La Banque européenne pour la reconstruction et le développement (BERD) est une institution financière multilatérale créée en 1991 pour favoriser la transition vers des économies de marché. Initialement concentrée sur l’Europe centrale et orientale, la BERD a élargi ses activités à plus de 30 pays répartis sur trois continents, incluant l’Asie centrale et le sud de la Méditerranée (Maroc, Égypte, Tunisie, Jordanie).
Objectif du poste
Le/La réceptionniste est chargé(e) d’assurer le secrétariat et le soutien administratif du personnel du Bureau Résident (BR) afin de garantir le bon fonctionnement du bureau. Ses fonctions se répartissent à parts égales entre l’accueil et le soutien administratif. Il/Elle constitue le premier point de contact du bureau et apporte également son soutien aux conseillers bancaires et aux autres activités du BR. En tant que premier point de contact, le/la réceptionniste répond aux demandes de renseignements, aux appels téléphoniques et accueille les visiteurs à leur arrivée. Il/Elle veille également au bon fonctionnement du bureau en matière de fournitures et de matériel, et fournit un soutien administratif comprenant l’assistance aux conseillers bancaires, la coordination d’événements, la logistique et les tâches ponctuelles.
Responsabilités et obligations
Réception (50%)
- Filtrer les appels téléphoniques entrants (internes et externes), déterminer leur objet et les transférer au personnel ou au service concerné ; prendre et transmettre les messages lorsque le personnel concerné est indisponible.
- Répondre aux questions concernant l’organisation et fournir aux appelants l’adresse, l’itinéraire et d’autres informations.
- Traiter les demandes de renseignements généraux de manière professionnelle et courtoise, en personne, par téléphone ou par courriel; orienter les demandes de renseignements selon les besoins.
- Accueillir les visiteurs, déterminer l’objet de leur visite, les orienter et les accompagner jusqu’au personnel compétent, tenir un registre des visiteurs.
- Selon les besoins, le bureau régional peut préparer une salle de réunion équipée de matériel de présentation et proposer des rafraîchissements. Il gère les badges d’accès, assure le suivi des visiteurs et établit des statistiques périodiques les concernant, en provenance du siège.
- Apporter son aide aux missions en visite si nécessaire
Personnel de bureau/administratif (50%)
- Organiser les coursiers, trier et traiter le courrier pour le personnel du bureau régional.
- Numériser, copier et envoyer des documents
- Peut contribuer à la tenue des archives et au classement.
- Selon le responsable régional, les rendez-vous du personnel peuvent être planifiés et l’agenda des rendez-vous peut être tenu électroniquement dans MS Outlook.
- Organiser les réservations de salles de conférence et de réunion
- Selon le RO, il est possible d’organiser et d’enregistrer les horaires de travail des chauffeurs.
- Organiser le transport des visiteurs de la BERD sur demande
- Fournir une assistance et un soutien administratif aux banquiers si nécessaire.
- Selon les besoins, le responsable régional peut être amené à fournir un soutien ponctuel aux secrétaires, au personnel administratif et au responsable de bureau.
- Peut être responsable de la tenue à jour du planning de déplacement du personnel
- Peut être chargé de vérifier les courriels généraux du RO et de les transmettre au membre du personnel concerné pour suite à donner.
- Peut avoir droit à des droits ITC
- Selon les besoins, le bureau régional peut aider à l’obtention des visas locaux pour le personnel et à la coordination avec le ministère des Affaires étrangères.
Connaissances, compétences, expérience et qualifications
- Niveau d’études secondaires minimum, études universitaires souhaitées
- Expérience antérieure en tant que réceptionniste / secrétaire
- Connaissance de l’utilisation du matériel de bureau, tel que télécopieur, photocopieur, etc.
- Excellentes compétences en communication orale et aisance au téléphone
- Bonnes compétences interpersonnelles
- Maîtrise de l’outil informatique, notamment du clavier et des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word) et de messagerie électronique (Microsoft Outlook), ainsi que la capacité d’acquérir d’autres compétences selon les besoins.
- Capacité à travailler de manière autonome et à assumer des responsabilités lorsque nécessaire, ainsi qu’à travailler en équipe.
- Multilingue – Anglais et langue du pays d’opération
- Bonnes compétences relationnelles au téléphone et excellentes aptitudes organisationnelles, avec une capacité à gérer efficacement les relations humaines.
- Respectez les politiques et procédures de la Banque
Profil personnel
- Apparence élégante et professionnelle
- Capacité à travailler selon des normes élevées (et sous pression)
- Honnête et digne de confiance
- Bonnes compétences en gestion du temps
- sensibilisation et sensibilité culturelles
À quoi ressemble le travail à la BERD ?
Notre approche agile et novatrice fait de l’expérience à la BERD une expérience unique ! Vous ferez partie d’une organisation internationale pionnière et diversifiée, et vous mettrez vos talents au service d’un changement concret dans la vie des populations et contribuerez à façonner l’avenir des régions où nous investissons.
L’environnement de la BERD vous offre :
- Un travail varié, stimulant et engageant qui vous donne l’opportunité d’interagir avec un large éventail d’experts des secteurs financier, politique, public et privé dans toutes les régions où nous investissons ;
- Une culture d’entreprise qui favorise l’inclusion et célèbre la diversité ;
- Un environnement qui place le développement durable, l’égalité et la transformation numérique au cœur de nos activités.
La diversité est une valeur fondamentale de la Banque et imprègne toutes ses activités. Un personnel diversifié, doté des connaissances et des compétences adéquates, favorise les échanges avec nos clients et apporte des idées novatrices, de l’énergie et de l’innovation. Le personnel de la BERD se caractérise par sa riche diversité de nationalités, de cultures et d’opinions, et nous avons à cœur de préserver et de développer cette force. À ce titre, la BERD veille à ce que chacun soit traité avec respect, bénéficie de l’égalité des chances et travaille dans un environnement inclusif. La BERD encourage toutes les candidatures qualifiées de ressortissants des pays membres de la BERD, indépendamment de leur origine raciale, ethnique, religieuse ou culturelle, de leur sexe, de leur orientation sexuelle ou de leur handicap. En tant qu’employeur inclusif, nous favorisons le travail flexible et attendons de nos employés qu’ils soient présents au bureau à hauteur de 50 % de leur temps de travail.
Veuillez noter qu’en raison du grand nombre de candidatures reçues, nous regrettons de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de fournir un retour d’information détaillé aux candidats qui n’ont pas été présélectionnés (pour un examen plus approfondi).
Secteur d’activité : Assistant administratif, Développement durable, Banque, Services bancaires, Secrétariat, Administration, Énergie, Finance
