Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) L’UNOPS est un organe opérationnel des Nations Unies. Il aide ses partenaires à mettre en œuvre efficacement des projets humanitaires, de consolidation de la paix et de développement partout au monde.
Description de la tâche
Sous l’autorité déléguée et sous la supervision du/de la Spécialiste des achats ou de son/sa représentant(e) mandaté(e), le/la Volontaire des Nations Unies (UNV) – Assistant(e) aux achats apportera un appui général aux activités du service achats, notamment à travers les contributions suivantes :
1. Appui à la préparation des documents d’achats Contribuer à la préparation des documents standards d’achats (RFQ, ITB, RFP) sous guidance de l’équipe Appuyer la mise en forme et la relecture des dossiers d’achats afin d’assurer leur conformité administrative Aider à la compilation des pièces nécessaires aux différents processus de passation de marchés
2. Soutien au processus de sélection et d’évaluation Appuyer la préparation des documents d’ouverture et d’évaluation des offres Participer aux sessions d’évaluation en tant qu’observateur(trice), lorsque pertinent et autorisé Contribuer à la documentation des étapes du processus d’évaluation
3. Appui à la gestion des fournisseurs et études de marché Soutenir les recherches initiales pour l’identification de fournisseurs potentiels Contribuer à la collecte d’informations de base dans le cadre des études de marché Aider au suivi des échanges avec les fournisseurs pour la réception de documents ou clarifications
4. Appui à la gestion administrative des contrats et commandes Assister dans la préparation des bons de commande et projets de contrats Contribuer à la mise à jour des informations contractuelles sous supervision Appuyer le suivi administratif des engagements contractuels en cours
5. Suivi, systèmes et mise à jour des données Aider à la saisie et à la mise à jour des données dans les systèmes d’achats (ex. ERP/OneUNOPS) Contribuer à l’actualisation des tableaux de suivi des achats et des contrats Appuyer le suivi de base des indicateurs et échéances liés aux achats
6. Archivage et gestion documentaire Assister dans l’organisation et le classement des dossiers d’achats (formats papier et électronique) Contribuer au maintien d’un système d’archivage structuré et accessible Appuyer la conservation des documents conformément aux procédures internes
7. Appui administratif et reporting Contribuer à la préparation de notes de synthèse et rapports simples liés aux activités d’achats Fournir un appui administratif général à l’équipe selon les besoins opérationnels Participer aux tâches de coordination interne pour faciliter le bon déroulement des activités »
