Fondée en 2011, l’Organisation internationale pour la sécurité des ONG (INSO) est une ONG internationale qui soutient les travailleurs humanitaires en mettant en place des plateformes de coordination de la sécurité dans les contextes instables.
Responsable de l’administration pays – Afrique de l’Ouest côtière
Description du poste
Dans le cadre de son expansion dans les pays côtiers d’Afrique de l’Ouest, INSO met progressivement en place une mission multi-pays, avec le lancement simultané des processus d’enregistrement au Bénin, en Côte d’Ivoire et au Sénégal.
En tant que Country Administration Manager, vous serez responsable de la gestion des installations et des actifs, des achats et de la logistique, de la mise en œuvre des procédures de sûreté et de sécurité, ainsi que du respect des politiques informatiques d’INSO. Vous superviserez également l’ensemble des activités liées aux ressources humaines, notamment le recrutement, l’intégration et le suivi de la performance.
Vous serez également responsable de la gestion efficace des opérations financières, notamment l’élaboration des budgets, la gestion des subventions, la tenue des registres financiers et le respect des exigences d’audit.
Ce poste nécessite une forte autonomie dans un environnement d’ouverture de mission, avec des priorités évolutives et une équipe réduite, afin de garantir la continuité opérationnelle, la conformité et l’efficacité des activités.
Responsabilités principales
Finance
- Gérer les opérations financières quotidiennes, en garantissant l’exactitude de la comptabilité, les rapprochements bancaires, les clôtures mensuelles et le respect des échéances de reporting financier dans un contexte d’ouverture de mission.
- Élaborer, suivre et analyser les budgets multi-pays, les prévisions et les rapports financiers en coordination avec le Directeur Pays et les référents techniques du siège.
- Fournir des analyses financières pour appuyer la prise de décision et superviser la gestion de trésorerie, les prévisions de flux de trésorerie et les demandes de fonds.
- Garantir le respect des exigences des bailleurs et coordonner la préparation des audits.
- Préparer les rapports financiers prévus aux bailleurs et soutenir les révisions budgétaires conformément aux exigences contractuelles.
- Mettre en place et maintenir des systèmes de classement et d’archivage financier garantissant la conformité et la traçabilité.
Ressources humaines
- Veiller à ce que les pratiques RH soient conformes aux politiques de l’INSO, à la législation nationale du travail et aux obligations des employeurs applicables.
- Piloter les processus de recrutement, d’intégration et le développement progressif de l’équipe nationale lors de l’ouverture et de la croissance de la mission.
- Superviser l’administration du personnel national, notamment les dossiers RH, la paie, les cotisations sociales, les obligations fiscales et les procédures RH nécessaires au fonctionnement de la mission.
Affaires juridiques et conformité
- Garantir l’enregistrement légal d’INSO, le respect des obligations réglementaires et la conformité avec la législation nationale dans les pays couverts par la mission.
- Coordonner l’obtention des visas, permis de travail et titres de séjour pour le personnel international.
- Gérer les relations avec les conseils juridiques locaux et appuyer les audits ainsi que la mise en œuvre des recommandations.
Gestion des actifs et équipements
- Garantir la disponibilité et la gestion efficace des équipements et services nécessaires au fonctionnement des bureaux.
- Assurer la gestion des actifs de la mission, notamment le registre des actifs, le suivi de la flotte, la maintenance et les dépenses associées.
Approvisionnement et logistique
- Veiller au respect des procédures d’achat d’INSO et des exigences des bailleurs.
- Appuyer sur la sélection des fournisseurs, les études de marché et la gestion des contrats fournisseurs.
- Mettre en place des contrôles visant à prévenir la fraude et superviser la gestion du parc automobile ainsi que des groupes électrogènes.
Informatique
- Veiller à ce que les fichiers SharePoint du pays soient conformes aux politiques informatiques d’INSO.
- S’assurer que le personnel est formé aux directives informatiques de l’INSO et les respecte.
- Agir comme point focal pays pour la gestion des adresses électroniques INSO et la coordination avec le support informatique du siège.
Sûreté et sécurité
- Appuyer l’équipe de direction dans la mise en œuvre des politiques de sûreté et de sécurité afin de protéger le personnel, les installations et les actifs de la mission.
- Maintenir et mettre à jour la documentation de sécurité de la mission, notamment le Country Security Management Plan (CSMP) et les Security Risk Assessments (SRA) .
Profil recherché
Expérience essentielle
- Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle progressive dans la gestion des fonctions support au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation similaire, comprenant plusieurs domaines tels que les RH, l’administration, la finance, la logistique, les achats et la conformité.
- Expérience confirmée dans un poste de support en contexte humanitaire, de préférence dans des environnements complexes ou d’ouverture/redéploiement de mission.
- Bonne compréhension des règles de passation des marchés des bailleurs et des exigences de conformité.
- Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Une expérience préalable dans l’ouverture de mission, un environnement start-up ou une phase de développement organisationnel est fortement souhaitée.
- Une expérience dans un environnement multi-pays constitue un atout majeur.
- Excellente maîtrise du français écrit et oral.
- Bonne maîtrise professionnelle de l’anglais.
Expérience
- Expérience avec SUNSYSTEM et les outils de reporting Q&A.
- Connaissance d’INSO et adhésion à sa mission.
- Compréhension des exigences légales et réglementaires dans les pays d’Afrique de l’Ouest.
- Expérience préalable au Sénégal ou dans les pays côtiers d’Afrique de l’Ouest dans un poste similaire.
Compétences clés
- Gestion financière et gestion des risques – Assurer une planification financière rigoureuse, le suivi budgétaire, le respect des exigences des bailleurs et une gestion efficace des risques financiers.
- Efficacité opérationnelle et gestion des ressources – Superviser les fonctions logistiques, achats, finances, RH et administration afin de garantir des opérations efficaces dans des environnements complexes.
- Conformité et gouvernance – Veille au respect de la législation du travail, des exigences des bailleurs et des politiques internes tout en garantissant la transparence et la redevabilité.
- Planification stratégique et résolution de problèmes – Anticiper les défis opérationnels, développer des solutions adaptées et contribuer au développement durable de la mission.
- Leadership et coordination – Favoriser la collaboration entre les équipes et maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes, tout en travaillant avec autonomie et initiative dans un environnement à équipe réduite.
Politique de protection de l’INSO
INSO s’engage pleinement à garantir des procédures de recrutement, de sélection et de vérification sûres pour tous les nouveaux collaborateurs, administrateurs et bénévoles potentiels. Nous veillons au strict respect de notre Code de conduite et de notre Politique de protection tout au long du processus de recrutement.
INSO est membre du Misconduct Disclosure Scheme, et le candidat sélectionné devra se soumettre aux vérifications pertinentes relatives aux faits de conduite professionnelle dans le cadre des dernières étapes du recrutement.
Conditions contractuelles
Contrat de 12 mois renouvelable, basé à Cotonou, Bénin, avec des déplacements réguliers dans les autres pays côtiers d’Afrique de l’Ouest. Le salaire est de 5 500 € par mois, avec 4 jours calendaires de congé annuel par mois, une allocation logement, une couverture médicale internationale (hors États-Unis) ainsi qu’une assurance décès et invalidité accidentelle (AD&D).
Veuillez noter que le recrutement d’un candidat national sera soumis au régime local de salaire et d’avantages sociaux applicable.
Comment postuler
Postulez dès maintenant via le lien de candidature avec votre CV et votre lettre de motivation afin de rejoindre INSO et contribuer à rendre l’action humanitaire plus efficace dans la région Afrique de l’Ouest côtière.
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