PATH est une organisation mondiale qui s’efforce d’accélérer l’équité en santé en rassemblant des institutions publiques, des entreprises, des entreprises sociales et des investisseurs pour résoudre les problèmes de santé les plus urgents au monde. Avec une expertise dans les domaines de la science, de la santé, de l’économie, de la technologie, du plaidoyer et de dizaines d’autres spécialités, PATH développe et met à l’échelle des solutions, notamment des vaccins, des médicaments, des dispositifs, des diagnostics et des approches innovantes pour renforcer les systèmes de santé dans le monde entier. Le programme Malaria and Neglected Tropical Diseases (MNTD), en tant que chef de file dans les efforts visant à mettre fin aux maladies et aux décès dus au paludisme, affine et développe des outils et des approches, soutient les programmes nationaux et construit des preuves et des données pour permettre aux gouvernements nationaux de poursuivre l’élimination du paludisme. PATH est à la recherche d’une personne très motivée pour soutenir son portefeuille croissant de malaria au Sénégal.
PATH est à la recherche d’un Senior Finance and Operations Manager pour accompagner les activités de projets au Sénégal et dans la région Afrique de l’Ouest, pour un emploi à durée déterminée de 1 an renouvelable. Le directeur principal des finances et des opérations fournira un soutien financier, opérationnel et contractuel à l’équipe de lutte contre le paludisme et les MTN au Sénégal, en soutenant les activités de projet pour le programme de lutte contre le paludisme et les maladies tropicales négligées (MNTD) et l’Afrique de l’Ouest, y compris le programme de pays du Sénégal. Le gestionnaire principal des finances et des opérations travaillera en étroite collaboration avec le personnel du projet pour soutenir les activités du projet, les opérations quotidiennes du projet et le suivi des livrables contractuels et financiers; de plus, ils travailleront avec les chefs d’équipe, les membres de l’équipe technique et le partenaire de développement des affaires pour élaborer des budgets de proposition pour de nouvelles opportunités. Il/elle fournira des conseils concernant les exigences des donateurs en matière de subventions, de contrats et d’accords de coopération; assurer l’admissibilité financière, la répartition et le caractère raisonnable des coûts; et assurer la surveillance et l’orientation des pratiques de gestion financière. Ce poste supervisera un administrateur de projet et relèvera du directeur régional du paludisme en Afrique de l’Ouest.
Responsabilités:
Surveillance opérationnelle
- Identifier, signaler et traiter les problèmes et les risques financiers et administratifs du projet en temps opportun, en collaboration avec les RPM et les chefs d’équipe concernés.
- Développer une compréhension approfondie des politiques et procédures de PATH ainsi que des règles et règlements des donateurs.
- Assurer la liaison avec toutes les unités d’affaires de PATH (achats, finances, bureau des subventions et des contrats, rapports des donateurs) en ce qui concerne le portefeuille assigné.
- Participer à l’élaboration du programme, à la rédaction des propositions et à la budgétisation, au besoin.
- Gérer la clôture des projets au sein des portefeuilles, y compris le suivi des dépenses finales du projet et la réception de tous les livrables par les sous-bénéficiaires et les consultants.
Gestion financière
- En coordination avec la direction du projet, élaborer des budgets et des rapports financiers et conseiller les équipes sur les questions de budget et de planification à long terme; surveiller les dépenses et les budgets; et effectuer des analyses financières, y compris des prévisions et des pipelines.
- Élaborer des projections trimestrielles des dépenses en espèces, conformément aux procédures pathistes, à utiliser dans la demande trimestrielle de trésorerie de PATH Zambie.
- Contribuer aux rapports narratifs des donateurs.
- Préparer des rapports financiers et des récits d’accompagnement conformément aux exigences de déclaration des donateurs et au rythme interne de PATH des exigences opérationnelles
- Aider aux vérifications internes et externes et prendre des mesures rapides pour répondre aux constatations.
- Développer, suivre et surveiller les budgets des projets (y compris les initiatives internes) dans Business World.
- Superviser la préparation de la documentation relative aux transactions financières pour s’assurer qu’elle est complète, exacte et conforme aux politiques et procédures internes applicables; examiner la documentation préparée par les autres membres de l’équipe pour assurer la qualité du travail, y compris l’exactitude, l’attention aux détails et la conformité.
- Approuver les dépenses de projet dans Business World conformément aux politiques de PATH et des donateurs.
- Examiner les dépenses du projet et effectuer une analyse des écarts pour assurer des taux de combustion efficaces, en partageant les mises à jour avec les gestionnaires de projet responsables (RPM) tous les mois ou sur demande.
- Prévoir les dépenses du projet à l’appui de l’analyse du pipeline mensuellement ou sur demande.
- Fournir des projections mensuelles des flux de trésorerie pertinentes pour les projets.
Gestion des contrats
- Gérer les processus contractuels et d’approvisionnement, y compris (mais sans s’y limiter) les sollicitations, les sous-accords, les contrats de sous-traitance, les bons de commande, les bons de travail et les accords de consultants, les protocoles d’entente et les accords de détachement conformément aux politiques de PATH et aux règlements des donateurs.
- Examiner et appuyer l’élaboration des champs d’application des travaux et recommander des mécanismes de paiement.
- Surveiller et rendre compte des progrès par rapport aux cahiers des charges contractuels et contractuels, aux budgets, aux rapports, aux calendriers de paiement et aux livrables.
- Négocier et surveiller des collaborations complexes avec des organisations et des bailleurs de fonds publics et privés.
- Participer aux réunions des bailleurs de fonds et des partenaires pour donner des conseils sur les processus opérationnels et surveiller les risques potentiels de conformité.
- Communiquer avec les donateurs au sujet des demandes administratives et financières et obtenir les approbations appropriées des donateurs, au besoin.
Appui à la mise en œuvre des activités du projet
- Travailler avec le personnel technique pour planifier les ressources administratives et financières nécessaires aux activités du plan de travail; et travailler par le biais de canaux et de procédures établis pour mettre ces ressources en place.
- Faciliter le traitement des transactions par PATH Sénégal, en liaison avec le responsable financier de PATH pour le traitement et la génération de paiements pour toutes les activités du projet.
- Coordonner les paiements pour avancer les bénéficiaires pour les déplacements locaux, les ateliers et les activités de travail sur le terrain, et soutenir la gestion appropriée et le rapprochement des avances sur le terrain.
- Coordonner le PADM, l’assistant de programme et d’autres membres du personnel de soutien administratif et opérationnel pour planifier et coordonner toute la gamme de la logistique pour les ateliers, les réunions et les exercices de travail sur le terrain; élaborer des budgets détaillés pour les activités en utilisant des formats établis; gérer les décaissements en espèces aux participants aux réunions, aux ateliers et aux exercices de travail sur le terrain; préparer des rapports financiers d’ateliers, de réunions et d’exercices de travail sur le terrain.
Autre
- Servir de contact clé sur les questions administratives et financières pour l’équipe de projet, les collaborateurs externes et les donateurs
- Représenter PATH à l’extérieur auprès des partenaires collaborateurs et des donateurs.
- Renforcer les capacités opérationnelles des partenaires nationaux et régionaux grâce au développement organisationnel.
- Superviser et encadrer le personnel financier et administratif junior.
- Soutenir le directeur régional du paludisme en Afrique de l’Ouest et les équipes techniques pour répondre rapidement aux besoins des entreprises en matière d’informations, de budgets ou de mécanismes contractuels.
- Coordonner entre les chefs d’équipe et les RH pour le recrutement et l’embauche de personnel de projet / consultants.
- Orienter le personnel technique sur les systèmes/outils contractuels, financiers et administratifs du projet, et fournir des mises à jour périodiques à ce sujet.
Expérience requise
- Minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle financier / administratif supérieur supervisant la conformité aux lignes directrices et politiques des donateurs et des institutions pour les grands projets de santé internationaux
- Bonne connaissance des politiques et réglementations de l’USAID et du BMGF et capacité démontrée à travailler avec l’USAID, le BMGF et d’autres donateurs.
- Capacité à soutenir les relations d’équipe avec les ministères et institutions du gouvernement du pays hôte, les organisations bilatérales et multilatérales et les partenaires collaborateurs.
- Expérience démontrée en matière de supervision financière et administrative des activités d’un portefeuille de projets
- Expérience du leadership en matière de nivellement des ressources et de recrutement de nouveaux membres du personnel de projet et d’identification de nouveaux projets et sources de financement possibles.
- Expérience avérée dans la direction d’équipes diversifiées et le suivi de la gestion de la performance.
- Baccalauréat en finance, en gestion, en administration des affaires ou dans un domaine connexe avec une expérience pertinente.
- Expertise avec les logiciels financiers, y compris Excel, Business World et Salesforce.
- Excellentes compétences orales, écrites et de présentation en anglais et en Français.
