Le Comité international de secours (IRC) intervient lors des crises humanitaires les plus graves au monde, contribuant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’autonomie des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde. Présent dans plus de 40 pays et 29 villes américaines, il aide les populations à survivre, à reprendre leur avenir en main et à renforcer leurs communautés. Acteurs engagés pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en redonnant sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes. Si vous êtes une personne passionnée, orientée solutions et désireuse de contribuer au changement, rejoignez-nous et contribuez à améliorer concrètement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.
L’IRC est présente au Nigéria depuis 2012, date à laquelle l’organisation est intervenue suite aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, elle s’est implantée dans l’État d’Adamawa, au nord-est du pays, afin de fournir une aide humanitaire aux populations touchées par le conflit, selon une approche multisectorielle et intégrée. L’IRC Nigéria dispose désormais d’un bureau national à Abuja et de bureaux de terrain à Mubi et Yola (État d’Adamawa), Maiduguri et Monguno (État de Borno), ainsi que dans les États de Katsina, Zamfara et Sokoto. Ses programmes couvrent actuellement les soins de santé primaires, la nutrition, la santé environnementale, la protection et l’autonomisation des femmes, la protection de l’enfance, l’éducation, la sécurité alimentaire et les moyens de subsistance.
Aperçu/Résumé du poste
L’assistant(e) aux achats est un poste clé au sein de la chaîne d’approvisionnement et est responsable de l’intégrité du système d’approvisionnement de l’IRC. La chaîne d’approvisionnement doit être capable d’acquérir rapidement les fournitures, les services et les équipements nécessaires aux programmes, tout en garantissant les meilleures pratiques et en tenant des registres conformes aux exigences d’audit. Cette personne sera responsable de la mise en œuvre des processus et activités d’approvisionnement sur le site de Maiduguri, dans l’État de Borno, et apportera son soutien aux bureaux régionaux, conformément aux réglementations de l’IRC et des bailleurs de fonds.
Elle participera à toutes les réunions du comité des achats, assurera la coordination avec les départements des finances, de l’administration et des programmes afin de garantir des contrôles internes intégrés, le paiement rapide des fournisseurs et une documentation complète et vérifiable. Elle veillera à la mise en place et au maintien d’un processus d’approvisionnement transparent et réactif, et informera le responsable logistique des problèmes ou améliorations liés aux achats. Elle s’assurera que toutes les fournitures, tous les services et tous les équipements requis sont livrés à temps, établira et maintiendra des relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs, tiendra à jour les informations sur les fournisseurs pour les articles achetés régulièrement et se tiendra informée des conditions actuelles du marché local.
Principales responsabilités
Planification des approvisionnements
L’assistant aux achats est chargé de travailler en étroite collaboration avec les responsables de la chaîne d’approvisionnement.
les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et un approvisionnement efficaces et
Préparation à l’appui de la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend :
• Élaboration et mise en œuvre des plans d’approvisionnement
• Mise en œuvre de toutes les procédures opérationnelles standard (SOP) d’approvisionnement de l’IRC
• Collecte, organisation et analyse des données
• Surveiller le marché de l’offre et réaliser des études et analyses de marché.
Approvisionnement
Appui à la mise en œuvre du plan et des stratégies d’approvisionnement et garantie de la conformité de tous les programmes
Les besoins en approvisionnement sont satisfaits en temps voulu, conformément aux normes du GSC et des donateurs.
comprend : –
• Appui à l’élaboration des spécifications d’approvisionnement – Traitement approuvé
Demande d’achat via le logiciel d’approvisionnement et garantie de l’exactitude des données.
• Demande de devis / propositions.
• Participer aux réunions et évaluations d’appels d’offres.
• Préparer l’analyse des offres et les autres documents d’appel d’offres pour approbation.
• Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée.
• Démontrer un bon rapport qualité-prix dans les achats.
Gestion des contrats
• Préparation et exécution des contrats pour les soumissionnaires recommandés
• Renouvellement en temps voulu des contrats en cours.
• Exécuter les contrats en fonction des indicateurs de performance définis
• Responsable de la gestion des contrats et des performances des fournisseurs afin de garantir le respect des conditions
Les conditions générales et les procédures opérationnelles standard sont respectées telles que définies par GSC.
Planification des approvisionnements
L’assistant aux achats est chargé de travailler en étroite collaboration avec les responsables de la chaîne d’approvisionnement.
les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et un approvisionnement efficaces et
Préparation à l’appui de la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend :
• Élaboration et mise en œuvre des plans d’approvisionnement
• Mise en œuvre de toutes les procédures opérationnelles standard (SOP) d’approvisionnement de l’IRC
• Collecte, organisation et analyse des données
• Surveiller le marché de l’offre et réaliser des études et analyses de marché.
Approvisionnement
Appui à la mise en œuvre du plan et des stratégies d’approvisionnement et garantie de la conformité de tous les programmes
Les besoins en approvisionnement sont satisfaits en temps voulu, conformément aux normes du GSC et des donateurs.
comprend : –
• Appui à l’élaboration des spécifications d’approvisionnement – Traitement approuvé
Demande d’achat via le logiciel d’approvisionnement et garantie de l’exactitude des données.
• Demande de devis / propositions.
• Participer aux réunions et évaluations d’appels d’offres.
• Préparer l’analyse des offres et les autres documents d’appel d’offres pour approbation.
• Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée.
• Démontrer un bon rapport qualité-prix dans les achats.
Gestion des contrats
• Préparation et exécution des contrats pour les soumissionnaires recommandés
• Renouvellement en temps voulu des contrats en cours.
• Exécuter les contrats en fonction des indicateurs de performance définis
• Responsable de la gestion des contrats et des performances des fournisseurs afin de garantir le respect des conditions
Les conditions générales et les procédures opérationnelles standard sont respectées telles que définies par GSC.
Gestion des fournisseurs
• Apporter un soutien à la gestion des relations et des performances des fournisseurs afin de garantir que
La tenue de registres précise est assurée par GSC. Cela comprend : –
• Tenir à jour le dossier et la documentation des fournisseurs
• Performance des fournisseurs de documents
• Tenir à jour les tableaux de bord de performance des fournisseurs.
Conformité et éthique
• Aider à la mise en œuvre des règles et réglementations des donateurs pour tous les achats (y compris tout
tâche d’approvisionnement spécifique au sein du département), identifier et analyser
Risque de non-conformité dans les processus d’approvisionnement à travers : –
• Mise en œuvre de la diligence raisonnable à l’égard des fournisseurs, y compris la vérification des références
contrôles, visites chez les fournisseurs, etc.
• Apporter un soutien constant et constructif aux autres départements afin de garantir
conformité aux politiques et procédures
• Identifier et signaler les signaux d’alerte en matière d’approvisionnement,
• Mise en œuvre des plans d’actions correctives (PAC) d’audit interne et externe • Accompagnement dans la gestion des relations et des performances des fournisseurs afin de garantir que
La tenue de registres précise est assurée par GSC. Cela comprend : –
• Tenir à jour le dossier et la documentation des fournisseurs
• Performance des fournisseurs de documents
• Tenir à jour les tableaux de bord de performance des fournisseurs.
Conformité et éthique
• Aider à la mise en œuvre des règles et réglementations des donateurs pour tous les achats (y compris tout
tâche d’approvisionnement spécifique au sein du département), identifier et analyser
Risque de non-conformité dans les processus d’approvisionnement à travers : –
• Mise en œuvre de la diligence raisonnable à l’égard des fournisseurs, y compris la vérification des références
contrôles, visites chez les fournisseurs, etc.
• Apporter un soutien constant et constructif aux autres départements afin de garantir
conformité aux politiques et procédures
• Identifier et signaler les signaux d’alerte en matière d’approvisionnement,
• Mise en œuvre des plans d’actions correctives (PAC) d’audit interne et externe
Relations de travail clés
Le poste relève de : L’assistant(e) aux achats relève directement du responsable des achats
Poste encadrant directement : Sans objet
Rapports indirects :
Autres contacts internes et/ou externes :
Interne : Finances et secteurs des programmes
Externes : Fournisseurs/Prestataires
Exigences du poste
Diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent), de préférence en gestion, administration ou dans un domaine connexe.
Expérience professionnelle : Au moins 2 ans, souci du détail, capacité à coordonner plusieurs tâches pour respecter les délais, excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, esprit d’équipe et capacité à résoudre les problèmes, bonne maîtrise de Microsoft Excel et bon niveau d’anglais.
Compétences managériales/de leadership démontrées : Aptitude
Langues : L’anglais est obligatoire ; la maîtrise du haoussa et du kanouri sera un atout.
Exigences informatiques et autres exigences techniques :
• Maîtrise professionnelle complète de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint, utilisation des ERP de la chaîne d’approvisionnement, Integra, SAP, etc.
Mobilité requise : Ce poste est basé à 100 % à Maiduguri.
NORMES PROFESSIONNELLES A L’IRC
Tous les employés du Comité international de secours doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux énoncés dansIRC Way – Normes de conduite professionnelleNos valeurs fondamentales sont l’intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques relatives àprotectionConflits d’intérêts, intégrité financière, signalement des actes répréhensibles et protection contre les représailles : IRC s’engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où chacun se sent en sécurité, ainsi qu’à prendre toutes les mesures correctives nécessaires en cas de préjudice. IRC constitue des équipes de professionnels qui favorisent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l’objectivité afin d’offrir les meilleurs services possibles à ses clients.
