Intitulé du poste : Contrôleur·se financier·ère national·e
Supérieur·e : Directeur·rice pays
Conditions : Contrat à durée déterminée de 24 mois, temps plein, non-accompagné, poste entièrement basé au bureau
Rémunération :
Exigences : Vous serez amené(e) à vous rendre occasionnellement dans les bases situées dans nos zones d’intervention, dans les préfectures de Ouaka, de Basse-Kotto et de Vakaga
À propos de Concern : Fondée en 1968, Concern est une organisation humanitaire non gouvernementale à but non lucratif qui se consacre à la réduction de la souffrance et à l’éradication définitive de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.
La vision, la mission et le travail de Concern sont définis par un seul objectif : mettre fin à l’extrême pauvreté, par tous les moyens. Concern œuvre pour un monde sans pauvreté, sans peur et sans oppression.
Notre culture repose sur des valeurs et nous sommes convaincus que nos collaborateurs sont au cœur de toutes nos actions et jouent un rôle essentiel dans la réalisation de notre objectif : « Reaching the Furthest Behind First » (venir en aide en priorité aux plus démunis). Nous nous engageons à garantir un environnement de travail où chacun se sent valorisé et a les moyens de réussir dans son travail et de contribuer à la réalisation de notre mission.
Objectif du poste : En tant que membre de l’équipe de direction nationale de Concern en République Centrafricaine (RCA), le/la contrôleur·se financier·ère national·e est en charge de la gestion efficace de la fonction financière de Concern RCA. Cela inclut la mise en place de contrôles internes, la gestion de l’équipe financière, la supervision des finances des partenaires, la formation, la gestion de la trésorerie, la planification financière et le rapportage. La personne retenue sera chargée de veiller à la bonne gestion financière et au rapportage de toutes les subventions reçues par Concern RCA. Le maintien et la gestion des contrôles et procédures visant à protéger et à rendre compte de tous les actifs, fonds et intérêts liés aux opérations de Concern constituent un aspect essentiel de ce poste. Le/la CFC assurera la formation et le développement du personnel. En tant que membre de l’équipe de direction nationale, iel participera à toutes les décisions clés relatives au programme national, conformément aux politiques de l’organisation et au plan stratégique national.
Responsabilités :
Vous serez chargé·e de :
Systèmes et contrôles financiers
- Veiller à ce que les systèmes et registres de gestion financière nationaux soient adéquats afin d’identifier et de protéger les actifs et les intérêts de l’organisation.
- Veiller à ce que les systèmes et procédures en place renforcent, dans la mesure du possible, l’efficacité et l’efficience de l’utilisation des actifs.
- Maintenir et surveiller un système de contrôles internes efficace et performant (c’est-à-dire grand livre, livres de caisse, rapprochements de bilans, gestion de la trésorerie et des comptes bancaires, etc.) qui respecte les directives financières de Concern Worldwide et minimise le risque de fraude ou de détournement.
- Veiller à ce que les systèmes financiers du programme national fonctionnent conformément aux procédures standard de Concern et répondent aux exigences de suivi et de reporting de l’équipe de direction nationale et des bailleurs de fonds
- Veiller à ce que les opérations financières nationales soient conformes aux exigences légales et réglementaires, par exemple en matière d’audit et de reporting financier auprès de toutes les autorités nationales compétentes.
- Avec le soutien de l’équipe financière, se tenir informé des réglementations des bailleurs de fonds et s’assurer que tous les contrôles sont en place pour garantir la conformité vis-à-vis de ces derniers.
- Assister le directeur des opérations, pour s’assurer qu’il existe un registre complet des immobilisations et que celles-ci sont gérées de manière adéquate.
- Effectuer régulièrement des visites sur le terrain afin d’évaluer les systèmes financiers en place et de mettre en œuvre des améliorations lorsque cela s’avère nécessaire.
- Surveiller de près toutes les activités financières et tenir la directrice pays et l’équipe de direction nationale informés de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance de la gestion financière.
- Accepter, prendre en charge et mener à bien tout nouvel objectif ou toute nouvelle responsabilité qui pourrait être attribuée par la directrice pays, y compris le transfert de fonctions existantes et/ou la réaffectation à d’autres responsabilités si l’organisation l’exige.
- Être responsable de la conservation des documents financiers et des pièces justificatives sur le terrain, de manière à ce que toutes les transactions disposent d’une piste d’audit suffisante. Cela inclut l’ensemble des pièces justificatives relatives à la répartition des frais de soutien, aux rapports destinés aux bailleurs de fonds, ainsi qu’aux rapports trimestriels et de fin d’exercice.
Rapports financiers et rapports aux bailleurs de fonds
- Diriger la préparation du budget national (nouveau, annuel et révisé) et des budgets des bailleurs de fonds, avec le soutien de la directrice pays et des responsables budgétaires, conformément aux plans stratégiques et aux objectifs de l’organisation, notamment
- la préparation des modèles de budget,
- la consolidation des dossiers budgétaires,
- la finalisation de la soumission du budget à Dublin
- la formulation des réponses aux commentaires de Dublin sur le budget, en collaboration avec le comptable des services partagés.
- Effectuer le rapprochement de tous les postes du bilan sur une base mensuelle, conformément aux politiques et procédures de Concern Worldwide, avec le soutien des Services comptables internationaux si nécessaire.
- Préparer en temps voulu et avec précision les données destinées aux comptes de gestion mensuels à l’intention des Services comptables internationaux, des responsables budgétaires et de la direction nationale, afin de leur permettre de suivre l’exécution du budget et de prendre les mesures appropriées en cas d’écarts significatifs. Présenter les commentaires et les écarts majeurs à l’équipe de direction.
- Superviser la préparation, dans les délais et avec précision, des rapports destinés aux bailleurs de fonds externes et aux agences.
- Veiller à la préparation en temps opportun et précise des rapports financiers destinés au siège de Concern (dossier de rapportage financier comprenant les commentaires nationaux) et traiter les retours du siège, éventuellement avec le soutien des Services comptables internationaux.
- Veiller à la bonne comptabilisation des recettes et des dépenses, conformément aux réglementations de Concern et des bailleurs de fonds.
- Gérer un système de gestion financière des bailleurs de fonds afin d’optimiser les financements et de garantir un rapportage efficace et précis à l’intention des bailleurs de fonds, y compris en matière de conformité.
- Finaliser es comptes de fin d’exercice en vue des audits statutaires et OHADA-SYCEBNL, et les présenter aux auditeurs pour examen et certification.
- Fournir des analyses financières si nécessaire, notamment sur la manière de maximiser les fonds disponibles, et conseiller la directrice pays.
Gestion du personnel et renforcement des capacités
- Assurer le leadership et l’encadrement de l’équipe financière sur le terrain
- Développer une réserve de personnel capable de pourvoir les postes vacants au sein de l’équipe financière
- Mener des formations spécifiques, des actions de renforcement des capacités et d’autres initiatives pertinentes afin de garantir que le personnel national s’acquitte de ses rôles et responsabilités avec précision et professionnalisme, et de créer les conditions permettant à ce personnel de devenir des candidats crédibles pour pourvoir les postes vacants au sein de l’équipe financière et assurer une couverture efficace en cas de congés.
- Dispenser des formations et apporter un soutien au personnel financier et non financier concernant les procédures financières et les contrôles internes de Concern
- Organiser des formations financières à l’intention des responsables budgétaires, afin de les aider à appliquer les contrôles financiers et à prendre des décisions fondées sur les rapports financiers.
- Veiller à ce que les valeurs et les engagements politiques de Concern, notamment en matière de responsabilité et d’égalité, se reflètent dans le travail de l’équipe ou du département financier.
- Veiller à ce que les descriptions de poste des responsables financiers sur le terrain soient à jour.
- Veiller à ce que les évaluations de développement des performances (PDR) soient réalisées pour l’ensemble du personnel financier des pays au moins une fois par an et que des retours sur les performances soient fournis régulièrement.
Gestion des bailleurs de fonds
- Veiller à ce que les délais de remise des rapports aux bailleurs de fonds soient respectés
- Veiller à ce que les rapports destinés aux bailleurs de fonds soient recoupés avec le grand livre général issu du logiciel de comptabilité et les budgets initiaux des bailleurs de fonds
- Veiller à ce que les postes du personnel soient mis en correspondance avec les financements des bailleurs de fonds, en s’assurant que les lacunes soient identifiées et prises en compte dans les futures propositions adressées aux bailleurs de fonds, et en prenant, en concertation avec l’équipe de direction, la décision de supprimer des postes si le financement alloué à ces fonctions s’avère insuffisant
- Veiller à ce que toutes les directives, politiques, propositions, rapports périodiques et autres communications pertinentes des bailleurs de fonds soient facilement accessibles, classées par subvention et archivées sous forme électronique et papier
- Préparer et/ou examiner les budgets des bailleurs de fonds
Comptabilité des partenariats :
- Mener à bien le volet financier de l’outil d’évaluation intégrée des partenaires locaux de Concern (CILPAT) avec les partenaires potentiels, de manière exhaustive et en temps opportun, en collaboration avec les départements Programmes et Systèmes.
- Synthétiser les conclusions du CILPAT et élaborer des plans d’action pour remédier aux faiblesses financières lorsque le partenariat est viable avec les ressources disponibles.
- Assurer la réalisation de visites de suivi et dispenser les formations nécessaires au partenaire afin de mettre en œuvre les mesures financières identifiées dans le plan d’action de renforcement des capacités.
- Veiller à ce que tous les documents relatifs à la relation financière entre Concern et le partenaire soient correctement classés et mis à jour si nécessaire.
- Veiller à ce que les partenaires soient en mesure de soumettre des rapports financiers réguliers et précis à l’aide du modèle fourni par Concern. Pour tout problème constaté dans les rapports financiers des partenaires, obtenir des explications appropriées auprès du personnel du partenaire avant de recommander le déblocage de la tranche suivante de fonds. Intégrer toute faiblesse constatée lors de la compilation des rapports du partenaire dans le plan d’action financier du partenaire. Aider le partenaire à respecter toutes les exigences procédurales (qu’elles soient celles de Concern ou d’un bailleur de fonds) détaillées dans le contrat de partenariat.
Autres missions
- Faciliter les audits internes, externes et des bailleurs de fonds, ainsi que les examens associés des systèmes sur le terrain
- Veiller au respect de toutes les retenues obligatoires et de toutes les taxes applicables au personnel national et assurer la liaison avec les autorités compétentes à cet égard.
- Mettre en place un système de suivi efficace des dons en nature afin que tous les articles reçus des bailleurs en nature soient correctement enregistrés, distribués aux bénéficiaires, et qu’un rapprochement garantisse la traçabilité.
- Aider la directrice pays à mettre à jour le document de délégation de pouvoirs en fonction des changements fondamentaux (nouveau projet / projet clôturé / structure du personnel / intervention d’urgence / etc.)
- Mettre en œuvre les recommandations relatives aux systèmes financiers formulées par le comptable régional ou les auditeurs internes.
- Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique national.
- Contribuer à l’élaboration de l’orientation stratégique du pays et à la direction générale du programme national
- Tous les responsables sont tenus de participer activement à toute intervention d’urgence, le cas échéant.
Code de conduite de Concern et politiques associées
- Veiller au respect du Code de conduite de Concern et des politiques associées
- Veiller à ce que le personnel financier comprenne et respecte le Code de conduite de Concern et les politiques associées
- Tous les responsables sont tenus de défendre et de promouvoir les valeurs de Concern, de faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail, et de donner l’exemple d’une culture positive de protection.
Confidentialité
- Veiller à ne divulguer aucune information, quelle qu’elle soit, obtenue dans le cadre de ses fonctions et relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation non autorisée, sauf dans le cadre de l’exécution normale des fonctions susmentionnées
- Veiller à tout moment à la protection et à la sécurité rigoureuses des données et documents financiers, notamment par un stockage sécurisé, un classement précis et complet, et en limitant l’accès au service financier au personnel autorisé uniquement
Responsabilité
Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre de la Norme humanitaire fondamentale :
- promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
- collaborer avec les collègues concernés pour s’assurer que le mécanisme de gestion des plaintes et des retours d’information (MGPRI) est opérationnel et accessible, et que les retours d’information et les plaintes sont accueillis et pris en compte ;
- collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations relatives au MGPRI, à la protection et au comportement attendu du personnel soient diffusées auprès des participants au programme et des communautés ;
- travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les paiements versés aux participants au programme sont exacts et effectués en temps voulu.
Exigences relatives au poste :
- Diplôme en comptabilité
- 3 ans d’expérience après l’obtention du diplôme au sein de Concern ou d’une organisation similaire, de préférence en tant que membre du personnel international
- Expérience dans le renforcement des capacités du personnel, tant sur le plan technique que sur le plan de la gestion
- Expérience dans la gestion de budgets de programmes de grande envergure et financés par plusieurs bailleurs de fonds (notamment ECHO, OCHA, etc.)
- Maîtrise parfaite du français et bonne connaissance pratique de l’anglais
Nous apprécierions également :
- Une connaissance des enjeux et des concepts liés au développement
- Une formation universitaire ou une solide expérience pratique en matière de politique macroéconomique et/ou budgétaire
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
- Un bon esprit d’équipe
- De bonnes compétences en communication et en négociation
- Bonne maîtrise des applications informatiques (Microsoft Word, Excel, systèmes de communication) et compétences de base en dépannage
- Sensibilité et ouverture d’esprit interculturelles
- Adhésion aux objectifs de Concern et engagement en faveur du renforcement des capacités, de la protection et de la participation
- Bonnes compétences en communication, en formation et en renforcement des capacités
- Des compétences avérées en matière d’organisation, de planification et de gestion
- Capacité à travailler de manière autonome et à diriger des équipes diversifiées
- Flexibilité et capacité d’adaptation à un environnement en constante évolution.
