutien auprès des ressources pertinentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.
Ceci est une description standard de poste pour tous les postes du HCR portant ce titre et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont intégrées par référence dans cette description de poste et seront prises en compte lors du sélection, de la présélection et de la sélection des candidats.
Profil de candidat souhaité
Le candidat idéal est un professionnel administratif attentif aux détails, ayant de l’expérience dans le soutien administratif et opérationnel de haut niveau dans un environnement axé sur les projets, de préférence au sein d’une organisation internationale. Ils ont fait preuve de compétences dans la coordination des voyages, ateliers et événements, la tenue de registres administratifs et financiers précis, ainsi que le soutien à la déclaration de projets financés par les donateurs. Le candidat fait preuve de solides compétences organisationnelles et de communication, d’intégrité, de discernement, ainsi que la capacité à gérer plusieurs priorités tout en assurant le respect des contrôles internes et des exigences des donateurs.
Dégagement fonctionnel
Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle
Langues requises (la capacité globale attendue est au moins niveau B2)
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Langues souhaitées
,
,
Qualifications supplémentaires
Compétences
Informatique et informatique, planification des ressources informatiques (ERP), reporting financier des projets, règles administratives, règlements et procédures administratifs ONU-ONU/HNUR
Éducation
Certifications
Administration des affaires – Autre, Finances – Autre, Ressources humaines – Autre, Gestion de bureau – Autre
Expérience professionnelle
Calculateur de salaire du HCR
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Autres informations
Un mémo soumis pour une annonce simultanée du poste.
