Une mission diplomatique est un groupe de personnes d’un État ou d’une organisation intergouvernementale internationale (telle que les Nations Unies) présentes dans un autre État pour représenter officiellement l’État/l’organisation d’envoi dans l’État d’accueil. En pratique, une mission diplomatique désigne généralement la résidente, à savoir le bureau des représentants diplomatiques d’un pays dans la capitale d’un autre pays. En plus d’être une mission diplomatique auprès du pays dans lequel elle est située, il peut également s’agir d’une mission permanente non résidente auprès d’un ou de plusieurs autres pays. Il existe ainsi des ambassades résidentes et non résidentes.
- Intitulé du poste : Assistant(e) de protocole (Ouvert à tous les candidats intéressés – Toutes agences)
Devoirs
Ce poste consiste à fournir des conseils protocolaires de haut niveau à l’Ambassadeur, au Chef de Mission Adjoint, aux autres membres du personnel de l’Ambassade et aux délégations de personnalités en visite. Il implique également un soutien à l’Ambassadeur et au Chef de Mission Adjoint dans l’organisation d’événements, notamment la création et la mise à jour des listes d’invités, le suivi des confirmations de présence et la garantie du bon déroulement des manifestations. Ce poste constitue le principal interlocuteur entre l’Ambassade et les contacts de l’Ambassadeur (membres clés du gouvernement hôte, du corps diplomatique et de la communauté locale), avec pour mission de faciliter ces relations, de rechercher des informations biographiques et de tenir à jour les dossiers de contacts.
Qualifications et évaluations
Exigences:
Tous les candidats sélectionnés doivent pouvoir obtenir et conserver une habilitation de sécurité de confiance publique.
Tous les candidats retenus feront l’objet d’une enquête de moralité.
Le candidat sélectionné doit pouvoir commencer à travailler dans un délai raisonnable (4 semaines) après réception de l’autorisation de l’agence et/ou des autorisations/certifications, sinon sa candidature pourrait prendre fin.
Exigences en matière de formation :
L’achèvement de deux années d’études en gestion générale ou administrative au niveau universitaire ou technique est requis.
Évaluations :
- Votre candidature sera évaluée en fonction des qualifications et des exigences décrites dans cet avis de vacance de poste.
- Il se peut qu’on vous demande de passer un test de langue ou de compétences avant l’embauche.
- Vous devez remplir le formulaire de demande et fournir les documents requis.
- Votre candidature doit répondre à toutes les qualifications et exigences du poste, y compris en matière de formation, d’expérience, de langues et de connaissances/compétences/aptitudes mentionnées.
- Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet, votre candidature pourrait être rejetée pour ce poste.
Qualifications:
Expérience :
Une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un environnement de bureau professionnel est requise.
Langue:
La maîtrise de l’anglais (parlé, lu et écrit, pouvant inclure la capacité de traduire) est requise.
La maîtrise du français (parlé, lu et écrit, pouvant inclure la capacité de traduire) est requise.
Connaissances professionnelles :
Connaissance approfondie des personnalités influentes au sein du gouvernement du pays hôte, de la société civile, des organisations commerciales et des instances diplomatiques. Maîtrise indispensable des guides protocolaires du gouvernement hôte, des usages et coutumes du pays hôte, ainsi que des aspects de la structure et de la situation politiques du pays hôte ayant une incidence sur les exigences protocolaires et de correspondance. Excellente maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, de la ponctuation et des formats requis, permettant de repérer et de corriger les erreurs dans la correspondance, les rapports et les télégrammes, tant en français qu’en anglais.
Compétences et aptitudes :
La maîtrise de l’outil informatique, des logiciels bureautiques (de préférence la suite MS Office – Access, Excel, Word et PowerPoint) et de la messagerie électronique est indispensable. Capacité à travailler sous pression, à garder son sang-froid en toutes circonstances et à produire des traductions rapides et précises. Excellentes aptitudes relationnelles pour interagir avec tact avec des interlocuteurs de haut niveau. Autonomie, capacité à travailler avec un minimum de supervision et sens aigu de l’organisation. Excellentes compétences en communication écrite et orale. Capacité à recueillir des informations et à rédiger des documents conformes aux exigences du supérieur hiérarchique. Capacité à analyser les informations et à prendre les mesures appropriées (appels téléphoniques, priorisation des tâches, etc.).
Avantages et autres informations
Avantages:
Avantages pour les agences :
La mission américaine offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs aux employés locaux.
Pour les candidats membres de la famille admissibles (EFM), les avantages sociaux doivent être discutés avec le service des ressources humaines. Le barème de rémunération est établi par le service des ressources humaines et confirmé par Washington, D.C.
Autres informations :
PROCESSUS DE SÉLECTION PAR PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE :
Une priorité d’embauche est accordée aux candidats admissibles et qualifiés, selon l’ordre indiqué ci-dessous. Il est essentiel de décrire précisément votre situation dans votre candidature ; à défaut, vous pourriez être jugé inéligible à cette priorité.
ORDRE DE PRÉFÉRENCE À L’EMBAUCHE
- Membre de famille admissible à une nomination (AEFM) / Membre de famille admissible citoyen américain (USEFM) qui est un ancien combattant américain admissible à une préférence*
- AEFM / USEFM
- Personnel du Service extérieur (FS) en congé sans solde (LWOP) et personnel de la fonction publique (CS) bénéficiant de droits à la réintégration **
IMPORTANT : Les citoyens américains membres de la famille admissibles (USEFM) qui demandent le statut d’ancien combattant américain bénéficiant d’une priorité d’embauche doivent fournir une copie de leur formulaire DD-214 le plus récent (« Certificat de libération ou de démobilisation du service actif »), de préférence la copie n° 4, une lettre du Département des affaires des anciens combattants (VA) attestant de l’existence actuelle d’une invalidité liée au service, ou tout document équivalent. Une « attestation » est tout document écrit des forces armées certifiant que le militaire devrait être libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de l’attestation par le demandeur. La lettre d’attestation doit être sur papier à en-tête de la branche militaire concernée et indiquer : (1) les dates de service militaire, y compris la date prévue de libération ou de démobilisation ; et (2) la nature du service. La soumission de documents acceptables est obligatoire pour bénéficier de la priorité d’embauche.
** Ce niveau de préférence s’applique à tous les employés du Service extérieur en congé sans solde et aux employés du Service civil ayant des droits de réintégration dans leur agence ou bureau.
Pour les définitions complètes des termes AEFM, USEFM, EFM, membre du ménage, etc., veuillez consulter les définitions du formulaire 3 FAM 7210.
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES RELATIVES À L’EMPLOI
Les points suivants s’appliquent uniquement aux EFM, USEFM et AEFM :
- Les employés actuels ayant bénéficié d’une priorité d’embauche et qui se trouvent dans leurs 90 premiers jours d’emploi ne sont pas admissibles. Cette restriction ne s’applique pas aux contrats temporaires ni aux horaires de travail intermittents ou irréguliers.
- Les candidats bénéficiant d’une préférence d’embauche et ayant déjà accepté une offre d’emploi conditionnelle ne peuvent se voir proposer une seconde offre d’emploi conditionnelle que s’ils retirent par écrit leur candidature pour le premier poste.
Les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel recruté localement (LE) :
- Les employés actuellement en période probatoire ne sont pas admissibles.
- Les employés actuels dont le score MBC est inférieur à 100 points sur leur rapport de performance le plus récent ne sont pas admissibles.
Comment postuler :
Cliquez sur le bouton « Postuler à ce poste » en haut de la page pour commencer votre candidature. Pour visionner une vidéo explicative sur la procédure de candidature, cliquez ici .
Veuillez inclure dans votre candidature toute expérience pertinente, toute formation, toutes compétences linguistiques (y compris l’anglais) et toutes compétences ou exigences liées à l’emploi.
Vous pouvez modifier votre candidature à tout moment avant la date limite de dépôt des candidatures. Si vous ne soumettez pas un dossier de candidature complet avant cette date, votre candidature pourrait être rejetée.
Pour obtenir une copie de la description de poste complète, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Pour demander un aménagement raisonnable, veuillez contacter le service des ressources humaines.
Documents requis :
Veuillez joindre tous les documents requis à votre candidature. Si votre dossier est incomplet, votre candidature pourrait être rejetée.
Tous les candidats :
- Permis de travail (le cas échéant)
- certificat universitaire de deuxième année
- Certificats de travail
De plus, les candidats membres de la famille admissibles (MFA) doivent soumettre :
- Copie de l’ordre de mission/notification d’affectation du commanditaire (ou équivalent)
- copie du passeport
- DD-214 – Copie n° 4 du membre, lettre du ministère des Anciens Combattants ou autre document justificatif (le cas échéant)
- SF-50 (le cas échéant)
Prochaines étapes :
Le service des ressources humaines contactera les candidats retenus. Pour plus d’informations sur les candidatures et les possibilités d’emploi au sein de notre mission, veuillez consulter le site web de la mission américaine.
Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler avec nous.
